6. Номенклатура справ факультету

6.1 Номенклатура справ факультету портового інжинірингу ведеться відповідно до вимог нормативних документів № 2-02-9 - « Керування документацією», № 2-02-10 - « Керування записами якості», № 2-03-4 - « Інструкція з діловодства», № 2-02-8 - « Кодифікація і кодування діючих документів».

6.2 На факультеті ведеться і зберігається наступна документація:

Код документа		Найменування документа ( папки з документами)	Термін збереження	Примітка
1-12-18		Зовнішні нормативні документи	До заміни новими
2-04-46		Положення про факультет	До заміни новим
2-08-12		Посадова інструкція декана	До заміни новою
2-08-13		Посадова інструкція заст. декана факультету портового інжинірингу	До заміни новою
2-08-2		Посадова інструкція диспетчера факультету портового інжинірингу	До заміни новими
2-08-193		Посадова інструкція оператора ЕОМ факультету портового інжинірингу	До заміни новою
2-06-1-18		Облікові екземпляри факультетських внутрішніх нормативних документів СМЯ університету	До заміни новими
2-03-9-18		Протоколи засідань вченої ради факультету	3 роки
2-10-1-18	Накази і розпорядження ректора, проректорів університету		До закінчення строку дії
2-09-3-18	Журнал обліку залишення на повторне навчання й академічну відпустку і виходу з відпусток, переводу на заочний факультет і переводу на стаціонар, відрахування з університету		Постійно
2-09-6-18	Списки студентів по курсам і групам, бюджетників, контрактників		5 років
2-09-9-18	Списки студентів факультету за алфавітом(анкети)		5 років
2-12-1-18	Папка вихідних документів		Постійно
2-12-2-18	Папка вхідних документів		Постійно
2-10-2-18	Накази по руху студентів		Постійно
2-10-3-18	Накази по стипендії		Постійно
2-13-1-18	Навчальні картки		Після закінчення в особисту справу
2-10-4-18	Накази по випускам		Постійно
2-10-5-18	Накази по темах дипломних і атестаційних робіт		5 років
2-10-6-18	Накази по організаційній частині		5 років
2-05-11-18	Графіки навчального процесу (модулів та ін.)		3 роки
2-13-3-18	Папка матеріальної відповідальності		Постійно
2-03-10-18	Документи ДЕК		5 років
2-03-6-18	Навчальні типові і робочі плани		До заміни новими
2-03-7-18	Відомості		До закінчення
2-13-4-18	Довідки про тимчасову непрацездатність студентів		До закінчення семестру
2-10-7-18	Розпорядження декана		5 років

Примітки:

1. По закінченні терміну збереження документація або передається в архів університету, або підлягає знищенню.

2. Відповідні папки номенклатури справ повинні мати опис справ, переданих в архів університету, або підлягає знищенню.

3. Відповідні папки повинні мати «Лист ознайомлення» чи інше документальне підтвердження ознайомлення співробітників факультету з документами, що знаходяться в папці.

6.3 В електронному виді на факультеті обробляються і підтримуються наступні дані:

• розклад навчальних занять;

• списки академічних груп;

• архів факультету;

• графіки навчального процесу;

• педагогічне навантаження;

• навчальні і робочі плани;

• накази по нарахуванню стипендії;

• накази по практиках;

• накази по темах дипломних проектів і магістерських робіт;

• система обліку успішності;