32. Оформлення довідково-інформаційних документів.

ОГОЛОШЕННЯ - це інформація про майбутній масовий захід.

Реквізити:

1) заголовок;

2) дата;

3) час та місце проведення заходу, його назва;

4) порядок денний або короткий виклад змісту заходу;

5) адреса та номери телефонів організації, яка проводить захід.

ПРОТОКОЛ - документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протоколом оформляється також діяльність слідчих органів, органів охорони громадського порядку і т. д.

Реквізити:

1) назва виду документа (протокол);

2) порядковий номер протоколу;

3) назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їхнього характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо);

4) назва підприємства, організації;

5) дата, місце проведення зібрання;

6) кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист;

7) посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

8) порядок денний. Питання має бути сформульовано в називному відмінку;

9) текст;

10) перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

11) підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи підлягають завіренню.

Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про завірення копії та відмітка про виконання.

З текстової частини беруться тільки ті елементи, які треба довести до відома зацікавленої особи.

Реквізити доповідної записки:

1. Посада, П. І. Б. керівника, на чиє ім'я адресується доповідна записка.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Посада, П. І. Б. автора доповідної записки.

4. Найменування документа.

5. По якому питанню укладена записка (заголовок до тексту).

6. Текст.

7. Перелік додатків,

8. Дата та місце укладання доповідної записки.

9. Підпис посадової особи, яка уклала записку.

10. Вихідний номер.

Пояснювальна та службова записки мають аналогічні реквізити.

Пояснювальні записки поділяються на дві групи:

документи, що супроводжують основний документ та пояснюють зміст його окремих положень (оформляються на загальному бланку установи);

з приводу ситуацій, випадків (оформляються на листах бумаги, підписує виконувач).

Запрошення — це документ, що містить коротке повідомлення про якийсь захід і пропозицію взяти у ньому участь. Запрошення має бути за змістом увічливим та коректним і містити дані про дату, місце, час, характер зібрання й умови, що висуваються перед його учасниками.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у Кл. відмінку):

— статус (посада);

— прізвище;

— ім'я;

— ім'я по батькові.

3. Текст, що містить:

— дату й час заходу;

— місце проведення;

— назву заходу;

— порядок денний, тематику подій;

— прізвища доповідачів у послідовності заявленого виступу;

— маршрут проїзду (якщо треба);

— контактний телефон для довідок.

4. Посада (статус), підпис, ініціали та прізвище адресанта або назва структури, яка запрошує.

5. Печатка (якщо треба).

Звіт — це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Реквізити:

назва документа (звіт); період, за який складається звіт,

назва установи, організації, підприємства; текст; підпис;

дата складання звіту, індекс документа; гриф

затвердження1 (підпис, дата).

Текст звіту викладається послідовно за пунктами

виконання планових завдань. У кінці звіту дається пояснення причин

повного чи часткового невиконання плану, викладаються

перспективи його виконання.