4.3. Використання полів, що обчислюються
Можливості звітів Access визначаються їхньою здатністю виконати прості й складні обчислення з даними базової таблиці або запиту. Access надає десятки вбудованих функцій, призначених для обробки даних або для додавання даних у звіт.
Додавання поточної дати. Один з видів інформації, що найбільш часто включають у звіт, є дата підготовки звіту. Для цього Access надає вбудовану функцію Now(), що повертає поточну системну дату й час. Щоб додати поточну дату у звіт, потрібно створити вільне поле у верхньому колонтитулі й встановити властивості Данные в значенні =Now(), а властивість Формат поля – у значення Длинный формат даты.
Виконання обчислень. Інше завдання, що вирішується досить часто – це проведення різних обчислень на основі таблиць. В якості значення властивості Даннные будь-якого елемента керування, що дозволяє виводити дані, можна задати вираз для виконання складних обчислень із використанням арифметичних операторів. Щоб повідомити Access, що у властивості Данные будуть використані вирази, потрібно уведення виразу почати зі знака рівності (=).
Обчислення проміжних підсумків для груп. Ще одне завдання, що звичайно доводиться вирішувати при складанні звіту - це одержання підсумкових величин по групах даних. Для цього в розділи приміток для груп поміщають додаткові вільні елементи керування, у яких використовуються підсумкові функції (sum, min, avg й ін.)
Обчислення загального звіту. Використовуючи розділ приміток звіту, можна одержати загальні підсумки за всіма значеннями кожного поля або виразу. При цьому можна використати будь-які підсумкові функції.
Загальні відомості про макроси
5.1. Використання макросів
В Microsoft Access можна визначити макрос, що виконує практично ті ж дії, які можна реалізовувати натисканням клавіш на клавіатурі або за допомогою миші. Основною перевагою макросів є те, що вони можуть виконуватися у відповідь на багато подій. Подією може бути зміна даних, відкриття або закриття форми або звіту, а також передача фокусу від одного елемента до іншого. У макрос можна включити кілька макрокоманд і задати перевірку умов таким чином, що залежно від значень даних у формах або звітах будуть виконуватися різні дії.
Макроси можна використати для виконання наступних дій:
для відкриття (або закриття) будь-якої таблиці, запиту, форми або звіту в будь-якому доступному режимі;
для виконання запиту на вибірку або запиту на зміни;
для виконання дій залежно від значень у базі даних, у формі або звіті макроси можуть запускати інші макроси або процедури VBA;
для застосування фільтра й запуску додатків;
і багато чого іншого.
5.2. Створення простого макросу
Щоб створити простий макрос, потрібно відкрити вікно бази даних, перейти на вкладку Макросы й натиснути кнопку Создать. При цьому відкривається вікно нового макросу подібне тому, що представлено на мал.5.1.
Рис.5.1. Вікно нового макросу
Верхня частина вікна використовується для визначення нового макросу, а нижня призначена для уведення значень аргументів макрокоманд, включених у макрос. У верхній частині присутні два стовпці із заголовком Макрокоманда й Примечание. Можна побачити всі чотири стовпці, натиснувши кнопки Имена макросов й Условия на панелі інструментів.
У правій нижній частині вікна макросу виводиться коротка довідка, зміст якої залежить від положення курсору у верхній частині вікна макросу. У стовпці Макрокоманда задається одна з більш ніж сорок дев'ять макрокоманд. Якщо клацнути на будь-якій комірці стовпця Макрокоманда, то в правому кінці комірки з'явиться кнопка зі стрілкою вниз. Натискання цієї кнопки відкриває список макрокоманд.
Перед запуском макрос необхідно зберегти командою Файл→ Сохранить как / экспорт. У вікні діалогу ввести ім'я й натиснути кнопку ОК.
Макроси можуть бути запущені безпосередньо з вікна бази даних або вікна макросу. Якщо макрос залежить від якої-небудь форми або звіту, його потрібно зв'язати з відповідною подією й запускати при виникненні цієї події.