1.4. Виды коммуникаций.

Процесс обмена информацией в организациях условно можно разделить на две кате­гории: планируемая, или формальная, передача информации и не планируемая, или неформальная, передача информации. В каждой организации существует некая офи­циальная структура, с помощью которой сведения предаются по назначению. Но эта формальная их передача дополняется большим количеством информации, передача которой происходит от желания и даже нетерпения работников поделиться ею друг с другом даже тогда, когда это официально не разрешено или даже запрещено.

Формальная передача информации.

Стандартные формы (бланки). Одним из важных способов формализации пере­дачи сведений является использование стандартизированных форм (бланков), в кото­рые и вносится информация. Во многих организациях в дополнение к формам отчет­ности имеются бланки закупочных требований, определенные формы личных анкет, бланки заявлений и официальных писем Стандартные формы дают преимущества инициатору передаваемой информации: если человек вновь и вновь пишет постоянно повторяющийся текст, то введение в оборот соответствующего бланка значительно экономит время. Бланки выгодны также полу­чателю информации: использую форму, он может уточнить, какие именно сведения ему нужны в работе.

Главный недостаток любой стандартной формы заключается в отсутствии у нее гиб­кости. Поскольку в ней точно определено, какую информацию и каким образом нуж­но передать, то она сообщит и ложную информацию, если материал не соответствует форме. Любой человек, заполнявший когда-либо стандартную форму бывал озадачен «не имеющими ответа» вопросами, которые не соответствуют конкретной ситуации. Какими бы ни были ответы на такие вопросы, они скорее введут в заблуждение, не­жели проинформируют.

Стандартная форма может рассматриваться как предел формализации обмена инфор­мацией, поскольку она не оставляет почти ничего на усмотрение ее инициатора. Дру­гую крайность (т. е. предельную свободу) представляют слухи - незапланированная и непреднамеренная передача информации, которая происходит как некий инцендент социальных контактов членов организации, врожденного любопытства людей. Между этими крайними полюсами есть масса возможностей для преднамеренного замысла и планирования межличностных связей.

Неформальные коммуникации.

Организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Канал нефор­мальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Кит Дэвис - известный исследователь установил, что происхождение этого термина относится к временам Гражданской войны в США. Провода телеграфной связи, протянутые с де­рева на дерево, напоминали побеги виноградной лозы и широко использовались ар­мией Севера и Юга. Сообщения, передаваемые по такому телеграфу, часто фальсифи­цировались и запутывались. В конечном счете, стало общепринятым квалифицировать неточные сообщения как «слухи» (прошедшие по системе тайного сообщения).

Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланиро­ванной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сего­дняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передавае­мая по каналам неформального сообщения, т. е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80-99% слухов точны в отношении не­противоречивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точ­ности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмо­ционально окрашенной информации. Дэвис указывает: "Люди склонны считать слухи менее точной информацией, поскольку реальные ее погрешности имеют более драматичный характер и потому глубже впечатываются в память, чем каждодневная рутин­ная точность».

• Предстоящие сокращения производственных рабочих

• Новые меры по наказаниям за опоздание

• Изменение в структуре организации

• Грядущие перемещения и повышения

• Подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании

по сбыту

• Кто кому назначает свидания после работы

В таблице перечислены некоторые разновидности информации, передаваемой по ка­налам распространения слухов в организации. В следующем примере показано, как можно использовать слухи¹.