2. Ведомственный архив
Ведомственные архивы – структурные подразделения учреждения или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы.
Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.
Дела временного (до 10 лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.
Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций; время и место образования документов.
К критериям содержания относятся: значимость события (явления, предмета), отраженного в документах; значение содержащейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);наличие резолюций, помет; особенности передачи текста; особенности материальной основы документа; особенности физического состояния документа.
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно - методическими документами, утвержденными Росархивом и другими учреждениями государственной архивной службы РФ. Состав документов, включаемых в состав ГАФ РФ и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием сроков их хранения.
В этих целях составляются типовые и ведомственные (отраслевые) перечни.
Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве
Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.
При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке.
Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно - распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) должны быть оставлены на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры, как правило, выделяются к уничтожению.
НСА (Картотека) – справочник, который содержит сведения о содержании документов на карточках. Карточки располагают в картотеках в зависимости от потребностей организации в информации. Как показывает практика работы архивов организаций, наиболее употребляемой является информация по содержанию организационно-распорядительных документов (приказов по основной деятельности, протоколов, договоров, соглашений, писем и т.д.).
В зависимости от задач по использованию документов могут создаваться предметные и предметно-тематические картотеки.
В предметной картотеке карточки группируют по алфавиту понятий (например, для приказов – по алфавиту наименований участков деятельности: акционирование, производство, сбыт, охрана труда; для писем – по алфавиту наименований организаций-корреспондентов и т.п.)
Целесообразным является создание картотек по личному составу для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.
Карточки должны содержать фамилию, имя, отчество сотрудника организации и поисковые данные (номер фонда, описи, дела и листов) документов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируют по фамилиям в порядке алфавита в пределах одинаковых фамилий по алфавиту имен и отчеств.
При создании и применении автоматизированных систем поиска документов и дел в архивах организаций, традиционные правила регистрации и учета документов и дел, как на стадии делопроизводства, так и в архиве, должны быть использованы при разработке программ для ЭВМ.
Такая преемственность облегчит переход работы в архивоведении на новый технический уровень.