4

Не слід приймати розпоряджень керівника, не добившись відповіді на питання, до якого терміну вони повинні бути виконані. Тоді керівники, можливо, прийдуть до висновку, що раціональніше призначити конкретні терміни, щоб офіс-менеджер залишила їх у спокої. Численні наради виявляються марними, так як не встановлюється точно, хто відповідає за виконання завдання і до якого терміну його необхідно виконати. Як правило кажуть: "Терміново" або "Найближчим часом". А наскільки терміново або в яке найближчим часом - часто не уточнюють, за всі помилки «платить» офіс-менеджер. Тому офіс-менеджер повинен піклуватися про календар-пам'ятці свого керівника. Багато керівників інколи забувають про свої розпорядженнях, і тому офіс-менеджер зобов'язана думати не тільки за себе, але і за керівника, бути так званим "опікуном".

4. Ділове спілкування і ділові контакти в роботі офіс-менеджера Щоб ділове спілкування було успішним, недостатньо знати специфіку ділового мовлення, її лексику, граматику і стилістику. Треба навчитися користуватися своєю мовою так, щоб зацікавити співрозмовника, вплинути на нього, завоювати на свій бік, успішно говорити з тими, хто симпатизує вам, і з тими, хто проти вас, брати участь у бесіді у вузькому колі та виступати перед широкою публікою. До діловій розмові офіс-менеджера пред'являються вимоги правильності, точності, стислості та доступності мови.Розглянемо кожне з них окремо Голуб І.Б., Розенталь Д.Е.Секрети хорошою промови .- М.: Міжнародні відносини, 1993. Перше і неодмінна вимога до ділової розмови - правильно говорити. Хоча норми усного ділового мовлення не такі самі, як у її письмової форми, що говорять зобов'язані прагнути до правильності своєї мови. Необхідність дотримання цієї вимоги продиктована тим, що більшість учасників ділової бесіди, які самі допускають мовні похибки, не пропустять нагоди відзначити (якщо не вголос, то подумки) найбільш очевидні помилки в мові розмовляє з ними партнера. До того ж поки ви не будете твердо знати, що ваша мова з точки зору її лексико-стилістичних норм є правильною, вам не позбутися відчуття невпевненості. Тільки повна впевненість у цьому відношенні дає можливість зосередитися не на словах, а на ділі. Щоб мова була правильною, слова слід вживати в суворій відповідності з їх значенням. Тим часом помилки у слововживанні - найбільш поширений мовний недолік учасників ділових розмов. Візьмемо такий приклад: «Погода супроводжувати розвантаженні платформ» (замість «Завдячувало»). У даному випадку використано слово без урахування його семантики. Грубі лексичні помилки в мові можуть бути викликані помилковими асоціаціями, які часто виникають під впливом неправильного вибору пароніми. Нерідко плутають слова «статут» і «статус», «апробувати» (тобто дати офіційне схвалення на підставі перевірки) і «опробірован» (тобто випробувати, пробі до застосування). Для правильного вживання слів у мові недостатньо знати їх точне значення, необхідно ще враховувати лексичну сполучуваність слів, тобто їх здатність з'єднуватися один з одним. Мимовільне порушення лексичної сполучуваності - дуже поширений недолік усного мовлення. Нерідко зустрічається неправильний вибір прийменника або недоречне його використання, наприклад: «Дирекція вказала ПРО ТЕ, що ...» (треба: вказала НА ТЕ, що ...). «Фірма-постачальник наполягає ПРО ТЕ, щоб ...» (треба: наполягає НА ТЕ, щоб ...). ТОЧНІСТЬ І ЯСНІСТЬ МОВИ - найважливіша вимога до будь-діловій розмові. Під точністю ділового мовлення розуміється відповідність висловлювань думок. Щоб мова була точною, потрібно вживати слова у відповідності з тими значеннями, які за ними закріплені. Точність і ясність висловлювань взаємопов'язані. Точність надає їм ясність, а ясність висловлювань випливає з їх точності. У діловому мовленні офіс-менеджера часто зустрічаються слова, що не стали загальновживаними, але активно використовуються в діловій сфері. Це так звані професіоналізми, які служать для позначення різних виробничих процесів, знарядь виробництва, сировини, одержуваної продукції і т.д. На відміну від термінів, що представляють собою офіційні наукові найменування спеціальних понять, професіоналізми сприймаються як «напівофіційні» слова, які не мають строго наукового характеру Голуб І.Б. Стилістика сучасної російської мови .-- Вид. 2-е, испр. і доп .-- М.: Вища школа, 1996. Слова-паразити, це мовне явище. Це така ж проблема, як і проблема правильного вибору слів. Слова-паразити - це перешкода, причому чимала. Вони роблять мова водянистою, відбирають у неї силу та емоційність. Як правило, ці слова доводять: ви не впевнені в тому, що говорите. Однак багато хто так звикли до них, що заповнюють ними всі паузи в мові. Паузи між пропозиціями, групами слів, що виражають закінчену думку, повинні бути. Немає необхідності заповнювати їх чим-небудь. Крім того, безперервно вимовляючи якісь звуки, ви позбавляєте себе тих нічим не зайнятих миттєвостей, під час яких можна спокійно подумати про те, що сказати співрозмовнику. Точність і ясність усного ділового мовлення обумовлена ​​не тільки цілеспрямованим вибором слів і виразів. Не менш важливий вибір граматичних конструкцій, що припускає точне проходження нормам зв'язку слів у фразі. Можливість по-різному поєднувати слова в словосполучення породжує двозначність. Так, двозначна конструкція: «В інших товарах подібні маркіровки відсутні" (інші товари або подібні маркіровки відсутні - неясно). Стислість - найважливіша вимога до будь-якій формі ділового мовлення офіс-менеджера, оскільки така мова характеризується, як ми вже відзначали, суто прикладним характером в подачі повідомляються відомостей. Це означає, що офіс-менеджер не зловживає часом і терпінням слухача, уникаючи непотрібних повторів, зайвої деталізації і словесного сміття. Кожне слово і вираз служить тут мети, яку можна сформулювати наступним чином: по можливості точніше й коротше викласти слухачам суть справи. Тому слова і словосполучення, що не несуть ніякого смислового навантаження, повинні бути повністю виключені. ВИЗНАЧЕННЯ потрібні для слів, значення яких співрозмовники не знають, і для термінів, що вживаються говорить на особливому значенні. Зазвичай найвиразніший спосіб дати визначення якогось поняття полягає в тому, що ви скажете: «Наведу приклад, що пояснює, що я маю на увазі» - і потім викладіть конкретний випадок, який типовий для цього поняття. Одним з важливих ділових контактів є взаємини керівник-офіс-менеджер. Оскільки офіс-менеджер є першим помічником керівника, він повинен виконувати роботу в його стилі. Фактично офіс-менеджер є особистим організатором керівника, допомагає йому в плануванні робочого часу, а також у виконанні намічених заходів, звільняючи від виконання допоміжних технічних операцій, фільтрує потоки кореспонденції, телефонних дзвінків та відвідувачів. На жаль, на практиці офіс-менеджер часто зустрічається з такою труднощами, як необов'язковість керівника щодо інформації про його місцеперебування, що створює великі труднощі. У таких випадках офіс-менеджер має право прямо запитати, куди йде керівник і коли повернеться. Слід врахувати, що не всі керівники вміють раціонально планувати свій робочий час. Допомогти керівнику у цьому - завдання офіс-менеджера. Необхідно послідовно, але не нав'язливо виховувати потребу в плануванні часу. Бажано разом з керівником щодня уточнювати заплановані заходи на наступний день. Робити це можна під час ранкового доповіді про поточні справи і кореспонденції або під час вечірнього доповіді. Офіс-менеджер повинен в облікових формах відзначити і повідомити відвідувачу час відвідування. Час обідньої перерви у офіс-менеджера та керівника не повинно збігатися. Одна з головних задач офіс-менеджера - бути чуйним посередником між керівником і підлеглими. Він повинен докласти максимум зусиль для створення сприятливої ​​обстановки та ділових відносин з іншими співробітниками.Знаючи режим і характер роботи керівника, офіс-менеджер може в разі потреби надати допомогу співробітникам в організації прийому їх керівником; допомогти скласти документ, що задовольняє особисте прохання і т.п. Офіс-менеджеру важливо встановити ділові контакти з співробітниками різних підрозділів свого підприємства. У деяких випадках офіс-менеджеру доводиться виступати від імені керівника. Дуже важливо вміти чемно і чітко давати потрібні вказівки, контролювати їх виконання Устименко М. Офіс починається з офіс-менеджера / / Молодість Сибіру. № 52, 2002.

Основне завдання офіс-менеджера в роботі з телефоном - звільнити керівника від дзвінків. Допомога офіс-менеджера в організації службових розмов по телефону сприяє раціональній організації роботи керівників. Офіс-менеджер завжди повинен пам'ятати про необхідність дотримання службової таємниці. Обов'язки офіс-менеджера різні залежно від того, який вид прийому проводиться керівником. Прийом відвідувачів можна розділити на три види: 1) прийом співробітників своєї установи по поточним справам 2) прийом представників інших організацій 3) прийом з особистих питань Офіс-менеджер повинен пам'ятати, що відвідувач будь-якого рангу, без винятку, може увійти до кабінету керівника тільки після доповіді офіс-менеджера. Якщо відвідувач прийшов без попередньої домовленості, то офіс-менеджер може самостійно вирішити: доповісти про нього негайно або записати на прийом. Особливу увагу секретар повинен виявляти до організації прийому керівником відвідувачів з особистих питань. Офіс-менеджер повинен допомагати керівникові орієнтуватися в інформаційних потоках, знаходити, обробляти потрібну інформацію, а іноді й готувати інформаційно-оглядові реферати. Офіс-менеджер повинен уважно переглядати статті, що розкривають цікавлять керівника питання виробничої діяльності, науково-технічні результати і т.д. Найбільш важливі місця в статтях можна виділити закладками або підкреслити. Складаючи реферат, офіс-менеджер не повинен вносити будь-які доповнення від себе. Якщо необхідно, в реферат можуть бути включені таблиці, схеми, графіки. У повсякденній роботі офіс-менеджер повинен щодня збирати і фіксувати в щоденнику дані, які можуть цікавити керівника і уточнювати їх у фахівців. Керівнику слід представляти тільки достовірну інформацію, перевірену.

ВИСНОВКИ

Виходячи з поставлених у вступі завдань, можна зробити наступний висновок. Офіс-менеджер представляє свого керівника, і по ньому судять, іноді, навіть про фірму. Перш за все, у офіс-менеджерів має бути доброзичливим, уміти поводитися з відвідувачами, розташувати їх до себе. Для успішної роботи офіс-менеджера, слід мати на увазі, що це - специфічна діяльність, яка пред'являє до людини специфічні вимоги. Наприклад, такі, як компетентність, це означає, що кожен офіс-менеджер повинен знати: що робити і як робити свою роботу найкращим чином. Це, звичайно, не виключає того, що кожен офіс-менеджер працює в своїй, тільки йому притаманною манері. Вимога підходити до всіх справ з гідністю і відповідальністю це більше ніж просто ділова етика. Кожен офіс-менеджер точно повинен знати: за яку роботу, і за якими критеріями він несе абсолютну відповідальність. Ця відповідальність ніколи, і ні за яких обставин не може бути передана комусь іншому (підлеглому) навіть у тих випадках, коли керівника немає на робочому місці. Звідси і гідність, адже воно визначається постійним колом відповідальності. Висока працездатність розуміється досить своєрідно.Працездатність - це не тільки здатність довго і якісно працювати. Це вміння найбільш оптимальним чином організовувати свою працю. Це і терпіння, без якого неможлива тривала напружена робота. Офіс-менеджер - важлива професія, особливо в наш час, в епоху створення все нових і нових фірм. Більшою мірою від нього теж буде залежати успіх фірми чи підприємства. В даний час існує досить велика кількість різних курсів, що дають навички та знання, необхідні для виконання обов'язків офіс-менеджера. Але, в основному, на цю посаду призначаються особи, які мають незакінчену вищу або вищу освіту. Іноді офіс-менеджери «виростають» з адміністраторів офісу. Перспектива ж подальшого зростання у великих компаніях з іноземними інвестиціями - від офіс-менеджера до віце-президента з автоматизації управління.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Бондарева Т. Н. Секретарська справа. - М., Вища школа, 1999 р. 2. Голуб І.Б. Стилістика сучасної російської мови .-- Вид. 2-е, испр. і доп .-- М.: Вища школа, 1996. 3. Ладанов ІД. Майстерність ділової взаємодії .-- М.: НТК «Менеджер», 1999. 4. Мартін Д. Маніпулювання зустрічами: Як добитися чого ви хочете, коли ви цього хочете / / Пер. з анг .-- К.: Амалфея, 1996. 5. Менеджмент організації: Учеб. посібник / За ред. З.М.Румянцевої, І.А. Саломатина. М.: ИНФРА-М, 1996. 6. Рішар, Каус. Офіс-менеджер закладу. Організація роботи. - М., Економіка, 1993. 7. Скріптунова Е. Як непросто бути гарною господинею офісу, або Забезпечення офісу всім необхідним / / Секретар-референт. № 9, 2004. 8. Устименко М. Офіс починається з офіс-менеджера / / Молодість Сибіру. № 52, 2002. 9. Харрісон Д. Організація роботи офіс-менеджера установи.- М., Економіка, 1992. 10. Шепель В.М. Секрети особистого шарму .-- М.: Культура і спорт, ЮНИТИ, 1994. 11. Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офіс-менеджер. / / Кадри підприємства. № 3, 2002.