3.4. Робочі документи аудитора щодо перевірки податків і платежів

З метою підготовки аудиторського висновку аргументації на випадок розбіжностей з суб'єктом аудиторської перевірки аудиторові потрібно всі зібрані докази аудиторської перевірки оформити в робочій документації, форми і зміст якої визначені в МСА № 230 "Документація".

Як зазначено у МСА № 230, документація — це матеріали (робочі документи), підготовлені аудитором або одержані ним у зв'язку з проведенням аудиторської перевірки та зберігаються у нього. До робочої документації вводиться інформація, яка, на думку аудитора, важлива для правильності виконання аудиторської перевірки, і має підтвердити висновки та пропозиції в аудиторському висновку. Робоча документація може бути оформлена у вигляді стандартних форм і таблиць на папері або зафіксована на електронних носіях інформації [2, c. 221].

Документальне оформлення аудиторської перевірки складається з двох видів документації — робочої та підсумкової.

Аудитор зобов'язаний вести документацію справ, які стосуються прийнятих рішень за результатами проведеної аудиторської перевірки і які будуть в основі аудиторського висновку.

Під час планування та проведення аудиту робоча документація допомагає якісно здійснювати аудиторську перевірку та контроль над процесом її проведення. У ній реєструють результати аудиторських експертиз, виконаних для підтвердження прийнятих фахівцем рішень.

Підсумкова документація складається з аудиторського висновку та документації, що передається замовникові перевірки.

При оформленні робочої документації потрібно дотримуватися таких вимог: на першій сторінці кожного робочого документа зазначати назву аудиторської фірми, назву підприємства, період перевірки чи дату перевірки документації клієнта; кожному робочому документу дається назва, а також для прискорення пошуку необхідної робочої документації кожному документові присвоюється код (шифр). Існує багато різноманітних систем присвоєння індексів, таких, як алфавіт, цифри, номери рахунків. Сторінки кожного робочого документа в межах однієї назви потрібно пронумеровувати; в кожному робочому документі проставляють прізвище аудитора, який його підготував (або скорочені ініціали), дата остаточного виконання процедур аудиторської перевірки, відображених у цьому документі [2, c. 221-222].

Після завершення перевірки робочі документи залишаються в аудитора. Вони є власністю аудитора, і він має право складати різноманітні довідки на підставі витягів з них. Однак його право власності обмежене етичними нормами та зобов'язанням конфіденційності перед клієнтами. Робочі документи аудитора не можна використовувати як частину фінансової документації клієнта або як її заміну. Робочі документи не можна вимагати або вилучати в аудитора, за винятком випадків, передбачених українським законодавством, коли на аудиторську фірму буде заведено кримінальну справу.

Аудитор повинен забезпечити надійне зберігання робочих документів. Термін зберігання документації визначається практикою аудиторської діяльності та терміном позовної давності у випадку, якщо клієнт порушить справу проти аудитора, а також залежно від інших додаткових міркувань. У зв'язку з цим мінімальний термін зберігання документації повинен бути не меншим ніж три роки з моменту надання аудиторського висновку клієнтові.

Робочі документи аудитора можуть бути складені вручну або отримані за допомогою комп'ютера (машинограми, інформація, записана на дискеті тощо). Робочу документацію аудитора можна подавати у вигляді графіків, таблиць, тексту або у комбінованому варіанті [3, c.311].