1.3.2. Забезпечення функціонування організаційної системи

Проблема ефективних комунікацій – одна з ключових у діяльності керівників, оскільки за їх допомогою здійснюється обмін повідомленнями, що виражені різними символами та мають певне смислове навантаження.

Комунікації – це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить їх до працівників.

Відповідно дослідженням керівник витрачає від 50 до 90% усього часу на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистих відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не говорячи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією убудований в усі основні види управлінської діяльності, комунікації є сполучним процесом.

Комунікаційний процес – це обмін інформацією між двома чи більше людьми.

Основна мета комунікаційного процесу – забезпечення розуміння інформації, що є предметом спілкування, тобто повідомлення. Однак сам факт обміну інформацією не гарантує ефективності спілкування людей, що брали участь в обміні. Щоб краще розуміти процес обміну інформацією й умови його ефективності, варто мати представлення про стадії процесу, у якому беруть участь двоє чи більше число людей.

ФОП Алексєєв займається наданням різноманітних послуг як для населення області так і для різних юридичних установ. Зобразимо схему комунікаційної мережі для обміну інформацією про прийняття управлінських рішень (рис.1.3.2.1).

Директор підприємства (відправник)

Наказ №1 про підписання договору з німецькою фірмою-постачальником на поставку будівельних матеріалів

(кодування)

Наказ №2 про проведення заходів стосовно Наказу №1 кошторисниками та бригадирами підприємства

(повідомлення)

Проведення зборів із кошторисниками та бригадирами підприємства

(канал зв'язку)

Проведення бесіди з кошторисниками та бригадирами підприємства

(канал зв’язку)

Підготовка та передача листа - наказу в німецьку фірму-постачальника стосовно підписання договору на поставку будівельних матеріалів

(декодування)

Німецька фірма-постачальник будівельник матеріалів

(одержувач)

Рис.1.3.2.1. Модель комунікаційної мережі обміну інформацією про прийняття управлінських рішень ФОП Алексєєв.

Підприємство використовує формальний вертикальний вид комунікацій «зверху вниз» і «знизу вгору», які вирішують такі основні завдання: ознайомлення працівників із цілями фірми для усвідомлення важливості виконуваної роботи; викладення конкретних інструкцій щодо виконання робіт; забезпечення розуміння роботи та її зв'язку з іншими завданнями; надання інформації про процедури і методи виконання роботи; забезпечення підлеглих інформацією зворотного зв'язку про результати діяльності організації.

Отже, комунікації «зверху вниз» допомагають пов'язувати різні рівні організації, координувати їх діяльність. Поряд із цим комунікації «зверху вниз» мають ряд недоліків:

1. Створення передумов для формування авторитарної системи.

2. Значне завантаження підлеглих.

3. Постійні втрати інформації внаслідок викривлень, помилкової інтерпретації.

Для ефективного функціонування будь-якої організації необхідно забезпечити належні комунікації. Однак управлінська практика на прикладі ФОП Алексєєв дає можливість констатувати, що створення ефективної надійної системи обміну інформацією, яка б відповідала вимогам повноти, достатності, оперативності, гнучкості, – це одна з найбільших проблем в підприємстві.