5.3. Кошторис: поняття, види, структура, порядок складання та затвердження

Поняття та види. Бюджетні установи створені тафункціонують з метою забезпечення виконання кошторисів функцій держави. Фінансування їх діяльностівідбувається за рахунок бюджетних коштів.

Оскільки бюджетні ресурси обмежені, то для ефективної діяльності бюджетних установ необхідним є визначення вартості ресурсів, потрібних для їх нормального функціонування. Разом з тим потрібно оцінювати можливі джерела покриття видатків для забезпечення діяльності бюджетних установ. Планові величини зазначених показників - доходів і видатків - визначаються в результаті проведення аналітичних розрахунків і знаходять узагальнення у плановому документі. Цей документ фактично виступає дозволом, яким бюджетній установі надаються повноваження отримувати й розпоряджатися коштами, які будуть їй виділені з бюджету або ж отримані нею в результаті надання певних послуг. Наприклад, міській раді необхідно виконувати свої повноваження щодо здійснення контролю за надходженням місцевих податків і зборів (утримання автостоянок, заробітна плата контролерам, які стягують збір за паркування автомобілів, контроль заповнотою надходження виручки тощо), тобто здійснювати видатки. Управління культури повинно планувати, які культурно-масові заходибудуть проведені протягом року, яка буде потрібна сума коштів на проведення відповідних заходів, чи принесуть вони дохід бюджету, в якій сумі та в якому періоді.

Основним плановим документом, який визначає склад доходів і видатків бюджетної установи на визначений період, обсяг і напрями використання бюджетних коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій і досягнення цілей, визначених на бюджетний період відповідно до бюджетних призначень, є кошторис доходів і видатків.

Фінансування бюджетних установ, проведення ними видатків за загальним і спеціальними фондами можуть здійснюватися тільки за наявності затверджених кошторисів і планів асигнувань (за видатками загального фонду).

Розрізняють декілька видів кошторисів бюджетних установ, які наведено на рис. 5.3.

Рис. 5.3. Види кошторисів доходів і видатків бюджетних установ.

Розпорядники коштів бюджету незалежно від того, чи веде вона облік самостійно, чи обслуговується централізованою бухгалтерією, для забезпечення своєї діяльності складає індивідуальні кошториси та плани асигнувань за кожною виконуваною нею бюджетною програмою (функцією). Бюджетні установи, які ведуть бухгалтерський облік самостійно, індивідуальні кошториси і її и твердження подають своїй вищій установі, а ті, що обслуговуються в централізованій бухгалтерії, - безпосередньо до централізованої бухгалтерії (для здійснення контролю за ним).

Зведені кошториси складаються головними розпорядниками бюджетних коштів, розпорядниками вищого рівня для подання їх до Міністерства фінансів України, Міністерства фінансів Автономної Республіки Крим, місцевих фінансових органів. Наприклад, міська рада як головний розпорядник коштів складає зведений кошторис на підставі показників індивідуальних кошторисів бюджетних установ, яким виділяється фінансування з місцевого бюджету для їх утримання.

До кошторису на централізовані заходи асигнування включаються тільки в тому випадку, якщо проведення таких заходів за рахунок коштів відповідного бюджету дозволено законодавством України.

Не зважаючи на види кошторисів, кожен з них підтверджує повноваження бюджетної установи на одержання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг фінансування з бюджету та напрями використання таких коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій. Останні визначаються на рік відповідно до бюджетних призначень, встановлених Законом України "Про Державний бюджет України" (далі - Закон про Державний бюджет) та рішенням місцевої ради.

Під бюджетним призначенням розуміють повноваження, надане головному розпоряднику бюджетних коштів Бюджетним кодексом України, Законом про Державний бюджет або рішенням про місцевий бюджет, що має кількісні та часові обмеження і дозволяє надавати бюджетні асигнування. Тобто це право певного органу державної влади на розпорядження коштами бюджету у визначеній сумі в певному бюджетному періоді.

Обсяг бюджетних повноважень залежить від повноти наповнення бюджету відповідного рівня. Це означає, що розмір бюджетних асигнувань може змінюватися в міру виконання відповідного рівня бюджету. Отже, зміни розміру бюджету призведуть до необхідності зміни бюджетних повноважень. Пропозиції про внесення змін до бюджетних призначень подаються і розглядаються у порядку, встановленому для подання пропозицій до проекту Державного бюджету. Видатки відповідно до внесених у бюджетні призначення змін здійснюються лише після набрання чинності відповідним законом (рішенням відповідної ради), яким внесено такі зміни. Інші зміни розмірів і мети, а також обмежень бюджетних призначень у часі відбуваються лише за наявності в Законі про Державнийбюджет України (рішенні про місцевий бюджет) відповідного положення.

Усі бюджетні призначення втрачають чинність після закінчення бюджетного періоду за винятком тих випадків, коли окремим законом передбачено багаторічні призначення.

Державний бюджет України виконується за розписом, який затверджується Міністром фінансів України відповідно до бюджетних призначень у місячний термін після набрання чинності Законом України про Державний бюджет (на відповідний рік).

Відповідно до затвердженого бюджетного розпису розпорядники коштів Державного бюджету України одержують бюджетні асигнування, що є підставою для затвердження кошторисів.

Затвердження кошторису - це відносини з приводу розробки показників доходів і видатків, розгляду та затвердження кошторису.

Нормативним документом, що регулює питання складання та виконання кошторисів бюджетних установ, є Порядок складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторису доходів і видатків бюджетних установ, який затверджується Постановою Кабінету Міністрів України. У даному Порядку передбачено послідовність дій при затвердженні кошторису. Так, процес затвердження кошторису - це сукупність відносин, що включають розробку кошторису безпосередньо в бюджетній установі, а також відносини між розпорядниками нижчого рівня та вищою установою щодо погодження і наступного затвердження кошторису. Цьому етапу передує попередня розробка кошторису безпосередньо в бюджетній установі, у процесі якої відбувається чітке планування кошторису доходів і видатків на підставі результатів економічних розрахунків. Здебільшого цим займаються працівники бухгалтерської служби, використовуючи показники звітності, яка складається за результатами діяльності розпорядників бюджетних коштів. При цьому враховуються потреби установи та норми видатків на її утримання.

Кошториси доходів і видатків складаються перед початком бюджетного періоду усіма установами на наступний бюджетний період, на який плануються видатки.

Складання кошторисів передбачає використання відповідних кодів бюджетної класифікації.

Бюджетна класифікація - це єдине систематизоване групування доходів, видатків (у тому числі кредитування за вирахуванням погашення) та фінансування бюджету за ознаками економічної сутності, функціональної діяльності та організаційного устрою відповідно до законодавства України. Бюджетна класифікація передбачає присвоєння кодів усім доходам і видаткам бюджетних установ.

Бюджетна класифікація має такі складові:

• класифікація доходів бюджету;

• класифікація видатків бюджету (у тому числі кредитування за вирахуванням погашення);

• класифікація фінансування бюджету;

• класифікація бюджетного боргу.

Наприклад, на реєстраційний рахунок установи, що фінансується з місцевого бюджету, надійшли кошти від вищої установи. У повідомленні про надходження коштів (виписці банку) зазначено: фінансування за КФК 0900, КЕКВ 1140 на суму 1000 грн. При цьому КФК 0900 (код функціональної класифікації) означає, що кошти будуть використані на видатки, пов'язані з освітою, КЕКВ 1140 (код економічної класифікації видатків) означає видатки на відрядження. Отже, закладу освіти надійшли кошти від головного розпорядника на оплату витрат на відрядження працівників.

Бюджетна класифікація забезпечує чіткий поділ видатків за економічними ознаками з детальним розподілом коштів за їх предметними ознаками (заробітна плата, нарахування на заробітну плату, виплати населенню тощо). Крім того, такий розподіл дає можливість виділити захищені статті бюджету й забезпечує єдиний підхід до планування та обліку видатків бюджетними установами.

Використовуючи коди, що передбачені бюджетною класифікацією, головний бухгалтер бюджетної установи контролює правильність надходження та витрачання коштів відповідно до кошторису доходів і видатків.

Кошториси доходів і видатків складаються та затверджуються із зазначенням коду органу державної влади, що виділяє кошти (КВК), коду програмної класифікації видатків (КПК) або тимчасової функціональної класифікації (для установ місцевих бюджетів) у розрізі КЕКВ (коди економічної класифікації видатків).

Бюджетна програма - систематизований перелік заходів, спрямованих на досягнення єдиної мети і завдань, виконання яких пропонує та здійснює розпорядник бюджетних коштів відповідно до покладених на нього функцій.

Повноваження на здійснення програм і заходів за рахунок коштів бюджету можуть надаватися підприємствам, які у такому випадку матимуть назву одержувачів бюджетних коштів. Одержувачі бюджетних коштів - це підприємства, госпрозрахункові організації, громадські та інші організації, що не мають статусу бюджетної установи, які одержують кошти з бюджету як фінансову підтримку або уповноважені органами державної влади на виконання загальнодержавних програм, надання послуг безпосередньо через розпорядників.

Виділення коштів для забезпечення виконання функцій держави у розрізі програм - тільки установам, які мають назву розпорядники бюджетних коштів. Ці юридичні особи утримуються за рахунок коштів відповідного бюджету. За обсягом наданих прав розпорядники коштів поділяються на головних розпорядників і розпорядників коштів бюджету нижчого рівня.

Головні розпорядники бюджетних коштів - це бюджетні установи в особі її керівників, для яких затверджуються бюджетні призначення у відповідному бюджеті та які мають право витрачати кошти бюджету на утримання апарату бюджетної установи, яку вони очолюють, і на заходи, що здійснюються безпосередньо цією установою. Крім того, головні розпорядники уповноважені розподіляти надані їм кошти з бюджету між розпорядниками коштів бюджету нижчого рівня, а також затверджувати їх кошториси та плани асигнувань.

Головними розпорядниками бюджетних коштів можуть бути уповноважені органи державної влади та місцевого самоврядування (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Рівні головних розпорядників бюджетних коштів.

Перелік головних розпорядників затверджується Законом про Державний бюджет або рішенням про місцевий бюджет шляхом встановлення їм бюджетних призначень.

Завдання, що постають перед головним розпорядником бюджетних коштів наведено на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Завдання головного розпорядника бюджетних коштів.

Розпорядник коштів бюджету нижчого рівня - це розпорядник, який у своїй діяльності підпорядкований відповідному головному розпоряднику та (або) діяльність якого координується через нього.

Розпорядники коштів бюджету нижчого рівня поділяються на розпорядників коштів другого і третього рівнів. Прикладами розпорядників коштів різних рівнів можуть бути: головний розпорядник 1-го рівня - Міністерство внутрішніх справ України; розпорядник нижчого – ІІ -го рівня - Управління Міністерства внутрішніх справ (УМВС) України в Житомирській області; розпорядник нижчого – Ш -го рівня - Бердичівський міськрайвідділ внутрішніх справ УМВС України в Житомирській області.

Розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання та здійснюють видатки тільки в межах бюджетних асигнувань, затверджених кошторисами.

Розпорядники бюджетних коштів несуть відповідальність за управління бюджетними асигнуваннями та здійснення контролю за виконанням процедур і вимог, встановлених Бюджетним кодексом України.

Структура кошторису доходів і видатків. Оскільки кошторис - це план доходів і видатків бюджетної установи, то сама форма документу складається з двох частин: доходної і видаткової. Крім того, кошторис враховує можливість фінансування установи за рахунок як загального, так і спеціального фондів бюджету відповідного рівня. Тобто доходна та видаткова частини кошторису поділяються на два розділи: за загальним і спеціальним фондом.

Форма кошторису доходів і видатків бюджетної установи єдина для всіх бюджетних установ і затверджується Міністерством фінансів України та наведена в Додатку.

Залежно від джерел утворення доходи поділяються на два види:

• доходи загального фонду бюджету;

• доходи спеціального фонду бюджету.

Загальний фонд - це державні кошти, що надійшли на рахунок бюджетної установи із загального фонду державного або місцевого бюджету для її утримання. їх ще називають асигнуваннями (фінансуванням) з державного бюджету.

Спеціальний фонд - це надходження від плати за послуги, що надаються бюджетними установами згідно із законодавством України, а також кошти, перераховані бюджетним установам для виконання окремих доручень, благодійні внески, гранти та дарунки. Перелік доходів спеціального фонду визначається Кабінетом Міністрів України.

Доходи спеціального фонду бюджетної установи складаються з таких груп надходжень: власні та інші кошти спеціального фонду бюджету.

Складання і затвердження кошторису, як зазначалося вище, починається із розробки проекту кошторису доходів і видатків бюджетною установою. Цей документ містить приблизні показники, оскільки остаточні будуть визначені після погодження проекту кошторису із розпорядником вищого рівня.

Формування доходної частини спеціального фонду проекту кошторису здійснюється на підставі розрахунків доходів, які складаються за кожним джерелом доходів, що плануються на наступний рік. Для розрахунку надходжень необхідно оцінити можливість установи їх отримати, при цьому за основу цих розрахунків беруться такі показники:

• обсяг надання тих чи інших платних послуг;

• інші розрахункові показники (площі приміщень і вартість обладнання та іншого майна, що здаються в оренду, кількість місць у гуртожитках, кількість відвідувань музеїв, виставок тощо) та розмір плати в розрахунку на одиницю показника, який повинен встановлюватися відповідно до законодавства; прогнозне надходження зборів (обов'язкових платежів) до спеціального фонду бюджету.

На підставі зазначених показників визначається сума доходів на наступний рік за кожним джерелом їх надходження з урахуванням конкретних умов роботи установи. Під час формування показників, на підстав яких визначаються доходи планового періоду, обов'язково враховується рівень їх фактичного виконання за останній звітний рік, а також очікуваного виконання за період, що передує плановому. Показники повинні наводитися в обсязі, зазначеному в розрахунку, і повністю відповідати показникам бухгалтерської звітності за відповідні періоди.

У процесі формування спеціального фонду проекту кошторису планування власних надходжень бюджетних установ здійснюється за групами та підгрупами відповідно до правил, визначених законодавством для цієї категорії доходів бюджету.

Розподіл видатків спеціального фонду проекту кошторису проводиться виключно в межах і за рахунок відповідних надходжень, запланованих на цю мету в зазначеному фонді.

Порядок складання проектів кошторисів. Процес складання кошторисів бюджетними установами починається з того, що Міністерство фінансів України, Міністерство фінансів Автономної Республіки Крим, місцеві фінансові органи повідомляють головним розпорядникам бюджетних коштів дані про граничні обсяги видатків загального фонду проекту відповідного бюджету на наступний рік. Ці дані є підставою для складання проектів кошторисів і формуються, виходячи з планових доходів державного та місцевих бюджетів на наступний рік. Для правильної і своєчасної організації роботи, пов'язаної зі складанням проектів кошторисів, головні розпорядникивикористовують вказівки Міністерства фінансів України, Міністерства фінансів Автономної Республіки Крим, місцевих фінансових органів. На їх основі встановлюються для розпорядників нижчого рівня граничні обсяги видатків із загального фонду бюджету, термін подання проектів кошторисів, надаються вказівки щодо їх складання. Також головні розпорядники розробляють і повідомляють розпорядникам нижчого рівня інші показники, яких потрібно дотримуватися відповідно до законодавства з метою правильного визначення розміру видатків у проектах кошторисів. Показники проектів кошторисів розпорядників нижчого рівня щодо законності та правильності розрахунків, доцільності запланованих видатків, правильності їх розподілу за економічною класифікацією, повноти надходження доходів, додержання діючих ставок (посадових окладів), норм, цін, лімітів, розглядаються головними розпорядниками.

На основі проектів зведених кошторисів головні розпорядники формують бюджетні запити, які подаються Міністерству фінансів України, Міністерству фінансів Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органам для включення до проектів відповідних бюджетів у встановленому ними порядку.

Бюджетний запит - це документ, підготовлений розпорядником бюджетних коштів, що містить пропозиції з відповідними обґрунтуваннями щодо обсягу бюджетних коштів, необхідних для його діяльності на наступний бюджетний період.

На основі даних про граничні обсяги видатків на наступний рік і отриманих інструктивних матеріалів від розпорядників і нормативних документів, бюджетні установи починають складання проектів кошторисів.

Планування доходної і видаткової частин кошторису відбувається у певному порядку.

При розробці кошторису необхідно дотримуватися двох принципів:

• передбачати наявність доходної і видаткової частини;

• видатки та доходи наводити в розрізі кодів економічної класифікації.

У доходній частині проекту кошторису доходів і видатків вказуються планові обсяги бюджетних асигнувань⁵ із загального фонду бюджету та обсяги надходжень зі спеціального фонду, які передбачається спрямувати на покриття відповідних видатків бюджетної установи.

Дані про планові обсяги бюджетних асигнувань повідомляються бюджетній установі безпосередньо вищою установою.

У доходній частині спеціального фонду вказуються планові обсяги надходжень з інших джерел, одержання яких передбачене відповідними законодавчо-нормативними документами.

Якщо після прийняття Закону про Державний бюджет України (рішення про місцевий бюджет) відповідальність за виконання функцій або надання послуг, на які затверджене бюджетне призначення, передається відповідно до законодавства від одного головного розпорядника бюджетних коштів іншому розпоряднику, дія бюджетного призначення не припиняється і застосовується в порядку, встановленому Законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет). У такому випадку Міністерство фінансів України (місцевий фінансовий орган) повідомляє Кабінет Міністрів України (Раду міністрів Автономної Республіки Крим, місцеву державну адміністрацію, виконавчий орган відповідної ради) та Верховну Раду України (Верховну Раду Автономної Республіки Крим, відповідну раду) про такі зміни в двотижневий термін.

Формування доходної частини спеціального фонду відбувається на підставі розрахунків, які складаються на кожне джерело доходів на наступний бюджетний період. При цьому враховуються наступні показники:

• обсяг наданих платних послуг;

• розмір плати в розрахунку на одиницю показника, який повинен встановлюватися згідно з законодавством;

• інші розрахункові показники (площа приміщень, вартість обладнання, іншого майна, що здається в оренду, кількість місць у гуртожитках, кількість відвідувань музеїв, виставок тощо);

• прогнозні надходження зборів (обов'язкових платежів) до спеціального фонду бюджету, можливість реалізації майна бюджетної установи.

На підставі зазначених показників визначається сума доходів на наступний рік за кожним джерелом надходжень з урахуванням конкретних умов діяльності бюджетної установи. Загальна сума планових надходжень зі спеціального фонду з урахуванням залишків коштів на початок року наводиться у такому документі як "Зведення показників спеціального фонду кошторису", що є додатком до кошторису доходів і видатків. У ньому, на відміну від кошторису, де вказується лише загальна сума надходжень щодо спеціального фонду, наводиться розшифрування цих доходів за їх видами: спеціальні кошти, інші власні надходження та інші доходи, а також виконується постатейний розподіл надходжень щодо кожного джерела доходів.

При формуванні показників, на підставі яких визначаються доходи планового бюджетного періоду установи, повинні враховувати рівень їх фактичного виконання за попередній бюджетний період, а також очікуваний рівень виконання за період, що передує плановому. Показники повинні наводитися згідно з обсягом, зазначеним у розрахунку, і повністю відповідати даним фінансової звітності за відповідні періоди.

Слід відзначити, що кошти спеціального фонду кошторису можуть використовуватися на покриття тільки тих видатків, які можна здійснювати за рахунок цих надходжень, що передбачено Постановою Кабінету Міністрів України.

Планування доходної частини кошторису бюджетної установи є невід'ємним процесом планування видаткової частини кошторису. Вона є загальною сумою видатків - фінансових і матеріальних ресурсів, які спрямовуються на забезпечення здійснення бюджетних програм і заходів, які заплановано здійснити протягом року цією бюджетною установою, з розподілом їх за кодами економічної класифікації видатків у межах відповідних кодів програмної класифікації.

На сучасному етапі найбільш поширеними класифікаціями видатків є їх поділ за програмами (про що згадувалося вище) та економічним змістом - кодами економічної класифікації відбитків (КЕКВ), без знання якої забезпечувати діяльність бюджетної установи неможливо.

За економічним змістом видатки бюджетних установ поділяються на поточні, капітальні, нерозподілені, кредитування з вирахуванням погашення (див. рис. 5.6).

Рис. 5. 6. Класифікація видатків бюджетної установи за економічним змістом.

Кожен вид видатків позначається певним кодом. Міністерство фінансів України затверджує перелік видатків, які можуть бути здійснені за кожним КЕКВ.

Обов'язковим є виконання вимоги щодо першочергового забезпечення бюджетними коштами видатків на оплату праці, а також на господарське утримання бюджетних установ. При визначенні розміру видатків повинно бути забезпечено суворий режим економії бюджетних коштів. Причому до кошторисів можуть включатися лише ті видатки, необхідність яких зумовлена характером діяльності бюджетної установи. Видатки на придбання обладнання, капітальний ремонт приміщень тощо, які не є першочерговими, можуть передбачатися тільки за умови забезпечення коштами невідкладних видатків і відсутності заборгованості в бюджетній установі. Це означає, що при визначенні потреби в асигнуваннях на ці цілі необхідно враховувати наявність обладнання, інвентарю та планувати в кошторисах видатки на придбання лише тих матеріальних цінностей, яких бюджетна установа дійсно потребує.

Формування як доходної, так і видаткової частин кошторису здійснюється окремо за коштами надходжень загального та спеціального фондів бюджету.

Планування видатків за кошторисом відбувається на підставі встановлених норм видатків і врахуванням досягнутих рівнів результатів діяльності за попередній звітний рік. Зокрема, головний бухгалтер бюджетної установи надає звітні дані за попередній період фінансовому підрозділу, який займається розрахунками. Контроль за виконанням кошторису здійснює головний бухгалтер, оскільки це зумовлено основним завданням бухгалтерського обліку в бюджетних установах. Крім того, головний бухгалтер несе відповідальність за всі операції, пов'язані з надходженням і витрачанням бюджетних коштів. Також витрачання бюджетних коштів установами, що утримуються за рахунок відповідних бюджетів, підлягає суворому контролю з боку державних фінансових органів.

Норми бюджетних видатків - це обсяг видатків (у натуральному або вартісному вираженні), встановлений розрахунково, виходячи з основних показників діяльності бюджетної установи. Види норм видатків наведено на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Класифікація норм видатків бюджетних установ.

При плануванні видатків за кошторисом бюджетним установам обов'язково слід враховувати обмеження бюджетних видатків, встановлені чинним законодавством. Ці обмеження є прямою забороною для планування бюджетними установами видатків на наступний рік за відповідними кодами економічної класифікації.

При складанні кошторису головний бухгалтер бюджетної установи на основі показників фінансової звітності подає у письмовому вигляді фінансовому підрозділу дані про фактично використані кошти в минулому періоді за статтями видатків, про обсяг отриманих доходів, штатний розпис за минулий бюджетний період. Фінансовий підрозділ (найчастіше - бухгалтерія) на основі отриманих даних розраховує план доходів і видатків, виходячи з конкретних сум за минулий період і економічних умов у країні в певному звітному періоді.

Під час визначення обсягів видатків розпорядників нижчого рівня головні розпорядники повинні враховувати об'єктивну потребу в коштах кожної установи,

виходячи з:

• основних виробничих показників і контингентів, які встановлюються для установ (кількість класів, учнів у школах, ліжок у лікарнях, дітей у дошкільних закладах тощо);

• обсягу виконуваної роботи, штатної чисельності, необхідності погашення дебіторської і кредиторської заборгованості та реалізації окремих програм і намічених заходів щодо скорочення видатків у плановому періоді;

• спроможності бюджетної установи самостійно заробляти грошові кошти;

• норми бюджетних видатків на розрахункову одиницю (на клас у школі, ліжко або ліжко-день у лікарні, на дитину або дитино-день у дошкільній установі).

У видатковій частині проекту кошторису визначається загальна сума видатків бюджетної установи в розрізі кодів економічної класифікації, а також з розподілом видатків, які планується профінансувати за рахунок загального фонду та окремо за рахунок спеціального фонду.

Розрахунки доходів і видатків бюджетної установи подаються на розгляд керівнику. Після їх затвердження, вони стають основою для складання проекту кошторису доходів і видатків. Крім проекту кошторису, бухгалтером або начальником фінансового підрозділу установи складається план асигнувань.

План асигнувань - це помісячний розподіл видатків, затверджених у кошторисі на бюджетний період, який є його невід'ємною складовою. План асигнувань затверджується одночасно з кошторисом за даними фінансової звітності за попередній бюджетний період (Додаток 4).

Діяльність бюджетної установи є відносно постійною, оскільки регулюється статутом (положенням), тому надходження від діяльності бюджетної установи та видатки на її утримання розраховуються помісячно. При складанні проекту кошторису необхідно враховувати показники лімітних довідок.

Розглянемо особливості планування видатків за загальним і спеціальним фондами кошторису.

Видатки за загальним фондом плануються, виходячи із пріоритетності заходів, які виконує бюджетна установа, а також можливості фінансування цих заходів із загального фонду державного бюджету України. При цьому враховуються обсяги видатків, які доводяться бюджетній установі розпорядником вищого рівня.

Видатки спеціального фонду кошторису за рахунок власних надходжень плануються у такій послідовності: за встановленими напрямами використання, на погашення заборгованості бюджетної установи з бюджетних зобов'язань за спеціальним і загальним фондами кошторису та на проведення заходів, пов'язаних з виконанням основних функцій, які не забезпечені (або частково забезпечені) видатками загального фонду.

При складанні проекту кошторису залишки коштів за спеціальним фондом не плануються. У випадку, якщо при плануванні спеціального фонду кошторису заплановані доходи перевищують заплановані видатки, розраховані на реалізацію заходів спеціального призначення згідно із законодавством, бюджетна установа повинна передбачити спрямування зазначених коштів на пріоритетні заходи, необхідні для виконання основних функцій, але незабезпечені (або частково забезпечені) коштами загального фонду. Оскільки такі видатки планується здійснювати за рахунок надходжень зі спеціального фонду, вони передбачаються в кошторисі за спеціальним фондом.

Усі видатки як за спеціальним, так і за загальним фондом, включені до проекту кошторису, повинні бути обґрунтовані відповідними розрахунками. Тому при складанні проекту кошторису бюджетні установи для обґрунтування сум видатків повинні наводити докладне розшифрування видатків за кожним КЕКВ.

Складений з урахуванням встановлених норм видатків, проект кошторису підписується керівником установи (централізованої бухгалтерії) та керівником її фінансового підрозділу чи головним бухгалтером. Кошторис за загальним і спеціальним фондами затверджується в цілому на рік без розподілу за періодами в обсязі, що дорівнює сумі цих фондів.

Витрачання бюджетних коштів повинні здійснюватися в межах затвердженого кошторису доходів і видатків. Перевищення затверджених сум видатків розглядається як перевитрачання бюджетних коштів за даною статтею, тобто їх нецільове використання, що тягне за собою відповідальність відповідно до чинного законодавства.

Розгляд ізатвердженнякошторисів. У тижневий термін після опублікування Закону про Державний бюджет України, відповідних рішень Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад Міністерство фінансів України, Міністерство фінансів Автономної Республіки Крим, місцеві фінансові органи повідомляють головним розпорядникам бюджетних коштів лімітні довідки про бюджетні асигнування.

Лімітна довідка про бюджетні асигнування - це документ, який містить затверджені бюджетні призначення (бюджетні асигнування) та їх помісячний розподіл, а також інші показники, які відповідно до законодавства мають бути визначені на підставі відповідних нормативів. Лімітна довідка видається Міністерством фінансів України, Міністерством фінансів Автономної Республіки Крим, місцевим фінансовим органом, головним розпорядником для уточнення проектів кошторисів і складання проектів планів асигнувань. Форму лімітної довідки затверджує Міністерство фінансів України.

Лімітна довідка про бюджетні асигнування для бюджетних організацій є своєрідним лімітом видатків, які вони можуть здійснювати протягом бюджетного періоду для виконання основних функцій і в межах яких вони мають право брати на себе зобов'язання.

Бюджетні установи на підставі отриманої від вищої установи лімітної довідки, в якій встановлено бюджетні асигнування, уточнюють проекти кошторисів, складають плани асигнувань і подають ці документи головним розпорядникам для уточнення показників проектів зведених кошторисів у встановлені терміни. При цьому дані про видатки, наведені бюджетними установами в проектах кошторисів і планах асигнувань, повинні відповідати встановленим для них лімітам бюджетних асигнувань.

Розпорядники свої витрати приводять у відповідність з бюджетними асигнуваннями та іншими показниками, що доведені лімітними довідками. Для цього чисельність працівників установи, що пропонується до затвердження за штатним розписом, повинна бути приведена у відповідність з визначеним фондом оплати праці, а інші витрати - у відповідність з іншими встановленими асигнуваннями таким чином, щоб забезпечити виконання покладених на установу функцій.

Уточнені проекти кошторисів і планів асигнувань за необхідності розглядаються головним розпорядником у присутності керівників відповідних бюджетних установ. Установа, що розглядає проект кошторису та плани асигнувань, повинна:

• забезпечити суворе дотримання вимог чинного законодавства, а також вказівок щодо складання кошторисів на наступний бюджетний період;

• дотримуватися режиму економії, не допускаючи включення до кошторису асигнувань, не зумовлених потребою;

• забезпечити в проектах кошторисів і планів асигнувань додержання визначених у лімітних довідках річних обсягів асигнувань і їх помісячного розподілу з урахуванням термінів проведення окремих заходів і можливості здійснення відповідних видатків протягом року;

• не допускати затвердження в кошторисах сум, не підтверджених розрахунками та економічними обґрунтуваннями.

Затверджені кошториси, плани асигнувань і штатні розписи бюджетних установ підписуються керівником установи (централізованої бухгалтерії) та керівником її фінансового підрозділу або головним бухгалтером. Ці документи затверджуються в двох примірниках, один з яких повертається бюджетній установі, а другий залишається в установі, що їх затвердила.

Кошторис затверджується за загальним і спеціальним фондами на рік без розподілу за періодами в обсязі, який дорівнює сумі цих фондів.

Затвердження кошторисів і планів асигнувань, а також здійснення видатків у сумі, що перевищує встановлені бюджетні призначення, тягне за собою відповідальність згідно з чинним законодавством.

Кошториси, плани асигнувань та плани використання бюджетних коштів повинні бути затверджені протягом ЗО календарних днів з дня затвердження розпису бюджету.

До затвердження у встановленому порядку кошторисів, планів асигнувань і планів використання бюджетних коштів підставою для здійснення видатків є проекти кошторисів, планів асигнувань і планів використання бюджетних коштів, засвідчені підписами керівника установи та головного бухгалтера.

Здійснення видатків установ і одержувачів без затверджених у встановленому порядку кошторисів, планів асигнувань і планів використання бюджетних коштів припиняється через 30 календарних днів після затвердження річного розпису асигнувань загального фонду відповідних бюджетів.

Внесення змін до кошторисів. Зміни до кошторису доходів і видатків та плану асигнувань можуть вноситися у таких випадках, коли:

• існує потреба у перерозподілі асигнувань розпорядника;

• прийнято нормативний акт про передачу повноважень і бюджетних асигнувань одного розпорядника іншому;

• прийнято рішення щодо розподілу нерозподілених бюджетних асигнувань між розпорядниками;

• є необхідність збільшення видатків спеціального фонду бюджету внаслідок перевищення надходжень до цього фонду з урахуванням залишків бюджетних коштів на початок поточного бюджетного періоду, не використаних у попередньому бюджетному періоді порівняно з надходженнями, врахованими у бюджеті на відповідний рік;

• прийнято рішення щодо скорочення видатків загального фонду бюджету в цілому на рік;

• внесено зміни до Закону про Державний бюджет України (рішення про місцевий бюджет).

Зміни до кошторисів і планів асигнувань вносяться після внесення відповідних змін до річного розпису асигнувань бюджету, помісячного розпису асигнувань загального фонду бюджету та бюджетного розпису з урахуванням особливостей спеціального фонду.

Якщо вносяться зміни до кошторисів і планів асигнувань, обов'язково складаються відповідні довідки, які затверджуються і виконуються у тому ж порядку, що й кошториси та плани асигнувань. Форма довідки затверджується Міністерством фінансів України. Кошториси та плани асигнувань не підлягають повторному затвердженню. Зміни до штатних розписів вносяться в порядку, встановленому для їх затвердження.

Протягом року розпорядники вносять зміни до спеціального фонду кошторису за власними надходженнями на підставі довідки про внесення змін до кошторису, яка затверджується керівником установи, що затвердив кошторис без внесення відповідних змін до бюджетного розпису за спеціальним фондом бюджету. Зміни до бюджетного розпису вносяться після узагальнення розпорядником вищого рівня інформації про зміни кошторисних показників за спеціальним фондом розпорядників коштів нижчого рівня.

Зміни до кошторису за спеціальним фондом оформлюються довідкою про зміни до кошторису. До неї обов'язково надається зведення показників спеціального фонду кошторису з показниками уточненого кошторису за доходами та видатками спеціального фонду.

Зміни до планів використання бюджетних коштів вносяться одержувачами в порядку, встановленому для їх затвердження, за формою, що відповідає плану використання.

У деяких випадках допускається перерозподіл коштів з однієї статті видатків на іншу за розпорядженням розпорядника вищого рівня відповідно до запиту установи протягом року.

Що стосується видатків спеціального фонду бюджету, то бюджетні установи мають право використовувати протягом поточного року залишки коштів на рахунках спеціального фонду на початок року для здійснення видатків, передбачених у кошторисах на поточний рік. З цією метою вносяться зміни до спеціального фонду кошторису. При цьому в кошторисі за спеціальним фондом, уточнений обсяг видатків повинен дорівнювати сумі уточненого обсягу доходів і залишку коштів на початок бюджетного періоду.

Слід відмітити, що облік і контроль виконання кошторису бюджетних установ здійснюють органи Державного казначейства України. Тому важливо, щоб довідки про зміни до кошторису бюджетних установ надавалися до органів Державного казначейства України одразу ж після їх отримання від вищої установи. Причому надавати потрібно копію документу із відповідним підтвердженням її достовірності.

Тільки за дотримання описаного порядку можна забезпечити контроль за відповідністю показників кошторису розпорядників нижчого та вищого рівнів. Крім того, своєчасність надання планових документів забезпечить оперативне використання коштів бюджету відповідного рівня, цільове використання.