Офисный пакет

В России наиболее распространен офисный пакет компа­нии Microsoft Office 2000 Пакет Microsoft Office 2000 в расширенной версии (premium - четыре компакт-диска) включает cследующие приложения:

• редактор текстов Word 2000 (подготовка документов);

• электронную таблицу Ёхсе1 2000 (быстрая обработка/анализ табличных данных);

• презентационную программу PowerPoint 2000 (подготовка компьютерных презентаций);

• информационный менеджер Outlook 2000, (организация собственной работы и времени);

• СУБД Ассеss 2000 (создание персональных ИС, разработка приложений для доступа к общим данным);

• настольную издательскую систему Publisher 2000;

• программу подготовки/управления Интернет-страниц и сайтов Front Page 2000;

• графический редактор PhotoDraw 2000; кроме того, и т.д.

Из этого списка нас интересует Ассеss.

Определим, когда и где следует его использовать:

• для быстрой разработки: приложения, моделирования исходной системы, пробного проекта для отработки отдельных частей системы, например, интерфейса и т.д.;

• .для организации собственных данных и построения персональной информационной системы;

• построения сетевой информационной системы для небольших организаций, с числом компьютеров не более десяти; точнее, 3...5 — для сети 10 кбит/с,.7..:10 — для сети 100 кбит/с;

• построения клиентских приложений в системах клиент-сервер,

Ядро системы Ассеss (2000) под названием, основано на архитектуре файл-сервер позволяет обрабатывать запросы от многих приложений к единой базе данных одновременно.

Базы данных

Основные понятия

Теория баз данных достаточно хорошо разработана специалистами. Наша задача — взять из нее самые необходимые понятия, способствующие пониманию и грамотному проектированию баз данных.

База данных (БД) является центральной частью ИС. БД — это совокупность данных для машинной обработки, которая отражает информационную модель предметной области на определенном уровне абстракции. Современные БД хранят данные в виде таблиц, которые определенным образом связаны между собой. В связи с этим их называют реляционными базами данных РБД (relation — отношение, родство). Для создания БД используются специальные программные инструментальные системы - системы управления базами данных (СУБД). Мы будем использовать СУБД Microsoft Ассеss. Основное назначение СУБД в следующем:

• Обеспечить описание структуры и процессов информационной модели в виде БД, т.е. описание таблиц БД и связей между ними, операций над данными в таблицах.

• Контролировать целостность, и непротиворечивость данных в БД.

• Автоматически отображать информационную модель в физическую базу данных на магнитных носителях компьютера.

Примером табличного представления данных (набор строк и столбцов) может быть телефонный справочник:

Строки таблицы называются записями, столбцы — полями или атрибутами. На пересечении строк и столбцов хранятся элементы данных, т.е. собственно информация.

При всей, на первый взгляд, простоте таблиц, их обработка сталкивается с трудностями и проблемами при поиске информации и при изменении данных.

Рассмотрим затруднения поиска информации в нашей таблице (рис. 1.3.).

Ф Запись (record) амилия И.О.	Телефон	Адрес
…..
Иванов И.И.	366-55-44	ул. Ленина 10-9
Петров Н.Н.	443-66-77	пр. Буденного 27-15

Рис. 1.3.

1. Быстрый поиск по ФИО требует ее сортировки в алфавитном порядке, а поиск по телефону — сортировку в порядке возрастания номеров. Выходит, что нужно, хранить две отсортированные таблицы, что крайне неэкономно и затруднит любые изменения данных параллельно в двух таблицах

2. Как различать абонентов с одинаковыми ФИО, например, Петрова Н.Н. 44.3-66-77 и Петрова Н.Н. 157-02-61?

Второй вопрос решается введением дополнительного поля, т.н. первичного ключа (первичного индекса). Первичный ключ должен иметь уникальные (неповторяющиеся) значения, однозначно определяющие записи в таблице. С введением в нашу таблицу первичного индекса, каждая запись об абоненте точно определяется по этому номеру (рис. 1.4.).

КодАбонимента	Фамилия И.О.	Телефон	Адрес
……………..
951	Иванов И.И.	366-55-44	ул. Ленина 10-9
952	Петров Н.Н.	443-66-77	пр. Буденного 27-15
953	Петров Н.Н.	157-02-61	пр. Ленина 27-18
……………..