Документація з кадрово-контрактних питань

автобіографія особовий листок з обліку кадрів

резюме наказ щодо особового складу

Характеристика трудова книжка

рекомендаційний лист трудовий договір

заява контракт

трудова угода

Особо́вий листо́к з о́бліку ка́дрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі у певному конкурсі.

В ньому обов'язково зазначаються:

• 1. Назва документа.

• 2. Прізвище, ім'я, по батькові.

• 3. Дата й місце народження.

• 4. Відомості про освіту.

• 5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.

• 6. Якими мовами володіє.

• 7. Трудова діяльність.

• 8. Державні нагороди.

• 9. Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.

• 10. Відомості про родину.

• 11. Паспортні дані.

• 12. Домашня адреса.

• 13. Особистий підпис.

• 14. Дата заповнення документа.

Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково наклеює фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа). Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження. Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.

Наказ — це розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетен­ції, обов’язковий для виконання підлеглими.Накази щодо особового складу (це, як правило, індиві­дуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).

Накази складаються з таких реквізитів:

1. Повна назва установи, де видається наказ.

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Номер.

5. Назва (заголовок) наказу (про що наказ).

6. Текст.

7. Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прі­звище).Текст наказу складається, як правило, з констатуючої  та розпорядчої частини.

Констатуюча частина складається зі вступу, де вказується причина видання наказу (наявність розпорядчого документа вищого органу тощо), аргументації (виклада­ються основні факти) та висновку (мета видання наказу). Розпорядча частина містить конкретні пункти, в яких викладається зміст наказу (заходи чи дії, строки, вико­навці, відповідальні тощо).

У текстах наказів щодо особового складу (про зарахування, звільнення, переведення, надання відпустки то­що) слід указувати такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (перший раз у тексті на­казу вказується повністю) особи, яка зараховується (звільняється, переводиться) на посаду.

2. Назва посади (структурного підрозділу), на яку зараховується особа (з якої на яку переводиться, з якої звільняється).

3. Дата зарахування (звільнення, переведення). Якщо в тексті вона відсутня, приймається дата підписан­ня наказу керівником установи.

4. На яких умовах (за контрактом, на постійну чи тимчасову роботу, на який термін, за сумісництвом тощо).

5. Особливі умови (скорочений робочий день, непов­ний робочий тиждень, матеріальна відповідаль­ність тощо).

6. Форма оплати праці (відповідно до штатного роз­кладу, погодинна тощо).

У таких наказах після тексту обов’язково вказується підстава:

1. Для зарахування на посаду — заява особи, яка за­раховується на посаду, згода керівника структурно­го підрозділу тощо.

2. Для звільнення з посади — заява особи, яку звільняють (за власним бажанням, у зв’язку з виходом на пенсію, ліквідація, реорганізація установи тощо з посиланням на відповідні статті КЗпП чи/та інші закони).

3. Для переведення з, однієї посади на іншу — заява особи, яку переводять, або відповідні статті КЗпП тощо.

4. Особа, яка зараховується на посаду (звільняється, переводиться), має ознайомитися зі змістом наказу, розписатися в оригіналі й зазначити дату ознайом­лення з документом.

Трудова́ кни́жка — основний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян і служить для встановлення загального стажу, безперервного стажу, а також спеціального стажу. Під час оформлення на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п'ятиденний термін. До неї заносяться відомості про трудову діяльність, переміщення, звільнення, заохочення працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації понад 5 днів, а також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. Зразок трудової книжки встановлений Постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 року № 301. Зберігається трудова книжка у відділі кадрів фірми, підприємства, установи, де її власник працює, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо власник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи на основі особової справи працівника. Трудові книжки оформляються на всіх працівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, установ, селянських (фермерських господарств), сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. Трудові книжки не оформлюються на працівників, які працюють за сумісництвом та на умовах трудового договору у підприємців, що не є юридичними особами, а також працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (домашні робітники, няньки, водії, охоронці та ін.)

Трудови́й догові́р — угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (далі власник), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник — виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором й угодою сторін. Працівник має право реалізувати свої здібності до продуктивної і творчої праці шляхом укладення трудового договору на одному або одночасно на декількох підприємствах, в установах, організаціях, якщо інше не передбачене законодавством, колективним договором або угодою сторін.

Трудовий договір складається з таких реквізитів:

♦          назва виду документа;

♦          заголовок;

♦          місце складання;

♦          дата;

♦          текст з переліком повноважень і зобов’язань сторін;

♦          юридичні адреси сторін;

♦          підписи;

♦          печатка установи.

Контра́кт — письмова угода, договір, за яким сторони, що його уклали, мають взаємні зобов'язання.

Реквізити контракту:

Назва виду документу із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов’язків, на управління підприємством)

Дата й місце підписання

Орган, що наймає працівника

Посада, прізвище, ім’я, по батькові того, кого наймають

Текст

Підписи сторін – укладачів контракту

Печатка. Що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту:

Загальні положення

Функції та обов’язки керівника (фахівця)

Компетенція і права керівника (фахівця)

Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівця

Відповідальність сторін, вирішення спорів.

Зміна і розірвання контракту

Адреси сторін та інші відомості

Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту

Трудова угода — це документ, що укладається між ор­ганізацією й працівником, який не входить до складу цієї організації, для виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договір­них засадах із відповідними установами та підпри­ємствами.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються в справах за­мовника.

Обов’язковими реквізитами угоди (контракту) є:

1. Назва документа.

2. Місце укладання документа.

3. Дата.

4. Текст. Текст угоди (контракту) укладається довіль­но. Як правило, у тексті вказуються такі відомості:

а. Дані про сторони, які укладають угоду (конт­ракт).

б. Предмет угоди (контракту).

в. Обов’язки й права сторін.

г. Взаєморозрахунки сторін.

д. Відповідальність сторін.

є. Додаткові умови (умови розірвання угоди, термін дії тощо).

ж. Реквізити, підписи сторін.

5. Підписи сторін.

6. Засвідчення (за необхідності).

Автобіографія

Я, Трубчанінова Ольга Сергіївна, народилася 30 листопада 1992 року в с. Новопетрівка, Магдалинівського району, Дніпропетровської області.

В 1999 року пішла до першого класу Новопетрівської загальноосвітньої школи, яку закінчила в 2009 році.

В 2012 році вступила до Полтавського національного педагогічного університету за спеціальністю «Початкове навчання», де навчаюсь і зараз.

Склад сім’я:

Батько - Трубчанінов Сергій Миколайович, 1962 року народження,не працює,пенсіонер.

Мати – Трубчанінова Вікторія Володимирівна, 1967 року народження, соціальний працівник.

Брат – Трубчанінов Андрій Сергійович,1989 року народження , працює оператором в компанії «Київстар».

Сестра – Трубчанінова Анастасія Сергіївна, 1997 року народження, навчається в кулінарному коледжі за спеціальністю «Кухар,кондитер».

07.02.2013

Автобіографія — це опис свого життя. Проте протягом років виробилися певні вимоги до оформлення цього офіційного документа.

Автобіографія подається при оформленні на роботу, при вступі на навчання та в інших випадках. Пишеться вона від руки, на аркуші паперу, іноді на спеціальному бланку. Форма викладу —від першої особи. Прийнято всі відомості подавати в хронологічному порядку.

 Автобіографія — документ, що містить опис життя та діяльності особи і складається нею самою. Автобіографія пишеться у довільній формі, проте існують її обов'язкові складові.

Реквізити:

1. Назва виду документа (Автобіографія).

2. Прізвище, ім'я, по батькові автора.

3. Дата народження (число, місяць, рік).

4. Місце народження.

5. Відомості про освіту (повна назва всіх навчальних закладів).

6. Відомості про трудову діяльність.

7. Відомості про громадську роботу.

8. Сімейний стан і склад сім'ї (батьки, дружина/ чоловік, діти).

9. Домашня адреса і номер телефону,

10.Дата складання.

11. Підпис.

Робота над контрольними орфограмами
№	Контрольна орфограма	Правило	Наприклад
1.	Трубчанінова	З великої літери пишуться:прізвища,імена побатькові,прізвиська,псевдоніми,індивідуальні назви міфологічних істот,назви божеств,присвійні прикметники,утворені від власних слів осіб,власні імена,ужиті у формі множини.	Федій,Яків,Ілліч, Зевс,Стусові вірші, Коперники.
2.	Магдалинівського	М’який знак пишемо:у словах із суфіксами –зьк-; -ськ-; -цьк-.	Галицький,чеське.
3.	Дніпропетровської	З великої літери пишуться:назви держав і автономних одиниць,назви сторін світу,якщо під ними розуміють країни чи народи, географічні власні назви.	Австралійський Союз,країни Сходу,Львів.
4.	Загальноосвітньої	М’який знак пишемо: після д, т, з, с, ц, л, н,і сполучення дз у кінці слова та складу на позначення м’якості відповідних приголосних.	Дядько,гетьман, вісь, міць, крохмаль.
5.	Навчання	Подвоєння відбувається у таких випадках: а) на межі двох префіксів;б)на межі префікса і кореня; в)на межі кореня і суфікса; г)на межі двох суфіксів; д) на межі дієслівної основи і постфікса -ся; є)на межі двох частин складноскорочених слів.	Воз’єднання,денний, іменник,юннат.

РЕЗЮМЕ

Трубчанінова Ольга Сергіївна

Дніпропетровськ, вул.Євпаторійська, буд.100, кв.16Телефон:[phone]Д.р.30.11.1992р.

МЕТА

заміщення вакантної посади продавець-консультант

ОСВІТА

• У 2009році закінчилаНовопетрівську середню загальноосвітню школу №1

• В 2012 році,вступила до Полтавського національного педагогічного університету,де навчаюсь і зараз (заочна форма навчання).

ТРУДОВА ДІЯЛЬНІСТЬ

• З 01.08.12 по 01.02.13 працювала в дитячому магазині “Дочки та Синочки”

ОСОБИСТІ ЯКОСТІ

Характер спокійний, урівноважений, але свої погляди відстоюю активно та аргументовано, доброзичлива, комунікабельна, вмію аналізувати та логічно мислити. Шкідливих звичок не маю.

ДОДАТКОВІ ВІДОМОСТІ

• Володію англійською та російською мовами. Рідна мова – українська.

• Практичний досвід роботи з комп’ютером.

20.05.2013р.

Резюме - це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні досягнення особистості, яка його складає.

Загалом якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме немає. Найчастіше у ньому подаються:

1) назва документа;

2) прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме;

3) мета складання резюме;

4) досвід роботи;

5) освіта;

6) знання мов;

7) контактний телефон.

Може бути й інший варіант розміщення реквізитів: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, потім у зворотному хронологічному порядку перераховуються посади, які ви обіймали до цього, а в кінці зазначається освіта.

Головна вимога до цього документа - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

У фірмах, інституціях, агенціях, установах зазвичай здійснюється комп'ютерне вивчення резюме, що полягає у визначенні головних (стрижневих) слів: назв компаній, фірм, посад, стажу роботи, здобутої освіти. Комп'ютер "переглядає" резюме кожного із претендентів на вакантну посаду й відповідно до кількості знайдених стрижневих слів надає йому певний порядковий номер. Тому, щоб досягнути успіху, під час складання резюме слід дотримуватися певних правил.

1. Формулюйте свою мету зрозуміло, чітко й дохідливо.

2. Вживайте якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.

3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

4. Намагайтеся не вживати слів "я", "ми". Замість них починайте речення активними дієсловами: організував, створив, керував, вивчав, обізнаний з.

5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо це спеціально не передбачено.

6. Не вказуйте розмір заробітної платні й особисті відомості.

7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру (ні в якому разі не крейдяний).

Якщо ви обіймаєте не надто високу посаду, то, складаючи резюме, краще зосередитися на великому досвіді роботи й набутих навичках.

Пам'ятайте: із тексту резюме має вимальовуватися образ автора - досвідченого, надійного, сумлінного працівника.

Робота над контрольними орфограмами
№	Контрольна орфограма	Правило	Наприклад
1.	Продавець-консультант	Через дефіс пишемо: складні іменники, утворені із самостійно вживаних слів, перше з яких підкреслює певну ознаку, особливість предмета	дизель-мотор, стоп-кран, жар-птиця
2.	“Дочки та Синочки”	В лапках пишемо:ындивідуальні назви літературних творів, наукових праць, газет, журналів, кінофільмів, підприємств, пароплавів тощо	Поема “Гайдамаки”, підручник “Історія України”, газета “Українське слово”, журнал “Дзвін”,завод “Південмаш”.
3.	не маю	З дієсловами не пишеться завжди окремо, крім тих, що без не не вживаються ,і тих, яким частка не надає нового значення і може замінюватися одним словом-синонімом.	Не хочу, не розумію,не відчуваю.

Характеристика

Трубчанінової Ольги Сергіївни, учениці 11 класу ЗОШ І-ІІІ ступенів № 2 с.Новопетрівка,Дніпропетровської обл. 1992 року народження, українця, освіта середня.

Трубчанінова Ольга Сергіївна з 1999 до 2009 року навчалася в Новопетрівській загальноосвітній школі с.Новопетрівка,Дніпропетровської обл.  За час навчання в школі зарекомендувала себе здібною дисциплінованою ученицею. До навчання ставиться сумлінно, має глибокі й міцні знання з усіх предметів, усебічно роз­винена. Багато читає художньої літератури.Брала активну участь у культурно-масових заходах.

Брав участь у районних олімпіадах зматематики, іноземної мови , де посідала 3 місце. Захоплюється футболом,волейболом. Виступала за збірну команду школи.

Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, до поведінки това­ришів і відверто про це говорить. Доброзичлива, стрима­на, урівноважена.

Характеристика видана для подання в приймальну ко­місію Полтавського національного педагогічного університету ім. В.Г.Короленко.

Директор школи               (підпис) Тарасенко К.О. (печатка) Класний керівник            (підпис)         Кравченко З.Б. (дата)

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник структурного підрозділу (у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівником установи й керів­ником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.

3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.

4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).

5. Текст.

6. Дата укладання характеристики.

7. Підпис керівника установи (другим може бути під­пис керівника структурного підрозділу, інших по­садових осіб).

8. Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані:

- короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;

- відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах працює або дані про навчання);

- оцінка ділових і моральних якостей особи, став­лення до колег, риси характеру, відомості про стяг­нення, заохочення, нагороди;

- висновки про особу, на яку складається характе­ристика;

- місце, куди подається характеристика.

Робота над контрольними орфограмами
№	Контрольна орфограма	Правило	Наприклад
1.
2.
3.
4.
5.

Рекомендаційний лист

Шановні панове!

У своєму листі від 21.05.2013 року Ви просите дати об 'єктивну рекомендацію пані Міщенко Софії, яка клопочеться про посаду заступника директора з воховної роботи.

Я добре знаю пані оскільки навчалися разом на психолого0педагогічному факультеті Полтавського національного університету.пані Міщенко Софія має досвід 7 років працювала класним керівником та вчителем хімії, біології. За час роботи добре оволоділа досвідом підготовкидітей. Отже, пані Міщенко Софія здібний, перспективний працівник, добра, чуйна, врівноважена людина.

З повагою Трубчанінова Ольга.

Рекомендаційний лист - це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо. Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори "Універсального довідника-практикуму з ділових паперів" чітко окреслюють ці відмінності:

рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;

o за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;

o особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у своїй галузі;

o у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок - "рекомендую" чи "не рекомендую".

Отже, в рекомендаційних листах необхідно вказати:

1. з якого часу ви знаєте особу чи фірму;

2. рівень її професійної майстерності;

3. чи мас вона авторитет;

4. які досягнення має особа тощо.

Робота над контрольними орфограмами
№	Контрольна орфограма	Правило	Наприклад
1.
2.
3.
4.
5.

Генеральному директору

ТОВ “Зоря” Хоменко В.І.

Трубчанінова Ольга Сергіївна

Заява

Прошу прийняти мене на посаду продавець-консультант з 1.05.2013 р.

З правилами трудового розпорядку і умовами праці на робочому місці ознайомлена і згодна.

1.05.2013

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій - повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладеш вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (адресат).

2. Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово Заява з великої літери й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обгрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику.

Робота над контрольними орфограмами
№	Контрольна орфограма	Правило	Наприклад
1.
2.
3.
4.
5.