4

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ

НАЦІОНАЛЬНА АКАДЕМІЯ КЕРІВНИХ КАДРІВ,

КУЛЬТУРИ І МИСТЕЦТВА

ІНСТИТУТ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ТА СОЦІАЛЬНИХ

КОМУНІКАЦІЙ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА ТА УПРАВЛІННЯ СОЦІАЛЬНИМИ КОМУНІКАЦІЯМИ

КОНТРОЛЬНА РОБОТА

з дисципліни « Теорія і практика референтської діяльності »

на тему: « Основні напрями діяльності офіс - менеджера »

Виконала: студентка заочної форми навчання IV курсу групи ДФ – 170 Кабанова О. В. Перевірила: Добровольська В. В.

Київ - 2012

ЗМІСТ

ВСТУП……………………………………………………………………………3

1. Спосіб організації та психологічні аспекти роботи офіс-менеджера.…5

2. Основні посадові обов'язки офіс-менеджера……………………………10

3. Організація робочого місця і допомогу в роботі керівника……………16

4. Ділове спілкування і ділові контакти в роботі офіс-менеджера……….20

ВИСНОВКИ……………………………………………………………………...26

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ…………………………………...28

ВСТУП

Якість та ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням офіс-менеджера зі знанням справи виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу на виконання технічно функцій. Актуальність теми даної роботи обумовлюється тим, що в Україні покладання на секретаря або адміністратора обов'язків офіс-менеджера пояснюється крім різних особливостей нашого менталітету (загальновідомо, що за радянських часів аналогом даній посаді був секретар з «деякими повноваженнями» свого керівника - чим «вище» був керівник, тим "вище" були повноваження його секретаря), також і прагненням вітчизняних роботодавців до універсалізації персоналу та економії коштів на людські ресурси. Але оскільки ця посада прийшла до нас з-за кордону, то, судячи по закордонних тенденціям, така практика вже «відмирає». На сьогоднішній день офіс-менеджер - це керівна посада. Найчастіше офіс-менеджером називають секретаря або адміністратора офісу. Навряд чи це обгрунтовано, так як і секретар, і адміністратор позбавлені (або майже позбавлені) владних повноважень. Так як всі посади, що містять у своєму найменуванні слово менеджер (англ. manager - управляючий, завідувач, директор) так чи інакше, припускають наділення працівника керівними повноваженнями. Для написання даної роботи, мною була досліджена відповідна література, в якій вивчена проблема організації роботи офіс-менеджера. У роботах Т.М.Бондаревої, Рішара, Каус, Д. Харрісона, та інших вчених сформульовані загальні принципи і критерії роботи офіс-менеджера. У даній роботі мною також були використані останні роботи західних авторів і консультантів з менеджменту, а також праці відомих вітчизняних лінгвістів, логіків і фахівців у сфері управління. Об'єктом дослідження даної роботи є сукупність посадових повноважень офіс-менеджера, предметом дослідження є організація роботи офіс-менеджера. Мета дослідження полягає в комплексному вивченні проблеми організації роботи офіс-менеджера, що є координуючим центром конкретного структурного підрозділу. Виходячи з даної мети, вирішуються наступні завдання: - розглянути спосіб організації та психологічні аспекти роботи офіс-менеджера; - визначити організацію робочого місця офіс-менеджера; - розібрати в чому полягає допомога офіс-менеджера в роботі керівника; - проаналізувати ділове спілкування в роботі офіс-менеджера. Дана робота складається з вступу, чотирьох питань, висновків, списку використаної літератури.

1. Спосіб організації та психологічні аспекти роботи офіс-менеджера Якість та ефективність роботи апарату управління багато в чому визначається вмінням офіс-менеджера зі знанням справи виконувати свої обов'язки, звільнити керівника від нераціональної витрати часу на виконання технічно функцій. Офіс-менеджер є координуючим центром конкретного структурного підрозділу, що на практиці означає повну поінформованість про місцезнаходження осіб свого підрозділу, правильне оформлення листування, підготовку організацію телефонних розмов. Все це особливо необхідно для оперативного виконання термінового завдання керівництва певним посадовим особам закріпленого підрозділу. Офіс-менеджер не приймає рішень з питань, що входять у компетенцію свого керівника, однак вона безпосередньо бере участь у проведенні в життя прийнятих рішень. І тут особисті якості офіс-менеджера, такі, як енергійність, самодисципліна, самоконтроль, рішучість, доброзичливість, почуття справедливості, поряд з особистою чарівністю відіграють велику роль. Офіс-менеджер є сполучною ланкою між своїм керівником і підлеглими. Офіс-менеджер представляє керівника також і перед іншими установами, і по ній найчастіше судять як про її керівника, так і про її організації Рішар, Каус. Офіс-менеджер закладу. Організація роботи. - М., Економіка, 1993. Механізація і автоматизація управлінської праці вимагають від офіс-менеджера постійного підвищення своєї ділової кваліфікації, діловодства. Одним із шляхів забезпечення високої ефективності роботи апарату управління є правильна організація роботи такої масової категорії допоміжних співробітників як офіс-менеджери. Однак у цій галузі необхідно відзначити суттєві недоліки: як правило, підготовка офіс-менеджера зводиться головним чином до освоєння технічних навичок - вміння працювати на комп'ютері та іншої офісної техніки, і т.п. Питання ж раціональної організації роботи офіс-менеджера, різні психологічні аспекти його діяльності глибоко не вивчаються.Необхідні навички виробляються у офіс-менеджерів у процесі тривалої практичної роботи методом "проб і помилок". Широке поширення мікроелектроніки, комп'ютерів індивідуального користування, потужних засобів автоматизованої обробки тексту і графічної інформації, високо ефективних пристроїв її зберігання і пошуку, сучасних засобів зв'язку та мереж електронно-обчислювальних машин дозволяють деяким фахівцям ставити питання про перспективи створення електронної контори майбутнього.Може бути, при такому рівні розвитку техніки вже не має істотного значення організаційні та психологічні аспекти праці службовців, і техніка здатна вирішити всі проблеми, забезпечити високоефективну працю керівника і офіс-менеджера. Звичайно ж, ні. Ефективно за допомогою сучасної техніки вирішуються лише питання автоматизації інформаційних процесів, тобто ті, які найбільш добре піддаються формалізації. Значно важче формалізувати процеси та зв'язку у сфері прийняття управлінських рішень, хоча і тут робляться спроби використання досягнень сучасної обчислювальної техніки. Тим не менш, в управлінській діяльності все ще велика роль інтуїтивних, вольових рішень. Дуже великий вплив на ефективність праці у сфері управління надають і психологічні аспекти стосунків між людьми. Робляться спроби перебудови організаційної структури низки фірм США з використанням підходу до управлінського праці як до процесу обробки інформації. За допомогою створення автоматизованих центрів обробки інформації на ЕОМ намагалися домогтися скорочення числа службовців і підвищення продуктивності праці в сфері управління. Однак при реалізації такого підходу яскраво проявилися незручності роботи для керівників вищої та середньої ланки при заміні особистих офіс-менеджерів централізованої службою підготовки та обробки інформації. В результаті були змушені повернутися до колишніх організаційним структурам. Ймовірно, ключем до вирішення цієї проблеми є комплексний підхід, заснований на спільному використанні досягнень сучасної техніки, раціональної організації праці і людських взаємин у сфері управління. Таким чином, офіс-менеджер - один з керівних працівників підприємства, який підпорядковується безпосередньо директору. Його основним завданням є організація та забезпечення роботи офісу. Під офісом у даному випадку розуміється відокремлена складова частина підприємства, яка виконує адміністративні функції, призначена для розміщення адміністративно-управлінського персоналу та здійснює взаємодію з клієнтами. Можна виділити наступні вимоги роботодавців до вакансій офіс-менеджерів і секретарів. Принципово їх можна розділити на ділові та особисті якості. До ділових відносяться в першу чергу відносяться професійні навички (високий рівень базової освіти, добре володіння ПК, оргтехнікою, хороше знання російської та іноземної мови, діловодства). Організаторські якості увазі вміння організовувати свою роботу, роботу офісу, поїздки керівника, прийом гостей. Важливим є ініціативність - уміння самостійно приймати рішення в рамках своїх повноважень і пропонувати дії з поліпшення існуючих норм, правил і т.д. Так само роботодавці звертають увагу на пунктуальність, старанність, відданість фірмі. Серед особистісних якостей на першому місці стоїть комунікабельність, яку визначають як уміння легко встановлювати контакти з різними за характером і статусу людьми - і це логічно. На другому - зовнішній вигляд. Здатність відокремити головне від другорядного у роботі часто відсутня у багатьох керівників. Це призводить до того, що співробітники, а також інші служби бувають перевантажені потоком нестравною інформації. Цю проблему офіс-менеджери вирішують шляхом виявлення сенсу роботи з кола виконуваних ними обов'язків, замість того, щоб відповідно до логіки надходити навпаки Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офіс-менеджер. / / Кадри підприємства. № 3, 2002. Головне в будь-якій справі можна знайти, лише володіючи критерієм важливості, тобто вміння визначати різні за значенням мети: загальні, приватні. Тому необхідно виробити в собі здатність якомога швидше і точніше це сделать.рассматрівая проблему раціональної організації роботи офіс-менеджера, визначається, що сюди відносять, перш за все. Порядок розташування документів: 1. Вхідна кореспонденція: матеріали, які надходять до секретаріату. 2. Поточна обробка: матеріали, які вже відпрацьовані або повинні бути незабаром завершені. 3. Вихідні матеріали: те, що йде з секретаріату. Ці групи документів повинні бути зібрані в папки або обкладинки.Вихідні документи необхідно розділити на: а) власне вихідну пошту, що йде за межі підприємства; б) документи, що розсилаються в межах підприємства; в) документи, призначені для підшивки у справи. Поточну роботу слід розділити на: 1. Строкову - до виконання сьогодні (матеріали для телефонних переговорів повинні знаходиться окремо). 2. Менш термінову. Слід скласти всі разом те, що відноситься до певної справи, в одну папку або обкладинку. 3. Призначені терміни виконання роботи та прийому відвідувачів. Матеріали повинні розташовуватися в шафі зі справами так, щоб і керівник, і його помічник, і інші співробітники могли відразу знайти їх. Сам список термінів повинен бути складений і покладений в окрему папку. 4. Документи постійного вживання. Це відділення не повинно бути занадто великим. У ньому може лежати тільки те, чим користуються особливо часто. Час від часу необхідно перевіряти, чи всі документи часто бувають потрібні в даний час. Якщо цього вчасно не робиться, то накопичується достатня кількість документів, серед яких часом важко знайти необхідний, витрачається зайвий час на його пошуки. Перевірку краще виконувати у вільний від основної діяльності час, щоб не відволікатися і нічого не переплутати.

2. Основні посадові обов'язки офіс-менеджера У перелік обов'язків офіс-менеджера входять такі, які і забезпечують виконання вищеназваних функцій. Умовно їх можна розділити на п'ять груп: 1. Управлінські. Ці обов'язки мають на увазі: - Побудова організаційної структури офісу; - Планування роботи офісу; - Керівництво персоналом офісу - адміністратором, секретарями, кур'єрами, телефонними операторами та ін (розподіл обов'язків, делегування повноважень, організація навчання персоналу, планування його кар'єри і т.д.); - Розробку та впровадження в офісі корпоративної культури відповідно до прийнятої на підприємстві в цілому; -Розробку політики спілкування з клієнтами. 2. Адміністративні. Під адміністративними обов'язками розуміються організація діловодства в офісі, побудова взаємин між структурними підрозділами, «зонування» офісу і т.д. 3. Господарські обов'язки. Вони починаються з організації закупівлі офісної техніки, комплектуючих, витратних матеріалів і закінчуються керівництвом по установці устаткування і постановці його на технічне обслуговування, забезпеченням взаємодії з обслуговуючої сервісної організацією. 4. Контрольні обов'язки. Тут мається на увазі проведення інвентаризацій і ревізій матеріальних цінностей, атестація персоналу, організація внутрішньої звітності та здійснення інших заходів з контролю. 5. Звітні. Вони включають в себе організацію підготовки звітів перед вищим керівництвом для контролю з боку останнього. Як видно з перерахованих обов'язків, офіс-менеджер - працівник, від якого залежить якщо не половина, то досить значна частка успішного функціонування офісу. Це «ключова» посаду, от чому і вимоги до неї - підвищені Щур Д.Л., Труханович Л.В. Офіс-менеджер. / / Кадри підприємства.№ 3, 2002. Треба сказати, що все перераховане вище стосується, перш за все, до «ідеального» офіс-менеджеру і характерно для досить великих компаній. У невеликих підприємствах, офіс-менеджер може бути керівною ланкою середнього рівня, які мають, з одного боку, урізаними, в порівнянні з вказаними, повноваженнями, а з іншого - додатковими, не зовсім властивими їм обов'язками, як то: безпосереднє ведення діловодства (в тому числі кадрового) або виконання частини функцій менеджера по персоналу (наприклад, таких, як пошук необхідних фахівців для офісу, проведення попередніх співбесід і т.д.). Іноді на офіс-менеджера покладаються навіть обов'язки з ведення первинної бухгалтерії - він сам повинен працювати з банківськими документами, виписувати рахунки-фактури, накладні, видаткові і прибуткові ордери і т.д. На торгових підприємствах офіс-менеджеру часто ставиться спілкування з клієнтами та координація продажів. Але повторимося - все це від бажання універсалізації персоналу, нерозуміння сутності даної посади і не зовсім вірного застосування термінології. Синтез обов'язків, покладених на офіс-менеджера на російських підприємствах, дозволяє сказати, що цей працівник: 1. Організовує структуру (зонування) офісу, виходячи з поставлених вищим керівництвом завдань і профілю підприємства. 2. Вибирає на основі рекомендацій тих-нічної служби підприємства і організовує закупівлю офісної техніки (комп'ютерів, принтерів, факсимільних апаратів, телефонів, міні-АТС, копіювальних машин, диктофонів і ін), її установку і введення в експлуатацію. 3. Розробляє і складає графіки проведення профілактичних і поточних ремонтів обладнання, періодичних закупівель витратних матеріалів, а також порядок утилізації та списання обладнання, яке виробило свій ресурс. 4. Забезпечує підготовку та організацію роботи офісу (здійснює керівництво організацією робочих місць персоналу офісу, організовує перевірку офісного обладнання на предмет визначення готовності до експлуатації, перевіряє санітарні умови роботи в приміщеннях офісу (освітлення, вентиляцію, температурний режим, тощо). 5. Організовує використання в роботі офісної оргтехніки; здійснює контроль за належним станом офісного обладнання, офісних комунікацій; забезпечує взаємозв'язок з сервісними організаціями з технічного обслуговування офісної техніки (розробляє схему дій персоналу при виявленні несправностей офісної оргтехніки і іншого устаткування, за викликом фахівців для проведення ремонтних робіт і інших видів технічного обслуговування). 6. Організовує забезпечення необхідними для роботи офісу товарно-матеріальними цінностями (аналізує і визначає потреби в матеріально-технічному забезпеченні та обслуговуванні офісу, складає плани на канцтовари, витратні матеріали та ін; перевіряє наявність канцтоварів і видаткових матеріалів; аналізує пропозиції, структуру цін, системи знижок ; забезпечує розміщення замовлення у постачальників; укладає договори). 7. Визначає порядок одержання товарно-матеріальних цінностей, організовує платежі за їх поставку, оформляє доручення. 8. Організовує роботу з ведення бюджету витрат на офісні потреби, по оптимізації прямих і непрямих господарських витрат. 9. Забезпечує зберігання товарно-матеріальних цінностей (канцтоварів, витратних матеріалів тощо), необхідних для роботи офісу, організує облік і видачу предметів і засобів праці працівникам офісу. 10. Організовує роботу з інвентаризації господарства офісу. 11. Координує роботи з ведення діловодства (оформлення, реєстрації, проходженню і зберігання документації відповідно до стандартів діловодства); організує документообіг офісу. 12. Організовує прийом і розсилку ділової кореспонденції (реєстрацію і обробку вхідної та вихідної кореспонденції), веде в межах своїх повноважень ділове листування. 13. Організовує: - Зустріч, прийом, реєстрацію і необхідне обслуговування візитерів, гостей, делегацій, клієнтів, партнерів; - Прийом візитних карток, аналіз їх змісту, їх зберігання; - Материальнотехнической забезпечення переговорів, презентацій, нарад, конференцій, семінарів та інших заходів. 14. Організовує та проводить ділові переговори (планує ділові зустрічі, визначає лінію ділових переговорів, управляє переговорами з дотриманням правил етикету та протоколу, організує документальне оформлення переговорів, аналізує результати ділових зустрічей). 15. Керує працівниками офісу: розподіляє обов'язки між ними; доводить до відома працівників завдання та прийняті щодо них рішення; визначає ступінь відповідальності працівників; розробляє стандарти якості роботи та критерії оцінки якості роботи; аналізує ефективність роботи; здійснює контроль за виконанням прийнятих рішень. 16. Організовує роботу секретарів на телефоні (телефонних операторів) по веденню телефонних переговорів (прийом вхідних дзвінків, управління вихідними дзвінками, переадресація дзвінків), прийому і відправки телефонограм; контролює культуру мови секретарів (операторів). 17. Здійснює контроль за трудовою дисципліною працівників офісу (складає розпорядок роботи офісу, контролює його дотримання, веде облік порушень, аналізує причини порушень і вживає заходів щодо недопущення порушень розпорядку роботи офісу і трудової дисципліни). 18. Призначає працівників, які несуть матеріальну відповідальність за передані їм для виконання робочих завдань товарно-матеріальні цінності; визначає схеми передачі товарно-матеріальних цінностей від однієї матеріально-відповідальної особи іншій. 19. Забезпечує виконання працівниками корпоративних правил і норм поведінки. 20. Розробляє і впроваджує системи мотивації та дисциплінарної відповідальності працівників офісу, здійснює контроль за реалізацією системи матеріального і морального стимулювання працівників офісу. 21. Надає працівникам офісу допомогу у вирішенні виникаючих у ході роботи проблем, вживає заходів щодо попередження конфліктних ситуацій. 22. Координує роботу офісу з підготовки до закриття (приведення в порядок робочих місць, відключення офісного устаткування, в т.ч. освітлення, активування систем охоронної сигналізації, тощо) та підготовки до нового робочого дня. 23. Забезпечує взаємодію офісу з іншими структурними підрозділами підприємства. 24. Організовує спільно зі службою безпеки проведення робіт з планування та впровадження заходів з підтримки внутрішньоофісної режиму та інформаційної безпеки. 25. Керує підготовкою звітної документації для вищого контролю. До офіс-менеджеру пред'являються такі вимоги: Знання: призначення і завдань роботи офісу, принципів його зонування; структури та обладнання офісу; правил користування оргтехнікою; основ менеджменту; сфери діяльності та видів відповідальності працівників офісу; принципів організації постачання офісу; методів стратегічного планування; цілей, засобів і методів проведення контрольних заходів; мотиваційних методів і мотиваційних стратегій; основ психології; ділового етикету; основ діловодства і стандартів справа-виробництва; основ етики та естетики; основ трудового законодавства; правил внутрішнього трудового розпорядку; правил і норм охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту; основ бухобліку та звітності. Стаж і досвід. Від претендентів на посаду офіс-менеджера вищого рівня у великих компаніях, як правило, потрібен досвід роботи не менше 3-х років на керівних посадах.Середні і малі підприємства зазвичай знижують цю «планку» до 1 року, а то і взагалі не вимагають досвіду керівної роботи. Особисті характеристики. Вік - як правило, від 25 років і старше. Претендент на посаду офіс-менеджера повинен бути ерудованим; мати високий ступінь самоорганізації, хорошими організаторськими здібностями, усній і письмовій комунікацією; мати високу стресостійкість; вміти керувати персоналом в «проблемних» ситуаціях. Окремі підприємства бажають, щоб офіс-менеджер володів іноземними мовами. Освіта. Вища, переважно - економічний. Вітається підвищення кваліфікації на курсах, у тому числі - профільних Устименко М. Офіс починається з офіс-менеджера / / Молодість Сибіру. № 52, 2002 .. Основними правовими документами, регулюючими діяльність офіс-менеджера, є трудовий договір і посадова інструкція.

3. Організація робочого місця і допомогу в роботі керівника Організація робочого місця офіс-менеджера з урахуванням вимог наукової організації праці до його планування та обслуговування, а також з урахуванням вимог і можливостей використання сучасної організаційної техніки, до її обладнанню та оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в протягом усього робочого дня. Робоче місце офіс-менеджера є важливим осередком організації трудового процессу в закладі. Оскільки офіс-менеджер - "обличчя установи", то і його робоче місце повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці. Планування робочого місця офіс-менеджера повинна забезпечити максимальні зручності при виконанні покладених на нього обов'язків, в той же час відповідати вимогам економії площі приміщення Харрісон Д. Організація роботи офіс-менеджера установи. - М., Економіка, 1992. Робоче місце офіс-менеджера в приймальні звичайно розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити всіх вхідних. У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, потрібні офіс-менеджеру та іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи. Меблі для відвідувачів повинна знаходитися в залі, добре проглядаються офіс-менеджером, зручна для розміщення в приміщенні. Велику частину робочого часу офіс-менеджер працює сидячи, а це стомлює, тому він повинен мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу для письма, читання. Насиченість робочого місця офіс-менеджера засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи. Важливим елементів організації робочого місця офіс-менеджера є внутрішня організація відділень столу. Ящики повинні легко, плавно й безшумно висуватися. Великий ящик найкраще пристосувати для вертикального зберігання матеріалів, у решті ящиках повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно і строго стежити за порядком на робочому місці і в ящиках столу. Слід пам'ятати, що нерідко офіс-менеджер має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користуються інші працівники: конвертовскриватель, бумагоунічтожающая машина, ламінатор. Їх розміщують таким чином, щоб вони були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним наглядом офіс-менеджера. Користуватися своїм комп'ютером, диктофоном, і термокопіровальним апаратом іншим співробітникам дозволяти не слід, оскільки це може привести до серйозної поломки, а також до розмноження посторенная інформації. Офіс-менеджер несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього. Офіс-менеджер повинен мати можливість за необхідності говорити зі своїм керівником у невідкладних справах. Якщо робота керівника добре узгоджена з роботою його офіс-менеджера, то обидва мають один план, з якого видно, в який час керівник перебуватиме в певному місці і як з ним можна зв'язатися по телефону або по телексу, якщо це необхідно. Існують керівники, у яких тривалість окремих розмов, нарад, а також час, на який вони призначені, дуже різні. У цьому випадку можна зв'язатися з ним тільки в певний час. Про цей час обидва повинні чітко домовитися. На мою думку, керівник повинен завжди говорити своєму офіс-менеджера, куди він іде, як з ним можна зв'язатися, якщо виникне необхідність і у скільки він повернеться, хоча б приблизно. І в цьому немає нічого поганого. Запрошення на конференцію потрібно розіслати запрошеним, принаймні, за 2 тижні до її початку, причому слід просити відповісти на запрошення, оскільки необхідно знати, скільки прибуде учасників. У запрошенні обов'язково повинно бути вказано місце засідання, частина будівлі або корпус, поверх, кімната, а також найменування транспорту, на якому можна буде дістатися до призначеного місця Щур Д.Л., Труханович Л.В.Офіс-менеджер. / / Кадри підприємства. № 3, 2002. Потрібно подбати про те, щоб при проведенні засідань було забезпечено наступне: 1) приміщення для засідань на весь час їх проведення; 2) забезпечити прохід запрошених через вахту чи прохідну без затримки. Для цього необхідно заздалегідь скласти список запрошених і віддати на прохідну; 3) службові машини або таксі для підвезення учасників з готелів або з вокзалу; 4)обслуговування в залі засідань. Однією із сторін у наданні допомоги в роботі керівника, буде призначення графіка, в якому відображається: а) Своєчасне виконання чергових завдань. б) Розпізнавання власних сильних і слабких сторін. в) Краще використання власного часу. г) Економна праця. д) Підвищення продуктивності праці. У роботі багатьох керівників зустрічаються елементи імпровізації, але не завжди вони можуть налагодити необхідне планування часу. Тому офіс-менеджер повинен послідовно, але не надто явно і не нав'язливо виховувати у керівника почуття потреби у плануванні часу, по крайній мірі, у ставленні до самої себе.