Условия отбора

Данные типа Дата
<#31/12/99	Отбор всех записей с датой после 31/12/99
<>#31/12/99	Отбор всех записей, кроме записей с датой 31/12/99
Between #1/1/99# and #31/12/99#	Отбор всех записей с датами 1999 года
In(#1/1/00# ; #1/5/00# ; #12/5/00#)	Отбор записей с перечисленными датами
Данные типа Число или Денежные
>=7 or <3	Отбор всех записей, в которых заданное поле имеет значение, большее или равное 7 или меньшее 3
Between 0 and 100	Отбор всех записей, заданное поле которых имеет значение в диапазоне от 0 до 100
Текстовые данные
“Киев”	Отбор всех записей, заданное поле которых имеет значение "Киев"
<”D”	Отбор всех записей, заданное поле которых начинается с символа A, B или C
Использование символов подстановки
Like “М?ллер”	Отбор записей, заданное поле которых содержит слова: Мюллер, Меллер и т.п.
Like “К*ер”	Отбор записей, заданное поле которых содержит слова: Костер, Кавалер и т.п.

Отметим, что кавычки в текстовых данных так же, как и слово Like, можно не писать – конструктор добавит их за нас.

В общем случае ввод условий отбора не представляет трудностей, но при необходимости можно воспользоваться поддержкой Построителя выражений. Поместим курсор в том столбце, к которому будет применен критерий, а затем щелкнем на кнопке Построить. На экране будет открыто окно Построитель выражений.

Можно выбрать записи данных, одновременно отвечающие нескольким критериям. Для этого критерии необходимо ввести в одну строку под соответствующими именами полей.

Сортировка

В нижней области окна Конструктора запроса находится строка Сортировка. В этой строке можно задать сортировку данных отдельных столбцов в возрастающей последовательности, т.е. от А до Я, либо в убывающей последовательности, т.е. от Я до А. Развернув список Набор значений на панели инструментов, можно ограничить сортировку в таблице или в запросе определенными значениями. В зависимости от типа сортировки Access отобразит на экране, например, только десять верхних или десять нижних значений (самые дорогие товары или, наоборот, самые дешевые).

Параметрические запросы

Параметрические запросы включают параметр, значение которого можно измерять. Предположим, что таблицу клиентов необходимо регулярно просматривать с учетом конкретных данных: региона, почтового индекса или даты выполнения заказа. В подобной ситуации не требуется каждый раз составлять новый запрос, достаточно обратиться к возможностям параметрического запроса. При открытии такого запроса Access предложит указать критерий поиска, и только затем выведет соответствующие записи данных.

Для создания параметрического запроса необходимо включить режим Конструктора запроса и поместить курсор в строке Условие отбора того поля, по данным которого выполняется отбор записей (например, в поле Дата). Вместо постоянного значения введем заключенный в квадратные скобки текст, который Access будет отображать на экране при каждом вызове запроса, (например, [Показать даты]). Текст может быть произвольным, но обязательно должен быть заключен в квадратные скобки.

После вызова запроса на экране появляется диалоговое окно, отображающее текст, введенный в квадратных скобках в качестве подсказки о том, какое условие следует ввести. В поле ввода необходимо ввести значение параметра, по которому будет выполнен отбор записей, например, ввести даты.

В диалоговом окне можно ввести до 37 символов.

Пример параметрического запроса приведен в разделе 11.2.

Вычисления в запросах

Программа Access содержит большой набор встроенных функций. Эти функции доступны из окна построителя выражений. Используя встроенные функции, можно производить различные вычисления в запросах. Примеры таких вычислений приведены в разделе 11.2.

Рассмотрим пример создания с помощью построителя выражений формулы для расчета среднего балла в таблице "Студенты без троек".

1. Запустим конструктор запроса (как это было описано выше). Если запрос уже создан, и в него просто нужно добавить новое поле, то выделим запрос в основном окне "Сессия: база данных" и щелкнем на кнопке Конструктор.

2. Если запрос еще не сохранен, то его нужно сохранить, чтобы из окна построителя выражений были доступны поля запроса. Для сохранения нажмем на кнопку с таким названием на панели инструментов.

3. Пусть в таблицу Конструктора запросов уже введены поля: Фамилия, Математика, Физика, Химия, Ин язык. Поместим курсор в свободное поле таблицы запроса и нажмем на кнопку Построить на панели инструментов. Откроется окно построителя выражений. Окно построителя содержит в верхней части поле для ввода выражения. Ниже расположена строка с кнопками математических операторов: +, -, / и т.д. В нижней части окна имеется три поля; в левом поле выделено название нашего запроса, а в среднем - перечислены названия его полей.

Добавим, что левое окно содержит также много других кнопок-объектов: таблицы, запросы, формы, отчеты, функции и т.д. Если дважды щелкнуть на какой-либо кнопке, то появится более подробное меню, связанное с этом объектом. Например, если щелкнуть на кнопке Функции, а затем на кнопке Встроенные функции, то в среднем нижнем поле появится список типов функций, а в правом поле - названия функций.

Нам нужно написать формулу:

([Математика]+[Физика]+[Химия]+[Ин язык])/4.

Почти все можно сделать с помощью мышки. Щелкнем (один раз) на открывающей скобке "(", щелкнем (дважды) на названии "Математика" - в формуле появится это название в квадратных скобках. Щелкнем далее на знаке "+", затем на названии "Физика" и т.д. Завершим построение формулы, щелкнув на закрывающей скобке ")", на знаке деления "/" и введя с клавиатуры число 4. Закроем окно построителя, нажав на кнопку OK, и вернемся в таблицу конструктора запросов.

4. В поле таблицы увидим нужную формулу и перед ней заголовок: "Выражение1:". Заменим заголовок на более содержательный - "Ср балл". Сохраним двоеточие!

5. Закроем окно конструктора запросов и ответим "Да" на предложение программы Access сохранить изменение структуры запроса. Теперь можем открыть запрос и посмотреть готовый результат.

Если вернуться еще раз в режим Конструктора, то увидим, что в строке Вывод на экран для каждого поля установлен флажок. Если сбросить флажок, соответствующее поле не будет отображено в запросе. Таким образом можно спрятать те поля, которые используются исключительно для вычислений.

Отметим, что формулу вида:

Матем:Avg([Математика])

- проще ввести с клавиатуры.

Дополнительные сведения о запросах

Запросы вызываются так же, как и таблицы. Выделим нужный запрос на вкладке Запросы окна База данных, а затем щелкнем кнопкой Открыть либо дважды щелкнем на имени запроса.

Запросы можно создавать на основе таблиц либо на основе других запросов, что позволит иначе выполнить отбор информации из базового запроса.

Представленные типы запросов можно комбинировать. В один запрос на выборку можно включить и параметры, и вычисления.

Запросы очень удобны для вывода на экран информации полей связанных таблиц. Для создания такого запроса следует указать все связанные таблицы в качестве базовых и перенести необходимые поля в нижнюю область окна Конструктора запроса. Тип связи можно изменить непосредственно в запросе, причем изменение будет касаться только данного запроса. Диалоговое окно изменения связи открывается двойным щелчком на линии связывания.