Міністерство освіти і науки україни

ОДЕСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ

ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

ДО ЛАБОРАТОРНИХ ЗАНЯТЬ ЗА ТЕМОЮ

«MS Office Access»

ЗА КУРСОМ «ІНФОРМАТИКА ТА КОМП'ЮТЕРНА ТЕХНІКА»

Одеса ОНПУ 2009

МІНЕСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ОДЕСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ

ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Затвержено

на засіданні кафедри ІММЗІС

протокол №2 від 29 вересня 2009р.

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

ДО ЛАБОРАТОРНИХ ЗАНЯТЬ ЗА ТЕМОЮ

«MS Office Access»

ЗА КУРСОМ «ІНФОРМАТИКА ТА КОМП'ЮТЕРНА ТЕХНІКА»

для студентів спеціальності 6.020101

Одеса ОНПУ 2009

Методічні вказівки до лабороторних робіт за темою «MS Access» за курсом «Інформатика та комп'ютерна техніка». / Укл. О.В. Ніколаєнко - Одеса: ОНПУ, 2009 — 22с.

Укладач: О.В. Ніколаєнко

ЗМІСТ

Лабораторна робота № 1 4

Тема "Ассеss. Створення структури таблиці (бази даних) і введення даних у таблицю" 4

Лабораторна робота № 2 9

Тема "Ассеss. Робота з фільтрами і запитами" 9

Лабораторна робота № 4 19

Тема "Ассеss. Оформлення звітів. Створення меню." 19

Список літератури 23

Лабораторна робота № 1

Тема "Ассеss. Створення структури таблиці (бази даних) і введення даних у таблицю"

Мета Уміти створювати структуру бази даних, модифікувати її, вводити дані в таблицю і форму, уміти налагоджувати реляційні зв'язки між таблицями.

Теоретичні відомості

База даних (БД)—це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо треба опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з результатами їх успішності, співробітників підприємства чи фірми з анкетними даними, розклади руху різних видів транспорту, пропозиції товарів на ринку, облік матеріалів на складах тощо.

Робота з БД складається зі слідуючих етапів:

1. створення структури БД;

2. введення даних;

3. редагування структури і даних;

4. відшукання інформації в БД;

5. оформлення звітів.

Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Access, FохРго, dВase -системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних(СКБД).

В Ассеss база даних —це файл, який містить дані у вигляді однієї чи кількох таблиць. Окрім таблиць, файл БД має такі об'єкти:форми, запити, звіти, макроси, модулі.

Рис.1.Головне вікно програми Ассеss та вікно БД.

Базу даних в Ассеss створюють у вигляді однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми треба виконати таку послідовність команд: Файл  Создать  закладка Общие  Новая база данных  ОК.

Вибрати потрібну папку і надати файлу назву: Создать закладкаТаблицы Создать. Файли БД мають розширення .mbd (його можна не зазначати).

Крім того, усі об'єкти БД (таблиці, форми, запити тощо)мають власні імена.

Розглянемо структуру таблиці. Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців. Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Запис складається зполів, які формують структуру запису.Структура записуфактично визначає структуру таблиці і всієї БД, якщо в ній є лише одна таблиця.Поле —це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення тощо. Воно має ім'я, значення, характеризується типом і низкою додаткових властивостей. Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів.

Назви полям дає користувач (при створенні імен полів бажано не використовувати пропусків), назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі.

Отже, структура таблиці —це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей, визначених користувачем під час аналізу конкретної задачі. Структура визначає послідовність розташування даних у записі на фізичному носії і вигляд даних на екрані.

Назва поля	Тип поля	Приклад
Прізвище	Текстовий	Сидоренко С.С.
Телефон	Числовий	972216
Дата народженння	Дата	12.12.80
Меморандум	МЕМО	текст про хобі
Оклад	Грошовий	290 грн.
Номер у списку	Лічильник	5
Нагороди	Логічний	Так
Біографія	Гіперпосилання	Текстовий файл
Фотографія	Об'єкт ОLЕ	файл .bmp

Роботу з програмою Ассеss розпочинають у головному вікні на закладці Таблицызі створення структури командоюСоздать. Є декілька способів створення структури:

• режим таблицы ;

• режим конструктора;

• використання майстра бази даних.

Перехід між режимами - командаВид або відповідні кнопки.

Найчастіше структуру створюють у режимі Конструктора (Рис.2). Користувач у цьому випадку задає: назви полів методом введення назви; тип даних методом вибору типу з запропонованого списку; описи, які є необов'язковими; додаткові властивості (характери-стики) полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей:

• довжину поля;

• значення за умовчанням;

• умови на значення, яке вводитимуть;

• формат поля;

• індексованість поля

• тощо.

Рис.2. Режим Конструктора.

У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки властивості фіксуються автоматично згідно з принципом замовчування.

Структуру подалі можна модифікувати як у Режиме таблицы, так уРежими конструктора. Вставити нове поле командоюВставить  Строки. Виокремлене поле вилучають командоюРедактировать Удалять строки. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору.

Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою.

Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в Режиме таблицыз головного вікна бази даних: закладкаТаблицы  виберіть таблицю Открыть.

Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Ширину стопців і висоту рядків змінюють методом перетягування розмежувальних ліній. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат  Скрыть столбец/Отабразить столбцы. Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командоюФорматЗакрепить чи звільняють —Формат Освободить все столбцы.

Для створення стандартних баз даних є спеціальні засоби —майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова.

Д

Рис.3.

ля опрацювання данихрозташованих урізних таблицях требаздійснитизв'язок між таблицями. Зв'язок може бути: один-до-одного, один-до-богатьох (частіше використовується), багато-до-одного та багато-до-багатьох. Для зв'язку використовують поля, в яких значення не повторюються, наприклад, числове поле типу лічильник, поле з персональними номерами співробітників тощо (поле з прізвищами не підходить, бо в БД можуть бути однофамільці). Таке поле називаютьключовим полем, воно позначаеться символом ключа. Встановити ключ можно або поле кнопка абоПравка Ключевое полеабо командою з контекстного меню поля. За умовчанням ключі відображаються у першому полі.

Створити зв'язок та переглянути його можноСервисСхема данных. У вікноСхема даних вставляють потрібні таблиці, а зв'язок налагоджують методом перетягування і накладання назви поля з однієї таблиці на назву поля в іншій. Зв'язок можна анулювати, клацнувши на лінії зв'язку і виконавши команду Delete.ВікноСхема данныхзакривають зі збереженням зв'язків.

Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні Конструктори, у вікно конструктора вводять погрібні таблиці і лише тоді формують зв'язки. Після цього у конструктор таблиці заносять назви полів з різних таблиць (методом перетягування чи іншим).