Госзакупки / Уч элем_Закупка / MODUL-1 / 5

УЧЕБНЫЙ

ЭЛЕМЕНТ

Наименование:

Регистрация и обработка заключенного договора поставки

Профессиональная область:

Коммерция

Код:

ЦЕЛИ

Изучив данный учебный элемент, Вы сможете:

• зарегистрировать договор

• обработать информацию в договоре

ОБОРУДОВАНИЕ, МАТЕРИАЛЫ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫЕ СРЕДСТВА

Название и описание	Количество
ПК журнал регистрации папка регистратор подшивной	1 1 1

СОПУСТВУЮЩИЕ УЧЕБНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ И МАТЕРИАЛЫ

“Ведение учета информации о поставщиках”

“Ведение учета информации по номенклатуре товаров”

“Оформление и регистрация деловой переписки”

“Составление проекта Договора поставки”

· Примерное время работы с учебным элементом -

Введение:

Вы подготовили проект Договора поставки.

• Что Вам делать?

• С чего начинать?

• Какими документами пользоваться?

После оформления Договора Поставки Вам нужно его обработать.

Обработка Договора включает в себя следующие виды деятельности:

1. Регистрация Договора Поставки

2. Обработка информации по Договору

Для обработки Договора Вам понадобятся:

• Журнал регистрации Договоров

• Папка-регистратор

• Информация о поставщиках

• Номенклатурный перечень товаров фирмы

1. Регистрация Договора

Первое, что необходимо Вам сделать после получения Договора – это его зарегистрировать.

Регистрация Договора означает:

1. Заполнение журнала регистрации Договоров

2. Внесение в Договор номера и даты регистрации

3. Подшивка Договора в папку регистратор-подшивной

1. Заполнение журнала регистрации Договоров

Договора регистрируются в Журнале регистрации Договоров, в котором делаются необходимые записи. Записи вносятся в журнал ручкой имеющей чернила, обеспечивающие сохранность записи.

Вся регистрируемая информация берется из Договора Поставки.

Внимание! Не допускается при записи использование карандаша.

Все записи ведутся без исправлений.

Пример формуляра в журнале регистрации Договора:

	№ п\п	дата заключения	название Поставщика	наименование товара	количество, единица измер.	Сумма поставки	Срок поставки	Срок действия договора	Примечание
	¶	·	¸	¹	º	»	¼	½	¾

Позиция ¶

Указание на порядковый номер

Каждому договору присваивается порядковый номер.

Порядковый номер берется из журнала регистрации Договоров, в котором есть номер последней записи. Регистрируемому Договору присваивается следующий по порядку номер. Например, если последняя запись в журнале была за №5, то следующий Договор идет под №6.

Например:

	6.

Позиция ·

Указание на дату заключения договора

Датой регистрации в журнал считается дата заключения Договора.

Например:

	25.05.99г.

Позиция ¸

Указание на название поставщика

Название поставщика дается краткое

Например:

	ООО “Деловой Мир”

Позиция ¹

Указание на наименование товара

В данной графе пишется наименование товарной группы или товарной единицы, как они указаны в предмете договора.

Например:

	холодильники

или

	холодильники МИНСК-200

Позиция º

Указание на количество товара

В этой графе пишется цифрой количество товара поставляемого по Договору и рядом единица измерения. Допускается общепринятые сокращения единиц измерения.

Например:

	10 шт.

Позиция »

Указание на общую сумму поставки

Общая сумма поставки пишется цифрой. Рядом ставится единица измерения суммы поставки

Например:

	3.51 тыс. руб

Позиция ¼

Указание на срок действия Договора

Срок действия Договора пишется цифрой.

Например:

	25.05.99г.

Позиция ½

Указание на срок действия Договора

Срок действия Договора пишется цифрой.

Например:

	30.05.99г.

Позиция ¾

Указание на примечание

В этой графе Вы можете делать любые записи, которые вы считаете необходимым выделить как значимы в ходе исполнения Договора. Как правило, это относится к условиям выполнения Договора. Эти записи вносятся не сразу, а по мере необходимости.

• Если Договор выполнен в срок, делается соответствующая отметка.

  Например:

	выполнен в срок

• Если Договор не выполняется по каким-либо причинам, делается также соответствующая отметка.

Например:

	недопоставка товара

2. Внесение в Договор номера и даты подписания

Номер (позиция ¶) и дата (позиция ·) регистрации Договора проставляются прямо на Договоре в момент его оформления (см. учебный элемент “Составление проекта Договора поставки)

• Номер ставится рядом с названием Договора.

• Дата ставится на одной строчке с местом заключения Договора. В дату входит число, месяц, год. Месяц пишется прописью.

Пример записи:

	ДОГОВОР № 1 ¶ ПОСТАВКИ
	Санкт-Петербург	· “ 25” июня 1999г.

Образец записи при Регистрации Договора в журнале регистрации Договоров:

	№ п\п	дата заключения	название Поставщика	наименование товара	количество, единица измер.	Сумма поставки	Срок поставки	Срок действия договора	Примечание
	1	25.06.99г.	ООО “Класс”	офисная мебель	50	36.8 тыс. руб.	20.07.99г.	20.07.99г

2. Подшивка зарегистрированной Договора в папку

После регистрации Договора его нужно подшить в папку, где хранятся все заключенные Договора поставки. Подшивка осуществляется снизу вверх по порядку поступления заявок - сверху всегда лежит последняя зарегистрированная заявка.

1. Обработка информации по Договору Поставки

Обработка информации по Договору означает:

• работу с информацией по поставщикам;

• работу с информацией по номенклатуре товаров фирмы (см. учебный элемент “Ведение учета информации по номенклатуре товаров”).

Для проведения этих работ Вам нужно сверить сведения о поставщике и товаре с уже имеющейся на момент регистрации Договора. Эти сведения Вы берете из Регистрируемого Договора Поставки и сверяете со сведениями, которые находятся в картотеке поставщиков и картотеке товаров.

При этом возможно две ситуации.

Ситуация 1:

После проверки информации Вы получили новые сведения о товаре и поставщике.

Эту информацию Вам необходимо занести в картотеку товаров и картотеку поставщиков (смотри УЭ “Ведение учета информации по поставщикам”, “Ведение учета информации по номенклатуре товаров”).

Ситуация 2:

После проверки информации Вы не получили новых сведений о товаре и поставщике.

Тогда Вам не понадобиться вносить изменения в картотеки и на этом обработка Договора считается завершенной.

ПРОВЕРКА ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛЕЙ

Задание 1.

Зарегистрируйте оформленный Договор Поставки

Задание 2.

Обработайте информацию в договоре, который Вы зарегистрировали.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ ИНСТРУКТОРА

Задание 1.

1.Записи в журнале регистрации сделаны средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение времени:

ДА НЕТ

2. Позиции в журнале регистрации заполнены полностью без ошибок и исправлений.

Номер позиции	ДА	НЕТ
Позиция Ê
Позиция Ë
Позиция Ì
Позиция Í
Позиция Î
Позиция Ï
Позиция Ð
Позиция Ñ
Позиция Ò

1. В Договор правильно внесена запись номера Договора из журнала регистрации Договоров

   ДА НЕТ

1. Договор правильно подшит в папку реистратор-подшивной:

ДА НЕТ

Задание 2:

Выполнение действий:

№п\п	Выполнение действий	ДА	НЕТ
1.	Проверил наличие информации о товаре в картотеке товаров
2.	Проверил наличие информации о поставщике в картотеке поставщиков
3.	В случае расхождения информации приступил к внесению изменений