1.7. Обмеження для бази даних

При створенні баз даних повинні враховуватися наступні обмеження :

• таблиця може містити не більше 255 полів;

• таблиця не може мати більше 32 індексів;

• складні індекси не можуть містити в собі більше 10 полів, а загальна довжина полів не може перевищувати 255 байтів;

• загальна довжина рядка таблиці не може перевищувати 2 Кбайта;

• розмір об'єкта OLE не повинен перевищувати 1 Гбайта;

• на число записів у таблиці не існує обмежень, але розмір файлу бази даних Microsoft Access не може перевищувати 1 Гбайт.

1.8. Зміна проекту бази даних

Видалення таблиць

Для того, щоб видалити таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і натиснути клавішу Del. Якщо для таблиці, що видаляється, визначені зв'язки, Access відкриє додаткове вікно з повідомленням, що необхідно також видалити всі зв'язки таблиці. Після натискання на кнопку Так Access видалить всі зв'язки й саму таблицю.

Перейменування таблиць

Щоб перейменувати таблицю, її необхідно виділити у вікні бази даних і виконати команди Правка→ Переименовать. Внести нове ім'я таблиці й натиснути клавішу Enter.

Перейменування полів

Щоб перейменувати поле, необхідно відкрити відповідну таблицю бази даних у режимі конструктора, мишею клацнути на імені відповідного поля, виділивши його, і набрати нове ім'я.

Вставка полів

Щоб вставити нове поле, необхідно відкрити таблицю в режимі конструктора. Виділити рядок, перед яким потрібно вставити поле й виконати команди Вставка → Поле.

Видалення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле, що видаляється. Після цього натиснути клавішу Del.

Переміщення полів

Відкрити вікно таблиці бази даних у режимі конструктора й виділити поле яке треба перемістити, потім перетягнути його мишею в потрібне місце.

2. Робота з даними

2.1. Використання режиму таблиці

0. Перегляд даних

Найпростіший спосіб перегляду бази даних - це відкрити її в режимі таблиці. Для того, щоб переглянути дані однієї з таблиць, необхідно виконати наступне:

1. Відкрити базу даних.

2. Установити покажчик на імені потрібної таблиці й двічі клацнути кнопкою миші.

Використовуючи горизонтальну й вертикальну смуги прокручування, можна виводити у вікні всі поля й записи таблиці. Для переходу до першого, останнього, попереднього або нового запису можна використати кнопку Правка → Перейти. Щоб запис став поточним, досить клацнути в будь-якому місці цього запису.

Для переміщення по таблиці замість миші іноді зручніше використати клавіатуру, особливо при введенні даних.

0. 2.1.2. Зміна макета таблиці

Можна змінювати подання таблиці на екрані: змінювати висоту рядків або ширину стовпців, переставляти або видаляти з екрана стовпці, застосовувати інший шрифт і т.д.

Зміна висоти рядків або ширини стовпців. Легше за все встановити потрібну ширину будь-якого стовпця можна в такий спосіб: установити покажчик миші на його праву границю в області заголовків стовпців (при цьому покажчик прийме вид двонаправленої горизонтальної стрілки) і перетягнути його границю. Таким самим чином можна встановити висоту рядків.

Зміна порядку розташування стовпців. За замовчуванням порядок слідування полів у таблиці такий, як при описі полів під час її створення. Щоб перемістити стовпець, потрібно його виділити й мишею перетягнути в інше місце таблиці.

Приховування стовпців. За замовчуванням Access виводить на екран всі стовпці. Якщо необхідно на екран або принтер виводити тільки певні стовпці, частину з них можна сховати. Для приховування стовпців або виводу схованих стовпців на екран їх потрібно виділити й вибрати команду Формат→ Спрятать столбцы або Формат→Показать столбцы .

Закріплення стовпців. Іноді під час перегляду даних необхідно один зі стовпців увесь час тримати на екрані при прокручуванні інших уліво або вправо. Щоб закріпити один або кілька стовпців, їх потрібно виділити й вибрати команду Формат→ Закрепить столбцы. Access пересуне виділені стовпці в лівий кінець екрана й зафіксує в цьому положенні. Щоб зняти закріплення стовпців, потрібно вибрати команду Формат→ Освободить все столбцы.

Вивід сітки. У режимі таблиці між рядками й стовпцями звичайно відображається лінія сітки. Вона виводиться й при роздрукуванні таблиці. Змінити зовнішній вигляд комірок таблиці можна за допомогою команди Формат→ Ячейки. У вікні діалогу Вид сетки можна сховати горизонтальні або вертикальні лінії сітки, змінити кольори ліній та ін.

Вибір шрифту. Вибрати необхідний шрифт можна командою Формат→ Шрифт.

Збереження макета таблиці. Після форматування таблиці у відповідності зі своїми потребами необхідно зберегти зміни в макеті командою Файл→ Сохранить макет.