Билет № 11.

1. Структура и функции службы доу

Служба ДОУ – структурное подразделение, занимающееся вопросами документационного обеспечения работы организации, предприятия, учреждения.

Служба ДОУ создается в учреждениях I, II, III категории по объему документооборота. В организациях IV категории по объему документооборота такого структурного подразделения, как правило, не создают.

Категории организаций по объему документооборота:

- I – свыше 100 тыс. документов в год

- II – от 25 до 100 тыс. документов в год

- III – от 10 до 25 тыс. документов в год

- IV – до 10 тыс. документов в год.

Задачами службы ДОУ являются:

- внедрение единого порядка работы с документами

- совершенствование форм и методов работы с документами

- повышение эффективности деятельности аппаратного управления.

Регламентация службы ДОУ осуществляется внутренними локальными актами:

- Положение о службе ДОУ

- Инструкция по ведению делопроизводства в организации

- Должностные инструкции работников службы ДОУ.

При регламентации деятельности работников службы ДОУ необходимо использовать типовые инструкции по делопроизводству той отрасли,к которой относится данная организация.

Квалификационные требования к работникам службы ДОУ:

Руководители службы ДОУ, заместители руководителей и начальники отделов должны иметь высшее профессиональное образование.

Технические исполнители могут иметь среднее профессиональное образование или начальное профессиональное образование по данному направлению деятельности.

Иногда требуется определенный опыт работы (стад работы на руководящие должности составляет 3 года).

Деятельности службы ДОУ определяется Положением о службе ДОУ

Положение – правовой акт, регулирующий и устанавливающий организационный состав, структуру, порядок работ, функциональные обязанности, взаимоотношения работников структурного подразделения.

Положение о службе ДОУ в организации, как правило. Разрабатывается на основании типового положения, действующего по отрасли.

Положение о службе ДОУ – многостраничный документвЮ оформляемый на бланке конкретного вида документа (БКВД)

Реквизиты документа:

- 01,02,03 (один из них) – Герб РФ, субъекта РФ или эмблема

- 08 – наименование организации

- 10 – вид документа

- 11 – дата документа

- 12 – регистрационный номер

- 14- место составления

- 16 – гриф утверждения

- 18 заголовок к тексту

- 20 – текст

- 23 – гриф согласования

- 24 – визы согласования

Утверждает Положение руководитель организации

Текст состоит из разделов, каждый раздел именуется арабской цифрой с точкой. Пункты разделов содержат № раздела и порядковый номер пункта.

Примерные наименования разделов текста и их содержание:

- 1. Общие положения

1.1. Полное наименование структурного подразделения в соответствии со структурой и штатной численностью организации.

1.2. Законодательные и нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ.

1.3. Руководство службы ДОУ осуществляет руководитель службы. В период временного отсутствия руководителя его замещает заместитель руководителя.

2. Структура службы ДОУ

3. Задачи службы ДОУ.

4. Функции службы ДОУ

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

6. Права службы ДОУ.

Количество и наименования разделов могут изменяться в зависимости от структуры организации, объема документооборота.