Тема 4

На підставі підрахунку часу на конкретні види своєї діяльності за фіксований термін, він надалі будував і коригував плани.

Методика і ідеологія системи обліку часу дуже добре і детально описані в повісті Данила Грані­на "Це дивне життя", яка вперше була опуб­лікована в 1975 році в журналі "Аврора", потім в "Роман-газеті" № 10 за 1979 рік, пізніше вона неодноразово перевидавалася окремою книгою.

У цій повісті фактично викладена інструкція по обліку часу, якою в Росії користуються досі.

Проте деякі відомі зарубіжні фахівці, наприклад Алан Лакейн, відносяться до цієї сис­теми дуже скептично.

Система обліку часу А. А. Любіщева, як тракту­ют деякі дослідники, "спрямована назад", о­скільки в її основі лежить облік часу, який вже було витрачено на виконання справ. Проте, якщо ретельніше вивчити його підхід до планування і кін­тролю результатів робіт, то ми побачимо, як чітко налагоджена його система. Наприклад, він планував у 1968 році об'єм робіт 1-ої категорії 570 годин, а витратив, як з'ясувалося після аналізу, 564,5 години. Як бачите, час виконання роботи із запланованим розходиться в межах 1 %. Дуже важливо, що "чиста наукова робота" в середньому складала п'ять ча­сов тридцять хвилин в день. Найголовніше, що ця вели­чина відносилася також і до вихідних, і до свят. Хто вів або спробує вести щоденний хрономет­раж, той зрозуміє, яка це титанічна праця!

Вихідною точкою для організації часу в системах "прямого" планування являється облік витраченого часу за допомогою точної письмової фіксації. Це робиться з використанням так званих карток щоденного обліку часу або "щоденників часу". Приклад такої картки наведений нижче.

Фрагмент картки щоденного обліку часу

Пріоритет	Час дня	Вид діяльності	Затрати часу	Примітки (як можна заощадити час у майбутньому)
	8.55	Прихід - кофе	10 хв.
	9.10	Підготовка програми для К.	25 хв.
	9.35	Прерван тел. розмова	5 хв.
	9.40	Повернувся до програми	15 хв.

Немає необхідності записувати все, на що йде Ваш час, просто відмічайте кожне перемикання уваги.

Фіксуйте момент перемикання уваги, яким би короткочасним він не здавався. Наприклад, Вас можуть відвернути колеги по роботі, телефонні дзвінки, виклик до керівництва, незаплановані відвідувачі, термінові наради і багато що інше.

Записуйте ці перемикання уваги тоді, коли вони відбуваються. Деякі помилково вважають, що усе пам'ятатимуть, щоб провести облік часу у кінці робочого дня. Проте, пам'ять – поганий орієнтир, тому такий підхід ніколи не дає досить інформації.

Щоденник Часу – це Ваша особиста робоча картотека, в якій зшиті окремі листи щоденного обліку часу і зібрана інша інформація, що дозволяє Вам ефективно планувати свій час. За допомогою щоденника часу Ви отримуєте повне уявлення не лише про всі ближні і далекі терміни, але і про всі плани, диспозиції, більш-менш великі проекти. Ви можете гнучко реагувати на всяку зміну ситуації і у будь-який час актуалізувати свої плани.

Зазвичай "щоденник часу" має наступну структуру:

1. Календарна частина.

2. Розділ службових і приватних дат. Тут на відповідних листках і формулярах Ви можете записувати і постійно мати при собі найважливішу інформацію, наприклад: організаційні міні-плани; список днів народження; терміни проведення всіляких заходів.

3. Розділ адрес і телефонів.

Як виконувати денний план?

Якщо ви навчилися складати "правильні" щоденні плани, справа залишилася за малим – навчитися виконувати їх. Грамотно склад­ений денний план дуже зручний для виконання: як правило, якщо не вторгаються численні несподіванки і перешкоди, денний план виконується як би "сам по собі" – непомітно, легко і есте­ственно. Гарантія "правильності" плану зазвичай полягає в оп­тимальній кількості і масштабі завдань на день, в здатності правильно оцінити їх тривалість і точно розподілити досягнення завдань у рамках доступного часу.

Але якщо при виконанні плану Ви все ж зіткнулися з трудноща­ми, можливо, здолати їх вам допоможуть наступні ТМ-поради, сформульовані у формі відповідей на "провокаційні" питання :

1. Як чогось добитися в цьому житті? Кожна виконувана цього­ дня справа, кожна вирішувана сьогодні задача повинна вносити свій вклад в досягнення великої і масштабної мети. При виконанні будь-якої справи увесь час задавайтеся питанням: "Чим я насправді зараз зай­маюся? Чи наближає мене виконання цього завдання до чогось дій­сно важливого, або я витрачаю час на дурниці"?

2. Як убити десять зайців одночасно? Зібрати їх усіх в одному місці. Зробіть так, щоб виконання одного завдання працювало відразу на досягнення декількох цілей. Старайтеся, щоб ваші цілі і за­дачі максимально перетиналися, були тісно пов'язані один з одним (прагніть до синергізму в цілепокладанні, плануванні й виконанні).

3. Як не втомитися при рішенні поставлених завдань? Враховуйте власні біоритми, працюйте ритмічно, плануйте перерви, групуйте разом схожі види робіт, чергуйте види діяльності, залишайте "проміжки" між різними видами діяльності (час "входу" в діяльність і "виходу" з діяльно­сти також можна розглядати як відпочинок).

4. Як не забути важливі завдання? Використайте принцип матеріалізації інформації, фіксуючи її на будь-яких зручних носіях (органайзер, стенди, малюнки, схеми, записки, електронна пошта, інші люди і т. п.), що дають можливість максимально повного і зручного огляду важливої інформації. Виявляйте, створюйте і чітко визначайте контексти (робимо одну справу – готуємо наступну).

5. Як не втратити інтерес (мотивацію)? Створюйте систему самомотивації, що включає різні способи "не впасти духом", наприклад:

1) придумайте і використайте індивідуальні ритуали налаштування на роботу;

2) активізуйте і візуалізуйте образ ефективної роботи і образ успішного результату;

3) перетворюйте роботу на спільну, створюйте взаємозобов'язання, беріть на себе відповідальність і співпрацюйте;

4) щодня домагайтеся маленьких "happy end'oв", остаточно завершуючи хоч би маленькі справи;

5) придумайте систему прямих самонагород "за досягнення і видатні заслуги";

6) для приступлення до суб'єктивно складних завдань використайте "без­відповідальну розвідку боєм" (за принципом "попытка – не пытка, може і прорвемося"!) і т. д.

6. Як робити так, щоб нічого не робити? Проявляйте творчість і винахідливість у досягненні своїх завдань: використовуйте незвичайні ресурси, нові способи роботи. Будьте оригінальними і робіть це із задоволенням! Стань­те спостережливою і хитрою людиною – вчиться для досягнення цілей виявлятися "в потрібний час в потрібному місці"; уміло виби­райте відповідний час і місце для того, щоб прикласти ключове зусилля, щоб малі витрати часу і сил приносили великі результати. Зрозумійте, що життя – гра, але це означає, що краще грати не за чужими правилами, а винаходити свої власні і... - завжди вигравати!

7. Що робити з ними? З останнього понеділка ви стали зовсім іншою людиною і почали абсолютно нове життя, підпорядковане суворим правилам і струнким алгоритмам ТМ. Основна проблема полягає в оточенні, які не розуміють "просвітлення", що сталося з вами, і увесь час намагаються порушити ваші чудові плани. Існує як мінімум чотири стратегії, що дозволяють упорядкувати взаємодію з оточенням так, щоб воно не перетворилося на безсовісне "крадійство часу" :

1) встановіть чіткі правила, що регламентують ваші взаємовідносини з оточенням в часі, і ознайомте усіх з ними ("стратегія монологу" або "ультиматуму"). Поза цими правилами спілкування виключається;

2) погоджуйте інтереси, якщо можливо безконфліктне перетинання або взаємодоповнення цілей, то "приєднуйтеся" до чужих цілей і дійте спільно («стратегія торгівлі»). Стратегія торгівлі зазвичай припускає компроміс: ви го­тові витрачати свій час на "чужі" цілі, якщо це гарантує досягнення ваших власних цілей;

3) делегуйте і передоручайте все, що тільки можна («стратегія влади»). Це силова (і не завжди етична) стратегія, коли власний час економиться за рахунок інших людей;

4) знаходьте однодумців (людей з аналогічними цілями), наскільки можливо домагайтеся інтеграції цілей і працюй­те разом («стратегія справжньої співпраці»). У даному випадку йдеться про спільну і взаємовигідну "експлуатацію загального часу", що є оптимальною відповіддю на питання "Що робити з ними"?.

- 8 -

Методи виконання оперативних (щоденних) планів

Прийом "З'їдання слона"

У діяльності кожного з нас іноді зустрічається про­блема серйозна, велика і складна. І виникають питання: "Як до неї взагалі підступитися"?, "З чого почати"? і т. п.

Виникає думка, що завдання непідйомне. Часто формується внутрішня установка: або відкласти рішення на якийсь термін, або уявити собі, що такого завдання взагалі не існує. Проте проходить час, і ви розумієте, що які б хитрощі ви не придумували, задачу все одно доведеться вирішувати.

Як бути?

Як скоротити або звести до мінімуму час " відстрочки"?

Як швидше приступити до рішення задачі?

Теорія і практика планування дають наступні рекомендації.

Уявіть собі, що ваше завдання – це великий "слон", ну дуже великий! Слон великий і «неподъем­ный». А ви хочете з'їсти цього слона. Цілком очевидно, що з'їсти його за один присід, на жаль, не вдасться. Тому розріжте його на частини, кожну з яких можна буде з'їсти зараз. Можна запросити на трапезу родичів, друзів і співробітників і кожному запропонувати "шматочок".

Аналогічно поступайте з вашим завданням (справа А-1). Розділіть (декомпозуйте) її на таку кількість підзадач, які зможете вирішувати окремо. Розмірність завдання зменшиться і її рішення спроститься. Крім того, можливо, частину підзадач ви змо­жете передати (делегувати) співвиконавцям (родичам, друзям, співробітникам).

У деяких випадках час рішення усієї задачі, можливо, значно зменшиться, якщо вдасться «рас­параллелить» роботу між співробітниками.

Прийом виконання справ "Швейцарський сир"

Бувають ситуації, коли в силу різних причин, як об'єктивних, так і необ’єк­тивних, взагалі не вдається приступити до справи А-1. По­ставте цю справу відразу під жорсткий контроль, як тільки ви усвідомили, що вона є самою пріоритет­ною.

Один з прекрасних способів почати справу - поста­ратися перетворити її на "швейцарський сир". Для цього необхідно виконати "дірки". "Дірками" ми називатимемо завдання швидкого реагування (ШР).

Завдання ШР можуть зажадати всього 3-5 хвилин, але, виконавши їх, ви виконаєте "дірки" і "дірочки" у справі А-1 .Таким чином, якщо у вас є всього 10 хвилин часу, то ви можете виконати дві-три "завдання не­повільного виконання".

Вам, передусім, необ­ходимо знати, які це завдання, тому спочатку складіть список можливих завдань швидкого реагування, а потім розподіліть їх з урахуванням пріоритетів.

При формуванні спи­сків завдань швидкого реагування доцільно включати ті роботи, які можна швидко почати і легко виконати. Очевидно, що вони мають бути або ча­стиною справи А-1 або якимось чином з нею пов'язані.

Прийом виконання справ "Залиште гидливість, з'їжте жабу"!

Цей прийом рекомендується використати спільно з усіма перерахованими методами, за виключенням, можливо, методів простого планування, "шести завдань" і "швейцарського сиру".

На заході давно є вислів, який дуже добре використовується при виконанні різних справ: "Якщо кожен ранок вам доводиться з'їдати живу лягушку, весь день після цього можете задовольнятися свідомістю, що, ймовірно, нічого гіршого з вами цього­ дня вже не станеться".

Як ви, напевно, здогадалися, "жаба" – це справа А-1, найважча, найнеприємніша, саме тру­домістка. Таким чином, приступаючи вранці до роботи, в першу чергу необхідно з'їсти "жабу". А якщо вам потрібно виконати дві важливі, важкі, не­приємні і трудомісткі справи, то скористайтеся дру­гим висловом: "Якщо вам належить з'їсти двох ля­гушек, першою з'їдайте найбридкішу з них".

Згідно з цією методикою, необхідно виробити стійку звичку вирішувати найважливіші і терміновіші завдання з самого ранку, не витрачаючи час на інші роботи.

Майже 100% успіху у вашій діяльності залежать від ваших звичок. Ставте високі цілі, виробіть стійкі звички, і тоді вас скрізь і завжди супроводжуватиме успіх.