2. На основі якого нормативного документа визначається строки зберігання документів

Строки зберігання документів зазначаються в номенклатурі справ на підставі типового, відомчих (галузевих) переліків документів, типових і примірних номенклатур справ. Основним нормативним документом при визначенні термінів зберігання документів та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду України або для знищення документів є Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року № 41 із змінами та доповненнями (Перелік). Даний Перелік включає документи, що утворюються під час документування однотипних управлінських функцій та призначено для використання всіма органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими установами, організаціями і підприємствами незалежно від форм власності, а також фізичними особами - суб'єктами підприємницької діяльності.

Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2009 році, починається з 1 січня 2010 року.

Для документів, яким встановлено строк зберігання 75 років - «В», обчислення цього терміну проводиться з урахуванням віку людини на момент завершення справи. Тривалість зберігання справи після її закінчення діловодством повинна дорівнювати різниці 75 років - «В», де «В» - вік особи на момент завершення справи.

Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, що документ має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається самими організаціями.

Терміни зберігання документів, визначених Переліком не можна скорочувати, вони є мінімальними. Підвищення термінів зберігання документів, передбачених Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба викликана специфічними особливостями роботи конкретної установи, організації, підприємства.

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення експертною комісією установи, після чого у зведеній номенклатурі справ у графі «Примітка» зазначається номер та дата протоколу засідання експертної комісії установи.

3

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Державного комітету архівів України 15.01.2003 № 6 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 4 лютого 2003 р. за № 89/7410

Положення про умови зберігання архівних документів

1. Загальна частина

1.1. Це Положення розроблено відповідно до статті 13 Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи".

1.2. Положення встановлює основні вимоги до умов зберігання архівних документів, що забезпечують їх належну збереженість.

Оптимальні умови зберігання архівних документів створюються:

• будівництвом, реконструкцією і ремонтом будівель та приміщень архіву (архівних підрозділів);

• обладнанням будівель і сховищ технічними засобами для створення і підтримання температурно-вологісного, світлового, санітарно-гігієнічного, протипожежного і охоронного режимів зберігання архівних документів;

• застосуванням спеціальних засобів зберігання і переміщення архівних документів (стелажі, шафи, сейфи, коробки, папки, візки тощо).

1.3. Вимоги цього Положення є обов'язковими для архівних установ, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду.

Для архівних установ, що здійснюють повноваження власника, юридичних і фізичних осіб, у власності яких перебувають архівні документи, що не входять до складу Національного архівного фонду і не підлягають державній реєстрації, вимоги цього Положення - рекомендовані.