4.2. Створення звіту

4.2.1. Створення звіту в режимі конструктора

Щоб почати створення звіту, потрібно відкрити базу даних, вибрати у вікні бази даних вкладку Отчеты й клацнути на пункті меню Создать. Відкриється вікно діалогу Новый отчет, представлене на рис. 4.1.

Рис. 4.1. Вікно діалогу Новий звіт

Access показує ім'я обраного запиту або таблиці в нижній частині вікна. У верхній частині вікна вибирається Конструктор й ОК. Відкривається вікно нового звіту в режимі конструктора, аналогічне вікну конструктора форм, приведеному на рис.3.2.

У верхній частині вікна Access можна побачити панель інструментів конструктора звітів і панелі форматування. Крім того, конструктор звітів надає такі засоби, як вікно властивостей, список полів і панель елементів, які виводяться на екран у міру необхідності за допомогою меню Вид.

Для створення звіту потрібно виконати наступні дії:

• розмістити вільний напис у розділі верхнього колонтитула, увести інформацію, задати розмір і шрифт;

• перетягнути поле зі списку полів для заголовка й тут же розмістити написи з назвами стовпців;

• розмістити поля під відповідними заголовками стовпців і вирівняти їх;

• надати звіту зручний для сприйняття вигляд використовуючи для цього різні шрифти, вирівнювання по лівому краю або правому краю та інше.

4.2.2. Створення звіту за допомогою майстра

Як і при створенні форм, можна скористатися допомогою майстра по розробці звітів. Для цього у вікні Новый отчет можна вибрати один з варіантів.

Майстер звітів – запускає основного майстра по розробці звітів, що дозволяє вибрати поля для звітів, задати формати, умови групування, підсумкові функції.

Автозвіт : у стовпець – створюється звіт, у якому кожен запис базового запиту або таблиці представлений у вигляді простого списку, що містить назви й значення полів.

Автозвіт : стрічковий – у звіті цього типу записи базового запиту або таблиці виводяться в одному рядку.

Діаграма – цей майстер допомагає побудувати діаграму й створити у звіті вільну рамку об'єкта OLE з впровадженою діаграмою Microsoft Graph.

Поштові наклейки – цей майстер дозволяє вибрати поля з іменами й адресами, відформатувати їх і створити звіт для роздрукування поштових наклейок.

Після вибору у вікні (рис. 4.1) пункту Мастер отчетов послідовність дій наступна :

- вибрати таблицю або запит як джерело даних;

- вибрати поля для звіту, переславши їх з вікна Доступные поля у вікно Выбранные поля;

- підтвердити запропоновані майстром умови угрупування;

- вибрати додаткові поля для групування записів;

- задати додаткові умови для сортування рядків в області даних звіту;

- натиснути кнопку Итоги, якщо потрібно вивести підсумкові значення для деяких полів;

- вибрати вид макета звітів й орієнтацію друкованої сторінки;

- вибрати один із шести вбудованих стилів оформлення звіту : чорно-білий, простий, строгий й ін.

- задати ім'я звіту, яке майстер використає для створення напису в заголовку звіту й Готово.

Примітки : Перехід від пункту до пункту здійснюється натисканням кнопки Далі.

Розробку складного звіту проводять так само, але на основі базового запиту, складеного з декількох таблиць.