9. Вимоги до охоронного режиму зберігання архівних документів

9.1. Охорона архіву забезпечується шляхом обладнання будівлі засобами охоронної сигналізації, організації посту охорони, опечатування приміщень, дотримання вимог пропускного режиму й порядку доступу до сховищ.

9.2. Організація охорони архіву здійснюється згідно з погодженою з відповідними службами охорони інструкцією про охоронний режим архіву, що вводиться в дію наказом керівника архіву або установи.

Охорона архіву здійснюється на підставі спеціального договору, що укладається між архівом і відповідною службою охорони та містить взаємні зобов'язання сторін щодо організації охорони архіву, дотримання умов пропускного режиму. Допускається створення власної охорони.

9.3. У випадках аварій, виникнення пожежі або іншої надзвичайної ситуації, що загрожують цілісності та збереженості документів, охорона зобов'язана вжити невідкладних заходів щодо їх врятування (використання відповідних засобів, виклик пожежної команди, аварійної служби, керівника архіву або установи). У надзвичайних випадках охорона може відкрити сховище з наступним складанням акта про причини такої дії. Акт затверджує керівник архіву або установи.

9.4. Обов'язковому оснащенню засобами охоронної сигналізації та опечатуванню підлягають сховища, приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи (читальний зал, лабораторія) або матеріальні цінності; аварійні й запасні виходи з будівлі архіву, основний вхід за умови відсутності цілодобового поста охорони.

Опечатуванню підлягають також сейфи, де зберігаються видані зі сховищ документи, облікова документація.

9.5. З метою захисту документів від розкрадання на вікнах підвальних приміщень і цокольних поверхів архіву встановлюються відкидні металеві ґрати. Навколо території архівної установи має бути встановлена огорожа.

9.6. Сховища в робочий час закривають на ключ. Ключі від дверей в робочий час знаходяться у працівників, відповідальних за сховища. Інші особи допускаються у сховища тільки з дозволу керівника архіву або установи і в супроводі працівника, відповідального за сховище, або особи, що його заміщує.

9.7. Винесення (вивезення) з архіву документів, науково-довідкових видань, матеріальних цінностей здійснюється тільки за спеціальними перепустками.

ПРО АРХІВНИЙ ПІДРОЗДІЛ 1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (далі – Головне управління) створено архівний підрозділ (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян. 2. У Головному управлінні відповідальним за архів призначено головного спеціаліста відділу кадрової роботи. 3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням. 4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує начальник Головного управління, і звітує перед ним про проведену роботу. 5. Коло службових обов'язків відповідального за архів визначається посадовою інструкцією, яку затверджує начальник Головного управління. 6. Основними завданнями архіву є: - приймання від структурних підрозділів Головного управління та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації; - контроль разом зі службою діловодства за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Головного управління; - участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевірці відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою; - ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі - Правила), Державному архіву; - проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Головного управління проектів описів справ постійного зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду; - створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів; - організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил; - підготовка, передавання та транспортування (за рахунок Головного управління) документів Національного архівного фонду до Державного архіву; - участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників Головного управління, які відповідають за роботу з документами. 7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право: - вимагати від структурних підрозділів Головного управління передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством; - повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог; - давати структурним підрозділам Головного управління рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву; - запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи; - інформувати керівництво Головного управління про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення; - брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Головному управлінні, в разі розгляду на них питань роботи з документами. 8. Відповідальним за архів призначається особа з вищою освітою відповідного напряму підготовки і стажем роботи за фахом не менше двох років. Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами Головного управління визначається начальником Головного управління. Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву входять: - документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами Головного управління, та документи з особового складу; - науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені Головним управлінням або одержані ним на законних підставах; - документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані; - друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву Головного управління; - довідковий та обліковий апарат до архівних документів. Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві Головного управління окремо. 10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів Головного управління до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами. Науково-технічна документація передається до архіву Головного управління у порядку, встановленому державними стандартами України. Аудіовізуальні документи передаються до архіву Головного управління одразу після завершення їх виробництва. 11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві Головного управління: - для документів Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого адміністративного суду України, Вищого господарського суду України, Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії України, Рахункової палати України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та центральних установ і безпосередньо підпорядкованих їм організацій - 15 років; - для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим і Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, господарських судів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, окружних адміністративних судів, Апеляційного суду Автономної Республіки Крим, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів, які утворюються в апеляційних округах, апеляційних господарських судів, прокуратури Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, Військової прокуратури ВМС України, військових прокуратур регіонів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади - 10 років; - для документів районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, районних, районних у містах, міських, міськрайонних прокуратур, військових прокуратур гарнізонів, а також сільськогосподарських підприємств - 5 років; - для документів з особового складу - 75 років; - для науково-технічної документації - 25 років; - для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ; - для електронних документів - 3 роки.

4

В залежності від джерела, способу отримання, виду та мети інформація розподіляється на:

-       відкриту або публічну інформацію;

-       інформацію з обмеженим доступом.

Відкрита (публічна) інформація – інформація з вільним необмеженим доступом, яка може бути надана власником, розпорядником, користувачем інформації іншій фізичній чи юридичній особі (запитувачу, споживачу) за бажанням останньої на певних, в тому числі (договірних) умовах або ж без таких умов, для використання, поширення тощо.

Інформація з обмеженим доступом – це інформація до якої застосовується спеціальний режим захисту, отримання, накопичення, зберігання та використання в залежності від характеру змісту, значення та властивостей означеної інформації.

До інформації з обмеженим доступом належать:

-       конфіденційна інформація;

-       таємна інформація;

-       службова інформація.

Конфіденційна інформація відповідно до ст. 30 Закону України «Про інформацію» включає відомості, що знаходяться у володінні, користуванні, розпорядженні окремих фізичних чи юридичних осіб і поширюється за їх бажанням відповідно до передбачених ними умов. Порядок обліку, зберігання і використання документів та інших носіїв інформації, що містять конфіденційну інформацію, яка є власністю держави та знаходиться у користуванні органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, визначається Кабінетом Міністрів України.

До конфіденційної інформації не можуть бути віднесені відомості:

-            про стан здоров’я населення, його життєвий рівень, включаючи харчування, одяг, житло, медичне обслуговування та соціальне забезпечення, а також про соціально-демографічні показники, стан правопорядку, освіти і культури населення;

-            про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту;

-            про аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та надзвичайні події, які сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян та ін.

Громадяни, юридичні особи, які володіють інформацією професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого характеру, одержаною на власні кошти, або такою, яка є предметом їх професійного, ділового, виробничого, банківського, комерційного та іншого інтересу і не порушує передбаченої законом таємниці, самостійно визначають режим доступу до неї, включаючи належність її до категорії конфіденційної, та встановлюють для неї систему (способи) захисту.

Згідно ст. 5 ч. 1, 2, 4 Закону України «Про захист персональних даних» об’єктами захисту є персональні дані, які обробляються в базах персональних даних. Персональні дані, крім знеособлених персональних даних, за режимом доступу є інформацією з обмеженим доступом. Персональні дані фізичної особи, яка претендує зайняти або займає виборну посаду (у представницьких органах) або посаду державного службовця першої категорії, не належить до інформації з обмеженим доступом, за винятком інформації, яка визначена такою відповідно до закону.

Ст. 6 ч.6 цього ж закону передбачає, що не допускається обробка даних про фізичну особу без її згоди, крім випадків визначених законом і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Персональними даними слід вважати відомості, за допомогою яких можна ідентифікувати (персоніфікувати) за притаманними для даної особи характеристиками. Основними даними про особу (персональними даними) ст. 23 ч.2 Закон України «Про інформацію» є: національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров’я, дата і місце народження.

Кожна особа має право на ознайомлення з інформацією, зібраною на неї. Інформація про особу охороняється Законом.

Розпорядники інформації, які володіють конфіденційною інформацією, можуть поширювати її лише за згодою осіб, які обмежили доступ до інформації, а за відсутності такої згоди – лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.

Таємна інформація – це інформація, доступ до якої обмежується, розголошення якої може завдати шкоди особі, суспільству і державі. Таємною визнається інформація, яка містить державну, професійну, банківську таємницю, таємницю слідства та іншу передбачену законом таємницю.

Одним з різновидів таємної інформації є лікарська таємниця, яка включає відомості про пацієнта та стан його здоров’я, діагноз захворювання, особисте життя пацієнта, в тому числі сімейне життя, методи лікування хвороби тощо. Згідно статті 40 Закону України від 19.11.1992 № 2801-XII «Основи законодавства України про охорону здоров'я» медичні працівники та інші особи, яким у зв'язку з виконанням професійних або службових обов'язків стало відомо про хворобу т.і., не мають права розголошувати ці відомості, крім передбачених законодавчими актами випадків. При використанні інформації, що становить лікарську таємницю, в навчальному процесі, науково-дослідній роботі, в тому числі у випадках її публікації у спеціальній літературі, повинна бути забезпечена анонімність пацієнта.

Забороняється вимагати та подавати за місцем роботи або навчання інформацію про діагноз та методи лікування пацієнта.

Лікарі як розпорядники інформації, що володіють відомостями про особу, відповідно до ст. 10 ч. 3 пп. 1-3 Закон України «Про доступ до публічної інформації» зобов’язані:

1)       надавати її безперешкодно та безкоштовно на вимогу осіб, яких вона стосується, крім випадків, передбачених законом;

2)       використовувати її лише з метою та у спосіб, визначений законом;

3)       вживати заходів щодо унеможливлення несанкціонованого доступу до неї інших осіб;

4)       виправляти неточну та застарілу інформацію про особу самостійно або на вимогу особи, якої вона стосується.

      

Службова інформація – цевідомості, які характеризуються обмеженим доступом щодо їх отримання, передбачають спеціальну процедуру надання іншій особі та обмежені можливості щодо її поширення та оприлюднення.

Обмеження доступу до інформації здійснюється відповідно до ст.6 ч.2 Закону України «Про доступ до публічної інформації» при дотриманні сукупності таких вимог:

а)       виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання правопорушенням чи злочинам, для охорони здоров’я населення (персональні відомості про хворих осіб та їх стан здоров’я, діагноз, методи лікування, сімейне життя тощо, статистична інформація, яка містить персоніфіковану базу даних, відомості рішень надзвичайних протиепідемічних комісій, інформація щодо рішень лікарських контрольних та консультативних комісій про проведення службових розслідувань, висновки контрольно-експертних лікарських комісій відносно якості надання медичної допомоги, матеріали лабораторних та інструментальних обстежень окремих пацієнтів, дані судово-медичної, судово-психіатричної, судово-психологічної та патологоанатомічної експертизи, інформація про медичне обслуговування пацієнтів, дані медичних карт амбулаторного та стаціонарного пацієнта, санаторно-курортних карт, облікові статистичні дані, що містять персоніфіковану інформацію тощо), для захисту репутації або прав інших людей, для запобігання розголошення інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

б)       розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;

в)       шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

Згідно ч.ч. 3-7 ст.6 цього закону інформація з обмеженим доступом має надаватися розпорядником інформації, якщо він правомірно оприлюднив її раніше.

Інформація з обмеженим доступом має надаватися розпорядником інформації, якщо немає законних підстав для обмеження у доступі до такої інформації, які існували раніше.

Обмеженню доступу підлягає інформація, а не документ. Якщо документ містить інформацію з обмеженим доступом, для ознайомлення надається інформація, доступ до якої необмежений.