Составление и регистрация коммерческих актов

Коммерческие акты составляют для удостоверения обстоятельств, предусмотренных ст.119 Устава железнодорожного транспорта Российской Федерации.

Коммерческие акты составляются:

- при выгрузке груза на местах общего пользования в день выгрузки, а в соответствующих случаях - в день выдачи груза получателю;

- при выгрузке груза на местах необщего пользования - в день выгрузки груза, при этом проверка груза производится в процессе выгрузки или непосредственно после выгрузки.

- в пути следования груза - в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом.

При невозможности составить коммерческий акт в указанные сроки, то он должен быть составлен в течение следующих суток.

Данные в коммерческом акте указываются на основании перевозочных документов, книг перевески грузов на вагонных и товарных весах и других документов

В коммерческом акте должны содержаться по каждой отправке: номер вагона, род вагона, количество запорно-пломбировочных устройств (далее - ЗПУ) и нанесенная на ЗПУ информация, число мест и масса груза, указанная в перевозочных документах и оказавшаяся в наличии. В случае определения массы груза на вагонных весах указывается масса брутто, масса тары вагона (с трафарета или проверенная на весах) и масса нетто. Сведения о перевеске вагонов указываются в перечне, который прилагается к коммерческому акту. В этом случае перечень и коммерческий акт подписывают лица, участвующие в выдаче груза, и уполномоченные представители станции.

Коммерческий акт составляется в электронном виде в Единой автоматизированной системе актово - розыскной работы на линейном уровне (ЕАС АРЛ) коммерческим агентом.

Порядок хранения и направление коммерческого акта, составленного в электронном виде, определяется в соответствии с договором об обмене данными и документами в электронном виде. На основании данных такого коммерческого акта в электронную накладную вносятся отметки, предусмотренные правилами заполнения перевозочных документов на железнодорожном транспорте.

Коммерческие акты, составленные в электронном виде на станции отправления и на попутной станции, прикладываются к электронной накладной.

Коммерческий акт автоматически регистрируется в ЕАС АРЛ.

При выгрузке и одновременной выдаче груза грузополучателю коммерческий акт подписывается уполномоченными представителями грузополучателя и станции.

При выгрузке вагонов на местах общего пользования в склады и на площадки станций, в случае, когда выдача груза производится после выгрузки, коммерческий акт подписывается только уполномоченным представителем станции.

В случае выдачи груза со склада или площадки станции при наличии несоответствия данных, имеющихся в коммерческом акте, составленном при выгрузке груза из вагона, на станции составляется новый коммерческий акт.

Выдача коммерческого акта представителю грузополучателя производится по его требованию в течение трех дней при предъявлении доверенности, а в случае, если грузополучателем является физическое лицо - паспорта или иного документа, удостоверяющего личность лица. При получении коммерческого акта уполномоченный представитель грузополучателя расписывается на оборотной стороне коммерческого акта на экземпляре, остающемся в делах перевозчика с указанием даты и номера доверенности или документа, удостоверяющего личность лица.

Коммерческие акты составляются по письменному рапорту работника, обнаружившего обстоятельства, требующие составления коммерческого акта. Рапорт должен содержать все сведения, необходимые для составления коммерческого акта с визой начальника станции о разрешении составления коммерческого акта.

Работник, составивший рапорт, с приложением всех необходимых материалов обязан в суточный срок представить материалы своему непосредственному руководителю, который проверяет правильность их составления в соответствии с Правилами перевозок грузов, полноту приложенных документов и подписывает их.

Коммерческие акты на разъединение повагонных грузов от перевозочных документов могут составляться на основании акта общей формы ГУ-23. Поступившие акты общей формы вводятся и регистрируются в ЕАС АРЛ.

Агент, принимая рапорт с визой начальника станции от работника обязан:

- проверить правильность его заполнения, полноту приложенных документов, при необходимости принять меры к их дополнению и уточнению с приемосдатчиком и руководителем, подписавшим рапорт;

- зарегистрировать рапорт в книгу учета коммерческих актов.

В коммерческом акте должны быть полностью указаны все данные, предусмотренные соответствующими графами, подробно описано оказавшееся в наличии количество груза (по массе и числу мест), а также его состояние (при повреждении упаковки груза, порче груза и т.п.) и обстоятельства, при которых обнаружена несохранность, в соответствии с §19-55 главы 1 Инструкции по актово-притензионной работе на железных дорогах, государств-участников Содружества, Латвийской Республики, Литовской Республики, Эстонской Республики (далее по тексту Инструкции СНГ).

Электронные копии актов общей формы, коммерческих актов и других актов, а также оперативных донесений и розыскных телеграмм должны быть введены для хранения и обработки в сетевую базу данных актов Единой автоматизированной системы актово-претензионной работы (ЕАСАПР) ОАО «РЖД».