Практическое занятие №8 Создание отчетов.

1. Автоматическое создание отчета на основе таблицы «Товары».

2. Создание отчета с помощью Мастера.

Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчетов могут быть таблицы или запросы.

1. Автоматическое создание отчета на основе таблицы «Товары».

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

1. В окне базы Example данных выберите вкладку Отчеты.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый отчетвыберите одного из следующих мастеров:Автоотчет: ленточный— поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

4. Выберите таблицу «Товары», содержащие данные, выводящиеся в отчете.

5. Нажмите кнопку OK.

6. Сохраните отчет с помощью команд Файл, Сохранить. В полеИмя отчетавведите нужное название. Нажмите кнопкуOK.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использованный для создания отчета. Если вы ранее не создавали отчет с помощью мастера или не использовали команду Автоформат из меню Формат, будет применен стандартный автоформат.

2. Создание отчета с помощью Мастера.

1. В окне базы данных выберите вкладку Отчеты.

2. Нажмите кнопку Создать.

3. В диалоговом окне Новый отчетвыберите элементМастер отчетов. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4. Выберите из списка имя таблицы «Клиенты», содержащей данные, по которым строится отчет. Нажмите кнопку ОК.

5. Определите поля из таблицы «Клиенты», которые нужно включить в отчет: Фамилия, Должность, Адрес, Телефон. Нажмите кнопку Далее.

Примечание.Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

6. Определите дополнительные уровни группировки по полю Фамилия. Для этого выделите поле Фамилия и перенесите его в правую часть окна Создания отчетас помощью кнопки>.

7. Мастер отчетов позволяет задать интервалы группировки. Нажмите на кнопку Группировка. Изменяя группировку можно влиять на способ группировки данных в отчете. Для создаваемого отчета выберите изсписка Интервалы группировки вариантОбычный. Нажмите кнопкуОК. Нажмите кнопкуДалее.

8. Сортировать записи мы не будем, поэтому пропустите окно сортировки и перейдите к следующему. Выберите вид макета отчета – блок и нажмите кнопкуДалее.

9. Выберите требуемый стиль по своему усмотрению. Нажмите кнопкуДалее.

10. Задайте имя отчета - Наши клиенты. Нажмите кнопку Готово.

11. Закроете окно предварительного просмотра образца отчета.

3. Добавление новой диаграммы в отчет

1. Откройте отчет Товары в режиме конструктора отчетов.

2. В меню Вставкавыберите командуДиаграмма.

3. В отчете укажите место, в которое необходимо поместить диаграмму. Для этого увеличьте размер области данных. Диаграмму построить по полям Наименование и Цена. Тип диаграммы – Гистограмма.

4. Следуйте инструкциям, выдаваемым мастером диаграмм, который на основе таблиц или запросов, а также выделенных полей создает диаграмму.

5. Для просмотра диаграммы и текущих данных переключитесь в режим предварительного просмотра.

6. В режиме конструктора отчета на диаграмме часто отображены данные из примеров или старые данные. Чтобы убедиться, что выведенные на экран данные являются текущими, необходимо переключиться в режим предварительного просмотра.

Итоговая отчетность.

Проиллюстрировать выполнение работы по созданию отчета на мониторе. Продемонстрировать результаты создания диаграммы.

Контрольные вопросы:

1. Для чего нужны отчеты?

2. Какими способами можно создать отчет?

3. Как создать отчет с помощью мастера?

4. Как добавить диаграмму в отчет?

Вывод:выполнение практической работы позволило освоить приемы разработки отчетов, анализировать информацию, применяя графический способ отображения данных.