13. За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

1. організаційно-розпорядча

2. первинно-облікова

3. планова

4. звітно-статистична

5. конструкторська

6. банківська

7. фінансова

8.торговельна та ін.

ІІ.

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Розрізняють постійні й змінні реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка.

Змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення.

В організаційно-розпорядчих документах він передбачає 31 реквізит, а саме:

державний герб; емблему організації чи підприємства; зображення державних нагород; код установи, організації, підприємства; код форми документа; назву міністерства або відомства; повну назву організації, установи чи підприємства – автора документа; назву структурного підрозділу; індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номер телефону, факсу, електронної пошти, номер рахунку в банку; назву виду документа; дату; індекс; посилання на індекс та дату вхідного документа; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюцію; заголовок до тексту; відмітку про контроль; текст; відмітку про наявність додатків; 23)підпис; гриф узгодження; візи; печатку; позначку (відмітку) про засвідчення (завірення) копій; прізвище виконавця та номер його телефону; позначку (відмітку) про виконання документа і направлення його до справи; позначку (відмітку) про перенесення відомостей на машинний носій; позначку (відмітку) про надходження.

Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним. Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

У формулярі вказаний максимальний список реквізитів, проте при виготовленні бланків до них включаються тільки ті реквізити, що відповідають документам відповідного типу.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.

Наявність формуляра забезпечує спільність документування і спільність документації як у межах одного закладу, так і в цілому в країні.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком.

.Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Кожна установа повинна мати два види бланків:

а) для листів;

б) для інших документів.

Бланки виготовляють двох форматів –А4 (210*297мм) та А5 (148*210 мм) Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.

Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

ІІІ.

Вимоги до тексту документів.

Текст – головний елемент документа.

Під час складання тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких – достовірність та об’єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість.

Точним мовлення може бути за умова знання предмета мовлення, мови, володіння її лексичним багатством. Найбільше можливостей для вираження точності мають багатозначні слова, терміни, синоніми, омоніми, пароніми.

Щоб мовлення було переконливим, живим, необхідно використовувати фразеологізми, що допустимі в офіційно-діловому стилі.

У діловому мовленні особливо актуальною є проблема штампів – готових зразків для висловлення думки:

Вищезазначені, що нижче підписалися, беручи до уваги, зупинитися на питанні, доводити до відома, взяти за основу і т.п.

Не варто переносити в усне мовлення кліше писемного ділового мовлення.

У справі підвищення кваліфікації на сьогоднішній день ми маємо…

Має місце наявність порушення техніки безпеки виробництва…

Належить розробити заходи щодо усунення наявних недоліків…

Беззмістовною мову робить надмірне вживання вставних слів, які нічого не виражають у тексті: значить, отже, взагалі, так би мовити і т.п.

Щоб мовлення було переконливим, необхідно використовувати фразеологізми, допустимі у діловому мовленні.

Цілком природно будуть вжиті стійкі сполучення, такі, як:

круглий стіл,

докласти зусиль,

внести лепту,

увійти в ритм(роль),

тримати курс.

Повним називається текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або до виконання прохань, викладених у документі.

Текст складається таких логічних елементів:

ВСТУПУ(Зазначається привід, що привів до укладання документа, викладається історія питання)

ДОКАЗУ(Викладається суть питання: докази, міркування, що супроводжуються цифрами, розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та ін.)

ЗАКІНЧЕННЯ(Формулюється мета, заради якої складено документ)

Текст документа, що складається з самого закінчення, називається простим.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів.

Під час підготовки тексту документа слід дотримуватися таких правил:

1. Правильно і у певній послідовності розміщувати реквізити документа.

2. Текст викладати від третьої особи. Наприклад:

Комісія ухвалила…

Інститут просить…

Ректорат клопочеться…

Від першої особи викладаються заяви, автобіографії, доповідні записки, накази.

3. Не вживати образливих, емоційно-забарвлених слів та синтакс. конструкцій.

4. Уживати усталені мовні звороти, певна стандартизація початків і закінчень документів. ( широке вживання готових словесних формул типу на підставі, через те що, незалежно від, відповідно до, з метою, що спрощує процес укладення деяких документів.

5. Уживати синтаксичні конструкції:

Доводимо до Вашого відома,що…

Нагадуємо Вам, що…

У зв’язку з вказівкою…

Відповідно до Вашого прхання…

6. Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:

Враховуючи…

Беручи до уваги…

Розглянувши…

Вважаючи…

7. Уживати мовні засоби, що відповідають мовним нормам. (Табл.)

8. У текстах часто вживати словосполучення з дієсловами у формі Теп.ч. із значенням поза часовості: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає, вживаюти і такі звороти, як з оригіналом згідно, складено і завірено в двох примірниках, вжити заходів, надати слово.

Управлінські документи оформляються на папері формату А4 і А5.

Для зручності з усіх боків сторінки залишають вільні поля.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу.

Якщо текст документа займає не одну сторінку, то на другу сторінку не можна переносити тільки підпис. На другій сторінці має бути не менше двох рядків тексту.

Також не бажано:

1) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу;

2) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується;

3) переносити слово на межі сторінок.

Нумерація сторінок.

Удокументах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.

Якщо текст друкується з одного боку аркуша, то номери проставляютьс посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстаніне менше 10 мм від краю. Слово сторінка не пишеться і не проставляються ніякі позначки.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.