4. Правила служебного этикета при приеме по личным вопросам

1. На отведенные для приема сотрудников по личным вопросам часы не рекомендуется назначать никаких других дел, которые могли бы отвлечь руководителя и заставить томиться ожиданием сотрудников

2. Телефон на время лучше переключить на секретаря, отложив все телефонные разговоры на более поздний срок

3. Не следует делить дела и вопросы, с которыми приходят на прием сотрудники, на серьезные и пустяковые: для служащего проблема, с которой он пришел к Вам, всегда самая важная

4. Прежде чем выслушать человека, предложите ему сесть: этим Вы покажете, что не торопитесь и готовы потратить на обсуждение его проблемы столько времени, сколько потребуется для того, чтобы найти пути ее разрешения

5. Называйте своих сотрудников по имени и отчеству. Если вы их не помните, попросите секретаря перед началом приема подготовить список всех записавшихся. Такое обращение располагает к доверительности и откровенности и снимает напряженность

6. Постарайтесь, чтобы беседа проходила в спокойной, доброжелательной обстановке. Нервозность, раздражительность, которая может проявиться в поведении сотрудника, не должна провоцировать вас на ответную реакцию

7. Всех посетителей следует принимать с одинаковым вниманием и , уважением, не выделяя "любимчиков" и не демонстрируя своей неприязни к тем, с кем у Вас не сложились отношения

8. Во время приема сотрудников не следует просматривать бумаги, не относящиеся к обсуждаемому вопросу, посматривать на часы, нетерпеливо или раздраженно прерывать говорящего, барабанить пальцами по столу

9. Чтобы деликатно показать, что проблема исчерпана и беседа окончена, достаточно дать это понять, поднявшись со стула

10. Даже в случае отказа в просьбе сотрудника или несогласия с его позицией постарайтесь сделать это в мягкой форме, чтобы человек понял причину отказа и убедился в Вашей объективности

11. Если руководитель встал, подчиненный должен сделать то же самое, даже если ему кажется, что разговор еще не окончен

12. Никогда не следует принимать одновременно несколько сотрудников: они могли прийти к Вам с вопросами, требующими приватного обсуждения, и вправе рассчитывать на доверительный характер разговора "с глазу на глаз"

13. Важнейшее требование служебного этикета в этой ситуации - умение слушать собеседника. Из всех умений, определяющих общение, оно самое необходимое

5. Правила служебного этикета для руководителя.

1. Пунктуальность - важнейшее требование служебного этикета. Совещание должно начинаться в строго назначенное время. Задержка его начала из-за необязательности или недисциплинированности начальника есть проявление неуважения к своим сотрудникам

2. Немаловажное значение имеет форма приветствия. Войдя в зал заседаний, руководитель должен поздороваться со всеми. Но как? Иногда на служебную ситуацию переносят традицию приветствия, принятую в музыкальном мире: дирижер, выходя к оркестру, здоровается за руку с "первой скрипкой", остальных приветствует кивком головы. Однако в служебной ситуации совещания рекомендуется здороваться либо со всеми подряд за руку по часовой стрелке, что подчас выглядит нелепо, либо со всеми приветственными словами и кивком головы, не выделяя никого. Последнее предпочтительнее, особенно, если в совещании принимает участие много людей

3. Проводя совещание, председательствующий по очереди предоставляет слово сотрудникам. Как он должен их называть, если с одним его связывают неформальные, дружеские отношения, с другим - чисто служебные, формальные? Руководителю следует демонстрировать ровное, одинаковое и уважительное ко всем отношение, которое выражается в обращении ко всем по имени и отчеству и на "Вы"

4. Дурным тоном считается обрывать выступающего, прерывать его выступление репликами, тем более грубыми, резкими замечаниями. Если оратор говорит слишком долго и не по существу, можно воспользоваться выработанной вежливой формой напоминания о регламенте. Для контроля за регламентом и его соблюдением полезно использовать таймер, автоматически устанавливающий время начала и конца каждого выступления

6. Правила служебного этикета на совещании для сотрудников.

1. Никогда не следует опаздывать на совещание. Если это все-таки случилось, постарайтесь войти в помещение бесшумно, не хлопая дверью, и тихо, не стуча каблуками, пройти к ближайшему свободному месту. Не следует громко объяснять причину своего опоздания. Это можно будет сделать, в случае необходимости, и после окончания совещания

2. Во время совещания не принято переговариваться друг с другом, этим Вы проявляете неуважение к выступающему, нарушаете ход его мысли, создаете шумовой фон, мешающий другим слушать оратора, демонстрируете отсутствие интереса к тому, о чем говорится

3. Неприлично поглядывать на часы, а тем более демонстративно. Частое подглядывание на часы производит впечатление, что Вам скучно, неинтересно и Вы не можете дождаться конца совещания

4. Если вы заранее знаете, что вам придется покинуть совещание до его завершения, необходимо предупредить об этом председательствующего. Если же вы этого не сделали, можно направить ему записку и тихо, стараясь не шуметь и не привлекать внимания остальных, встать и выйти

5. По окончании совещания первым всегда встает председательствующий и только за ним - все остальные. Невежливо вскакивать при последних словах председательствующего, начинать громкие разговоры, с шумом покидать помещение