2.1 Організаційно – економічна характеристика підприємства "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця"

Компанія "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" заснована 29 травня 2001 року, та є офіційним дилером "ТOYOTA" в м. Вінниця з 2007 року.

Місце знаходження фірми: Україна м. Вінниця, вул. Хмельницьке шоссе, 21, тел/факс [phone].

Генеральний директор компанії – Осадчий Юрій Миколайович.

Передбачувана кількість працівників – 35, на даний час – близько 50 чоловік.

Основними видами господарської діяльності "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" є оптова та роздрібна торгівля легковими і комерційними автомобілями ТOYOTA та передпродажне обслуговування.

Компанія "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" є офіційним дилером Тойота Україна й працює відповідно до високих вимог, які надає виробник. Станція Технічного Обслуговування надає гарантію на виконані роботи 6 місяців або 5 тисяч км. пробігу.

Всі автомобілі, придбані в "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" мають гарантію на 3 роки або 100 тис. км. пробігу (залежно від того, що настає раніше).

Всі автомобілі сертифіковані і адаптовані для експлуатації в українських умовах (при їх розробці враховувалися: температурні умови українського клімату, якість дорожнього покриття, якість використовуваного палива та ін.)

До технологічного процесу роботи підприємства відносяться: передпродажна підготовка автомобілів; мийка авто, які поступають до автосалону; перше та друге технічне обслуговування; діагностика та регулювання; дрібні поточні ремонти.

Після отримання необхідних документів автомобілі проходять мийку зовнішніх поверхонь, якщо це необхідно.

Відносно технічного центру "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" та його побудови, то на його території розташовані мийка, п’ять постів, з яких на першому проводиться регулювання встановлення коліс за допомогою чотирьох стійкового підйомника, на другому – різного роду діагностика автомобілів, на третьому – ремонтування електросистем, на четвертому – технічне обслуговування та поточні ремонтні роботи, звідки потребуючі ремонту агрегати відправляються до приміщення для ремонту агрегатів (агрегатну) за допомогою пересувних стапелів і візків, а п’ятий піст виділений для виконання передпродажної підготовки.

Зміна мастила у агрегатах автомобілів передбачається за допомогою пересувних спеціальних агрегатів для заправки.

На території підприємства також розташовується склад запасних частин, зберігання зазначених та агрегатів передбачено у опалювальному приміщенні, розташований на першому та другому поверхах. Спосіб зберігання – на стелажах, на підлозі – у піддонах.

Склад призначений для постачання запчастин та агрегатів до ремонтного приміщення та для роздрібної торгівлі. Надходження товару на склад через приміщення прийому та видачі запасних частин. Вантажно-розвантажувальні роботи виконуються за допомогою візків-штабелерів.

На першому поверсі також знаходиться виставковий зал з продажу автомобів, приміщення майстрів, приміщення менеджерів, каса, санвузли з кімнатами прибирального інвентаря, електрощитова та приміщення для передпродажної підготовки автомобілів з супутніми приміщеннями (агрегатна, приміщення прийому та видачі запасних частин, мийка, приміщення для обслуговування автомобілів).

На другому поверсі знаходиться зона продажу запасних частин, зона перебування клієнтів, адміністративно-управлінське та робоче приміщення, санвузли з кімнатами інвентаря для прибирання, побутове приміщення, кімната прийому їжі, склад запасних частин, мийна, підсобні приміщення.

Також окремо виділений за статутом технічний поверх, на якому розташована котельня.

Перелік виробничих інструкцій з охорони праці для працівників автосалону і приміщення передпродажної підготовки автомобілів:

- технологічна інструкція;

- інструкція з охорони праці, пожежної безпеки та виробничої санітарії;

- план локалізації аварійних ситуацій і аварій;

- інструкцій з експлуатації обладнання, засобів вимірювань;

- поверховий план виробничої будівлі.

Підприємство є юридичною особою з моменту його державної реєстрації. Воно має самостійний баланс (Додатки Б, В, Г), поточні та депозитні рахунки в установах банку, печатку із своїм найменуванням, штамп. Підприємство може мати право укладати від свого імені угоди, набувати майнові права і бути відповідачем в суді. Підприємство в порядку, встановленому чинним законодавством України, згідно з цілями і задачами, які визначені Статутом (Додаток А), має право володіти, користуватися і розпоряджатися від свого імені всім своїм майном відповідно до його призначення і предмету діяльності, а також укладати угоди, набувати, орендувати і відчужувати майно, бути позивачем і відповідачем у суді; надавати послуги державним та недержавним установам, фізичним особам та несе відповідальність по своїм зобов'язанням в межах майна, яке йому належить і на яке згідно законодавству України може бути накладене стягнення.

"Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" веде бухгалтерський, податковий та статистичний облік та фінансову діяльність згідно чинному законодавству України (Додатки Д, Е, Є) Підприємство самостійно визначає ціну на товари та послуги у рамках діючого дилерського договору з компанією "Преміум Моторс Тойота Україна"

"Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" має ієрархічну організаційну структуру (Рис 2.1), яка дозволяє керівникам вирішувати всі плинні питання підзвітного йому відділу.

Рис. 2.1 Організаційна структура підприємства "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця"

На чолі "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" знаходиться генеральний директор. Він контролює фінансовий відділ, автосалон, технічний центр, адміністрацію та господарський відділ. Веде управлінський облік.

Генеральний директор безпосередньо керує всіма службами організації, технічної та господарської службами, бухгалтерією і кадрами) організовує їх роботу і здійснює контроль за своєчасним та якісним виконанням ними своїх посадових обов'язків. Основне завдання генерального директора – організація безперебійної та високоякісної роботи організації; організація ефективної взаємодії структурних підрозділів і служб організації; кадрова політика, контроль за наймом співробітників, забезпечення їх навчання та належного виконання ними обов'язків, звільнення співробітників, які не відповідають займаним посадам, заохочення, покарання, графік відпусток. Керівники всіх служб наймаються на роботу безпосередньо генеральним директором.

Головний бухгалтер – підпорядковується генеральному директору, відповідає за ведення бухгалтерського обліку на всьому підприємстві, веде фінансові, матеріальні, виробничі, господарські розрахунки та баланси, використовуючи для цього інструментальні та комп'ютеризовані обчислювальні засоби та системи, обліковує кошти, фонди, продукцію, товари, послуги, реєструє затрати на продаж та закупівлю товарів, а також на надання послуг. Головний бухгалтер узгоджує рахунки та одиниці обліку, готує початкові та пробні варіанти розрахунків балансу, вносить записи в бухгалтерські книги про виробничі, управлінські, організаційні, господарські та інші затрати на планові і поточні цілі; подає до розгляду і схвалення проекти записів у розрахунковій документації; калькулює і готує данні та форми документів для розрахунків з банками; оформлює платежі за матеріальні, комунальні та інші послуги; співпрацює з митними, податковими, казначейськими органами, торговельними, посередницькими організаціями та іншими клієнтами; нараховує заробітну плату, переказує кошти за виконані роботи, веде інші розрахунки з працівниками, громадянами та юридичними особами за встановленими нормами відповідно до чинного господарського законодавства; виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

Бухгалтер – підпорядковується генеральному головному бухгалтеру, відповідає за ведення бухгалтерського обліку у технічному центрі, веде інвентарні списки, довіреності, накладні, переліки зобов'язань, цінних паперів тощо; виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника; веде документообіг у технічному центрі; перевіряє вірність оформлення документів, виписує податкові накладні.

Касир – здійснює операції, пов’язані з прийманням та видаванням готівкових грошових коштів через касу підприємства, зберігає всі прийняті цінності; одержує в установах банку готівку, здійснює записи в касовій книзі операцій одержання і видавання готівки за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом в день їх надходження або видавання; перевіряє наявність і достовірність підпису головного бухгалтера, а на видаткових документах — дозвільного напису керівника або уповноважених ним осіб, наявність всіх інших реквізитів на прибуткових касових ордерах та видаткових документах, а також зазначених у цих документах додатків (заяви, накладні, рахунки, довідки та ін.). Повертає документи в бухгалтерію для відповідного оформлення у випадку недодержання хоча б однієї з перелічених вимог; підписує прибуткові касові ордери та видаткові документи відразу після одержання або видавання по них готівки; видає квитанцію особі, яка здала готівку в касу. Робить відповідний запис в платіжній відомості біля прізвищ осіб, яким не здійснені в установлений термін виплати, пов’язані з оплатою праці, складає реєстр депонованих сум; виписує видатковий касовий ордер на фактично видану по платіжній відомості суму, передає його для реєстрації; щоденно в кінці робочого дня виводить залишок грошових коштів у касі підприємства та передає у бухгалтерію підприємства звіт касира (копію записів в касовій книзі) разом з прибутковими касовими ордерами і видатковими документами під розпис особи, яка здійснює контроль за веденням касових операцій.

Директор автосалону – підпорядковується генеральному директору, контролює роботу автосалону, укладає договори з клієнтами й партнерами, аналізує розвиток відділу, можливі потенціали; контролює якість та швидкість обслуговування клієнтів автосалону, керує розміщенням автомобілів у салоні; контролює дотримання працівниками робочого графіка та виконання своїх обов’язків; формує колектив відділу, набираючи співробітників з необхідною кваліфікацією та людськими якостями; вирішує проблеми, що виникають між автосалоном та клієнтами; взаємодіє з директором технічного центру для вирішення питань з приводу ремонту та обслуговування автомобілів.

Менеджер автосалону – зустрічає покупців у виставковій залі салону, допомагає клієнтам зорієнтуватися у запропонованому асортименті автомобілів, проводить для кожного потенційного покупця коротке рекламне подання автомобілів, надаючи інформацію про технічні характеристики та їх споживчі властивості, термін виконання замовлення, якщо відсутній той автомобіль, що цікавить клієнта, проводжає покупців до стоянки автомобілів та пропонує зробити тест-драйв на вподобаному авто; відповідає на телефонні дзвінки та дає технічну консультацію, орієнтує відносно цін та комплектацій.

Директор технічного центру – підпорядковується генеральному директору, контролює роботу технічного центру, укладає договори з клієнтами й партнерами, аналізує можливість розширення послуг, що надаються, можливі потенціали, плинне та довгострокове планування роботи відділу. Проводить роботи з удосконалення якості праці, досягнень підрозділу, обслуговуванні клієнтів, економії усіх видів ресурсів, організовую поточне планування, здійснює підбір кадрів до підрозділу, їх розміщення на робочих місцях та використання.

Інженер з гарантійних питань – підпорядковується директору технічного центру, здійснює контроль використання технологічних стандартів заводів-виробників при ремонтуванні та обслуговуванні автомобілів, відповідає за виконання та результат застосування гарантійної політики компанії-виробника при проведенні гарантійного обслуговування автомобілів,компенсацію витрат компанії при проведенні гарантійного ремонтування автомобілів, працює з клієнтами з приводу роз’яснення правил та принципів гарантійного обслуговування, узгоджує з виробником методи пошуку та способів усунення дефектів, що з’явилися та інше.

Технічний інженер – підпорядковується директору технічного центру, виконує роботи пов’язані з технічної діагностикою авто, програмуванням комп’ютерів в списку, подушок безпеки, блоку імобілайзеру та ін. Також проводить роботи, які пов’язані з електричною частиною авто та діагностикою двигуна. Щонеділі проводить навчання механіків, електриків та майстрів-приймальників для підвищення рівня технічної освіти та для введення до нюансів у нових авто. Механіки, електрики, мийник – виконують роботи пов’язані з обслуговуванням та ремонтом автомобілів.

Начальник відділу запчастин – підпорядковується директору технічного центру, здійснює обробку даних відносно руху запчастин на складі, веде статистику відносно необхідності закупівлі запчастин для реалізації у майбутньому, розробляє компанії відносно реалізації неліквідного товару зі знижками для повернення коштів до фінансового балансу підприємства у грошовій формі; контролює роботу менеджерів відділу запчастин, робить доручення відносно робочого процесу.

Менеджер відділу запчастин – підпорядковується начальнику відділу запчастин, працює напряму з клієнтами відносно питань з продажу запчастин – їх наявність та ціна, консультує щодо проходження технічного огляду, відповідає на телефонні дзвінки до технічного центру, дає консультацію відносно питання у клієнта, або зв’язує клієнта з необхідною йому людиною, якщо менеджер не є компетентним у цьому питанні, виконує доручення начальнику відділу.

Начальник відділу кадрів – підпорядковується генеральному директору, відповідає за прийом кадрів; очолює роботу із забезпечення підприємства працівниками потрібних професій, спеціальностей і кваліфікації згідно з рівнем та профілем отриманої ними підготовки та ділових якостей; вирішує питання найму, звільнення, переведення працівників, контролює їх розстановку і правильність використання у підрозділах підприємства; організує своєчасне оформлення приймання, переведення і звільнення працівників згідно з трудовим законодавством, положеннями, інструкціями і наказами керівника підприємства, облік особового складу, видавання довідок про теперішню і минулу трудову діяльність працюючих, збереження і заповнення трудових книжок та ведення встановленої документації з кадрів; вживає заходів щодо удосконалення форм і методів роботи з кадрами; організує табельний облік, складання і виконання графіків відпусток, контроль за станом трудової дисципліни і додержанням працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, розробляє заходи щодо поліпшення трудової дисципліни, зниження витрат робочого часу, контролює їх виконання.

Інженер з охорони праці – проводить первинний інструктаж з охорони праці; здійснює контроль за додержанням у підрозділах підприємства законодавчих та інших нормативних актів з охорони праці, за наданням робітникам встановлених пільг і компенсацій за умовами праці; вивчає умови праці на робочих місцях, готує і вносить пропозиції щодо вдосконалення засобів захисту від впливу небезпечних і шкідливих виробничих факторів; бере участь у проведенні перевірок, обстежень технічного стану будівель, споруд, устаткування, машин і механізмів, ефективності роботи вентиляційних систем і т. д.; бере участь у розробленні заходів щодо запобігання професійним захворюванням і нещасним випадкам на виробництві, поліпшення умов праці, а також надає організаційну допомогу з виконання розроблених заходів; складає звітність з охорони праці за встановленими формами і у відповідні терміни.

Начальник господарського відділу – проводить інструктаж з пожежної безпеки, забезпечує господарське обслуговування і належний стан згідно з правилами та нормами виробничої санітарії і пожежної безпеки будівель та приміщень, в яких розташовані підрозділи управління підприємством, а також контроль за справністю ліфтів, освітлення, систем опалення, вентиляцій тощо, створення умов для ефективної роботи працівників; бере участь у розробленні планів поточних та капітальних ремонтів основних фондів підприємства; організує проведення ремонту приміщень, здійснює контроль за якістю виконання ремонтних робіт; здійснює нагляд за їх збереженням і проведенням своєчасного ремонту; контролює раціональні витрати матеріалів та коштів, які виділяються на господарські цілі; керує роботами з упорядкування, озеленення та прибирання території, святкового художнього оформлення фасадів будинків, прохідних тощо; керує працівниками господарського відділу.

Прибиральниці, двірник – виконують роботи пов’язані з обслуговуванням кабінетів, торгового залу та інших приміщень підприємства, підтриманням їх у чистоті, у тому числі санвузлів, мийної та інші.

Процес надання послуг на "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця" можна представити наступним чином на прикладі оформлення наряд-замовлення у технічному центрі (Рис. 2.2):

Рис. 2.2 Процес надання послуг у "Преміум Моторс Тойота Центр Вінниця".

Клієнт приїжджає до технічного центру, звертається до столу оформлення наряд-замовлень, де його ввічливо вітають усі працівники (якщо розмовляють по телефону – кивком голови). У клієнта уточнюють мету звернення, записувався він на обслуговування чи ні, просять зачекати, якщо немає вільного майстра-приймальника, якщо клієнт не записувався, то при відсутності вільного місця – записують авто на інший час, за винятком випадків, коли авто не може рухатись самостійно, тоді авто приймають у клієнта без запису заздалегідь та беруть його у роботу у найближчий час, коли з’являється вільний механік. Якщо авто по запису – майстер уточнює данні клієнта (ПІБ, контактний телефон) та обговорює роботи які будуть виконуватись на авто, вносить усі данні до комп’ютера, роздруковує наряд-замовлення та узгоджує ще раз роботи, які буду проводитися, озвучує загальну суму згідно документа. Якщо клієнта дана сума не влаштовує, то майстер робить корегування переліку робіт та запчастин – зменшує їх за бажанням клієнта, але при цьому попереджує про можливі наслідки у роботі автомобіля, якщо перелічені роботи не будуть виконані (наприклад, відмовлення від заміни ременя газорозподільного механізму та ременя додаткового обладнання, коли пробіг авто складає 6 міс. або 5 тис. км, що настає раніше, бо це може призвести до більш дорогого ремонту у зв’язку з можливим розривом одного з ременів та наступним пошкодженням двигуну). Обов’язково треба слідкувати за тим, щоб якщо клієнт приїхав вчасно за записом, то він не повинен чекати, тому що це суттєво відобразиться на задоволенні клієнта.

При оформленні документів клієнт повинен надати технічний паспорт на авто та сервісну книжку, згідно яких майстер перевіряє авто відносно необхідності виконання такої операції як проходження технічного огляду та переліку необхідних робіт для цього віку автомобіля чи пробігу. Майстер-приймальник записує дослівно скарги клієнта у наряд-замовлення, а також відмічає наявність цінних предметів.

Після оформлення наряд-замовлення майстер пропонує клієнту послугу з виклику таксі та проходить з клієнтом до авто, щоб прийняти його у клієнта, робить огляд кузова на цільність, відмічає якщо є вм’ятини, подряпини і де саме вони знаходяться, після чого клієнт підписує документ. Майстер-приймальник накидає на сидіння клієнтського авто захисні чохли, пропонує клієнту зачекати таксі у місці для відпочинку клієнтів та заганяє авто до цеху. Як тільки таксі під’їжджає до сервісу – про це повідомляє клієнту будь-хто з працівників.

Саме наряд-замовлення, який оформляє майстер-приймальник дає змогу механіку отримати чіткі інструкції відносно того, які роботи потрібно зробити на автомобілі, які є зауваження у клієнта, на що треба звернути особливу увагу, а також які запчастини необхідно взяти у складі, щоб підійшли саме на це авто при виконанні вказаних робіт.

Згідно схеми ми бачимо, що майстер приймальник при прийомі авто взаємодіє з менеджерами відділу запчастин – вони роблять підбір запчастин у відповідності до робіт, які вказав у наряд-заказі майстер-приймальник. Прийнявши автомобіль майстер пересуває його до слюсарного цеху, де механік, електрик чи мийник отримують відповідне замовлення на роботу, виконують її, якщо вона пов’язана також з роботою інженерної групи, то працівники, що відносяться до даної групи, роблять своє заключення відносно того які ремонтні роботи потрібно призвести та проводять їх або доручають це механікам чи електрикам. Під час проведення будь-яких робіт, якщо змінюється сума наряд-замовлення, є потреба у додаткових роботах та інш. – майстер-приймальник зв’язується з клієнтом та узгоджує це з ним. Закінчивши ремонт авто його віддають майстру-приймальнику, після чого той паркує авто на стоянці біля технічного центру та зв’язується з клієнтом, щоб підтвердити завершеність робіт. По прибуттю клієнта його вже очікує майстер-приймальник з повним пакетом документів, який пояснює клієнту які роботи є терміновими, наприклад, заміна передніх гальмівних колодок, що безперечно впливає на безпеку пересування, або що треба зробити на авто через кілька місяців, а що можна відкласти до наступного технічного обслуговування. Якщо виникають додаткові питання що до придбання того чи іншого товару, наприклад рідина у бачок омивача, то майстер-приймальник направляє клієнта до менеджерів відділу запчастин.

Приблизно через 48 годин після того, як клієнт забрав своє авто зі станції – робить об дзвін менеджер по зв’язку з громадськістю, під час розмови менеджер дізнається чи задоволений клієнт обслуговуванням, майстром який займався його авто, зоною відпочинку, чого клієнту не вистачило до повного задоволення від приїзду на сервіс, якщо він поставив, наприклад, оцінку «4», а не «5».

Підприємство при розрахунку оптимального розміру запасів, як складу авто у автосалоні так і складу запчастин у технічному центрі, припускається виконання наступних основних допущень: попит на товари відомий і на даному проміжку часу залишається постійним; вхідна ціна не змінюється незалежно від обсягу закупівлі товарів від постачальників; час постачання, тобто період між моментом замовлення та надходженням товарів на склад – це відома та постійна величина; при даному рівні запасів, витрати не змінюються в часу; постачання товарів відбувається однаковими партіями в дискретні проміжки часу.

Звісно треба брати до уваги також непередбачувані ситуації, тому має бути резерв товарів на складі, що виконує роль страхового запасу.

Для представлення повної характеристики підприємства необхідно зробити аналіз основних економічних показників діяльності, беручи до уваги показники трьох попередніх років (2011-2013 р.р.). Дані для аналізу представлені в таблиці 2.1 та таблиці 2.2:

Таблиця 2.1