2. Анализ состава и особенностей систем документации, функционирующих в организации

Организационно-правовые документы определяют статус организации, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

2.1.5 систему организационно-правовой документации входят:

2.1.1. Устав Академии.

Устав Академии - это зарегистрированный и утвержденный в установленном законом порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности отношений с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.

В Уставе указаны цель и виды деятельности Академии. В соответствии с Уставом разрабатывается структура, определяется штатная численность, устанавливаются основные правила, регулирующие деятельность Академии.

2.1.2. Положение об отделе ОР и УД.

Положение о структурном подразделении - это правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, организацию работы структурного подразделения и ответственность.

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке Академии и утверждается ректором.

Положение об отделе ОР и УД содержит следующие разделы:

- Назначение и область применения;

- Нормативное обеспечение;

- Общие положения;

- Основные задачи;

- Функции;

- Права;

- Ответственность;

- Взаимодействие. Связи.

Проекты положений о структурных подразделениях Академии, должностные инструкции визируются:

- начальником отдела правовой и кадровой работы;

- первым проректором;

- проректором по экономической и хозяйственной работе;

- начальниками отделов, с которыми структурное подразделение взаимодействует;

- заместителем директора, курирующим структурное подразделение, в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.

2.1.6. Инструкции организационно-методического характера.

Инструкции организационно-методического характера (далее Инструкции) представляют собой правовые документы длительного действия. В Академии к таким инструкциям относится Инструкция по делопроизводству в Коми республиканской академии государственной службы и управления (…….). В основу содержания Инструкции положены соответствующие государственные стандарты, нормативно-методические материалы федеральных органов власти и управления. Инструкции организационно-методического характера утверждаются приказом ректора.

2.1.7. Должностные инструкции.

Должностная инструкция - это локальный организационно-правовой документ, устанавливающий для работника Филиала конкретные должностные обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Должностная инструкция выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника подразделения. Должностная инструкция разрабатывается на основе Тарифно- квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, утвержденным Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Должностную инструкцию разрабатывает начальник структурного подразделения, согласовывается с курирующим проректором. Должностная инструкция оформляется на бланке Академии, с продольным расположением реквизитов, утверждается ректором.

2.2. Система плановой документации.

Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам.

Плановые документы - это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

- план приема-передачи ;

- план социально-экономического развития коллектива организации;

Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

Каждое структурное подразделение составляет план основных мероприятий. Планы составляются в соответствии со Сводным Регламентом срочной отчетности. Планы могут утверждаться заместителем директора, курирующим структурное подразделение или руководителем структурного подразделения. Планы могут быть квартальные, полугодовые, годовые, также могут быть разовые, для реализации какого-либо действия.

Каждая организация наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность организации, зависят результаты ее работы.

2.3. В состав распорядительных документов, издаваемых в Академии, входят приказы, указания, распоряжения, поручения.

Приказ - широко применяемый правовой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия заместителем генерального директора - директором Филиала. Приказами и указаниями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Академии.

Проекты приказов (указаний) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений ректора, первого проректора либо в инициативном порядке. Проекты приказов и распоряжений по кадровым вопросам готовит отдел правовой и кадровой работы на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов распорядительных документов и их согласование с руководителями и структурными подразделениями, в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Приказами и указаниями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы Академии.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке Академии - бланк приказа.

2.4. Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.

Справочно-информационные документы носят вспомогательный характер по отношению к распорядительным документам. К ним относятся справки, докладные и объяснительные записки, заявления, сводки, акты, протоколы и др. Они не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий суть обращения работника. Заявления оформляются при приеме на работу, волнении, предоставлении очередных или дополнительных отпусков, с просьбой об оказании материальной помощи и т.д.

2.5. Система отчетной документации.

Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность управления организацией за определенный период.

Отчетные документы формируются по всем видам деятельности Академии. Приказом по Филиалу утвержден Регламент внутрифирменной отчетности филиала ОАО «МРСК Северо-Запада» «Комиэнерго», в котором указаны, каким структурным подразделением, какие отчеты и в какие организации (отделы) должны быть представлены, указаны даты представления отчетов и ответственные лица за представление отчетов.

Отчеты передаются с установленной периодичностью: ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые. Также могут быть и разовые отчетные документы, которые составляются при завершении какого-либо действия.

Также составляются отчеты о выполнении планов структурных подразделений.

Некоторые виды отчетов требуют утверждения ректора Академии.

Отчетные документы, направляемые в другие организации должны содержать:

- наименование организации;

- наименование отчета;

- дату составления;

- даты или сроки проведения работы, результаты которых представлены в отчете;

- регистрационный номер;

- место составления;

- составители отчета;

- основания составления отчета;

- подпись, ответственного за составление отчета (руководителя);

- печать организации.