1.5 Анализ документооборота

После анализа движения информационных потоков по поставленной задаче можно легко проанализировать и сам документооборот. Анализ документооборота необходим для понимания проблемы при внедрении информационной системы.

Документ представляет собой информацию, записанную любым способом, на любом материале, изданную или полученную любым физическим или юридическим лицом для организации своей деятельности.

Для принятия какого-либо решения необходима достоверная информация, носителем которой выступает документ. Документов на ТОО « Стеклотрейд» насчитывается большое количество, и они подразделяются на следующие виды:

- приказы

- распоряжения;

- договора;

- заказы от клиентов;

- служебные записки;

- лист регистрации брака;

- квитанция об оплате;

- накладные, акты выполненных работ;

- счета на оплату;

- лист согласования эскиза;

- заявка;

-прайс-лист.

В процессе работы всего предприятия цеха и отделы предприятия непрерывно взаимодействуют между собой. Например, для выполнения одного заказа от n-ого клиента, нужно вырезать стекло. Это выполняет стекольный цех. Затем обточить его. Заказ уже с вырезанным стеклом перемещается в цех по обработке. А после на стекло нужно нанести заранее согласованный с клиентом рисунок. Значит после обработки краев данного стекла, оно перейдет с заказом в цех по работе пескоструем. В процессе подготовки стекла, в каждом цехе, после выполнении части работы над стеклом мастера ставят в заказе отметки о выполнении своей работы без помарок и брака. И таким образом после завершения всех работ, готовое стекло перемещают на склад готовой продукции (СГП), где его впоследствии выдадут заказчику.

Схема документооборота представлена на Рисунке 1.2., а условное обозначение к схеме документооборота в таблице 1.2, 1.3.

Рисунок 1.2. Схема документооборота на предприятии.

Таблица 1.2 - Условное обозначение к схеме документооборота

Условное обозначение	Наименование
01	Руководство (Директор )
02	Заместитель директора по организационным вопросам
03	Заместитель директора по производству
04	Заместитель директора по хозяйственной части
05	Стол заказов
06	Бухгалтерия
07	Касса
08	Отдел кадров
09	СГП
11	Стекольный цех, цех по обработки, художественное оформление, мебельный цех

Таблица 1.3 - Условное обозначение к схеме документооборота (Документы)

Условное обозначение	Наименование
01	Приказы
02	Распоряжения
03	Заказ
04	Квитанция на оплату
05	Служебная записка
06	Договор
07	Счет на оплату
08	Лист согласование эскизов
09	Накладная/Акт выполненных работ
10	Лист регистрации брака
11	Отчет
12	Прайс-лист, утвержденный директором

Пояснение к схеме документооборота (Маршруты) представлено в приложении Б.

На схеме документооборота показан процесс документирования на предприятии.

Документооборот на предприятии происходит согласно иерархической структуре предприятия. Распоряжения, касательно выполняемых работ в цехах генеральный директор отдает не на прямую, обращаясь к подчиненному, которому следует выполнить поручения, а обращается к заместителю по производству. А заместитель производства в свою очередь дает распоряжения мастеру цеха. И подобным образом в остальных случаях. Работа с клиентом происходит в отделе «Стол заказов», «Касса», «Бухгалтерия», «Склад». Заявка оформляется в виде документа – заказа. На основании заказа выписывается квитанция на оплату, накладная, счет-фактура, счет на оплату, если это требуется. При необходимости заключается договор.

Бланки всех документов, имеющихся на схеме, представлены в приложениях Г, Е, Ж, З, И, К, Л, М, Н,О.

6. Комплекс технических средств

Комплекс технических средств (далее КТС) предприятия ТОО «Стеклотрейд» состоит из семи компьютеров, четырех лазерных ч\б принтеров размещенных в разных кабинетах, одного сканера, одного специализированного плоттера для резки рекламной пленки. Все машины соединены в локальную сеть и имеют выход в интернет. Сеть имеет топологию звезда, соединение компьютеров организовано с помощью свич – TP-Link, 8-портовый, 10\100FastEthernetSwitch,UTP-кабель витая пара. Принтеры и сканер не имеют самостоятельного сетевого выхода, поэтому подключены к определенным компьютерам, сетевой доступ других пользователей к периферии возможен только при включенных компьютерах, к которым устройства подсоединены. Для выхода в интернет используется модем-роутер –WielessADSLRouterDSL– 2640V.

Подробная информация о КТС на предприятия представлена в таблице 1.4.

Таблица 1.4 - КТС предприятия ТОО «Стеклотрейд»

Наименование	Кол-во	Тип
		Параметр	Характеристика
Компьютер дизайнера	1	Процессор	Intel Core 2 Duo E7500, 2,93 Ггц
		Материнская плата	Foxcon G 31, 775 Socket
		ОЗУ	2,00 Гб
		Видеокарта	Radion 5750, 1024 Мб
		Жеский диск (HDD)	500 Гб, Sata (7200)
		Устройство чтения	DVD-RW
		OC	Windows XP Profissional SP2
		Монитор	Samsung 743n (7000:1)
		Клавиатура	КВ 06 Х2
		Мышь	Netscroll 100
Компьютер директора	1	Процессор	Intel Core 2 Duo E3300, 2,5 Ггц
		Материнская плата	Foxcon G 31, 775 Socket
		ОЗУ	1,00 Гб
		Жеский диск (HDD)	160 Гб, Sata (7200)
		Устройство чтения	DVD-R
Продолжение таблицы 1.4
		OC	Windows XP Profissional SP2
		Монитор	LG W 1942S
		Клавиатура	КM 720
		Мышь	Optical Mouse OP-620D
Компьютер кассира	1	Процессор	Intel(R) Celeron® CPU, 1,7 Ггц
		Материнская плата	EPoX EP-8KDA3I
		ОЗУ	1,00 Гб
		Жеский диск (HDD)	160 Гб, Sata (7200)
		OC	Windows XP Profissional SP2
		Монитор	Philips 190vw
		Клавиатура	КM 720
		Мышь	Optical Mouse OP-620D
Компьютер менеджера	2	Процессор	Intel(R) Celeron® CPU, 1,7 Ггц
		Материнская плата	Foxconn 925XE7AA (Intel 925XE)
		ОЗУ	512 Мб
		Жеский диск (HDD)	160 Гб, Sata (7200)
		OC	Windows XP Profissional SP2
		Монитор	Philips 190vw
		Клавиатура	КM 720
		Мышь	Optical Mouse OP-620D
Компьютер Главного Бухгалтера, бухгалтера	2	Процессор	Intel Core 2 Duo E3300, 1,7 Ггц
		Материнская плата	Foxcon G 31, 775 Socket
		ОЗУ	1 Гб
		Жеский диск (HDD)	160 Гб, Sata (7200)
		OC	Windows XP Profissional SP2
		Монитор	Philips 190vw
		Клавиатура	КM 720
		Мышь	Optical Mouse OP-620D
Лазерный принтер	2	Тип	НР – Laser Jet P1505
Лазерный принтер	1	Тип	НР – Laser 1010
Лазерный принтер	1	Тип	НР – Laser Jet P1505
Сканер	1	Тип	Epson Perfection 1270
Плотер	1	Тип	SummaCut D120

Схема КТС предприятия представлена в Приложении В.