3.2. Разработка и внедрение практических мероприятий по внедрению автоматизированной системы управления персоналом в «ип Якупова е.К.»
Управление персоналом предприятия представляет собой сложную систему со своими структурными и функциональными связями. Изменение сложившейся структуры и функций персонала, как правило, вызывает нарушение устоявшихся взаимоотношений, снижает эффективность выполнения сотрудниками функциональных задач.
Для оптимизации сложных технологических систем в мировой практике используют современные информационные технологии и методы математического моделирования. Персонал предприятия также должен подчиняться определенным правилам, отвечать определенным требованиям, принятым в организации, а потому может соответствовать задачам моделирования. Научно спроектированный план оптимизации процессов управления персоналом может вызвать в момент внедрения кратковременное снижение эффективности выполняемых рабочих функций.
В основе применения автоматизированных технологий для проектирования оптимальных систем лежит создание некоторой модели системы управления персоналом. Модель такой системы должна как можно точнее описывать в формализованном виде существующую на предприятии структуру и функциональные связи системы управления персоналом. Автоматизированные информационные технологии дают возможность проверить все возможные варианты реализации системы управления персоналом на модели, и только затем внедрять выбранный вариант на “живом” предприятии1.
Группа специалистов (Левенец В.В., Кучкаров З.А., Шаляпина С.К.) предлагают рассмотреть методику проектирования и внедрения современной системы управления персоналом на предприятии с использованием компьютерных средств2.
Для реализации проекта была спроектирована модель СУП. Основу этой модели составляет функциональная структура системы управления персоналом. Предлагаемая модель была разработана на основании результатов, полученных в ходе обследования кадровых служб более 10 организаций.
Все функции принятой модели СУП авторы предлагают разбить на следующие группы:
необходимые и поэтому присущие всем кадровым службам обследованных организаций – функции по движению персонала, по учету рабочего времени и т. д.;
существующие только у части обследованных предприятий – функции по работе с молодыми специалистами, по обучению персонала, по работе с резервом, по управлению карьерой сотрудников и т. д.;
отсутствующие у всех обследованных предприятий, но содержащиеся в научной литературе по управлению персоналом;
новые (предлагаемые авторами) – функции по обеспечению соответствия качественного (образовательного, возрастного, социального) состава персонала; управления системой управления персоналом, взаимодействия систем управления персоналом нескольких организаций и т. д.
Персонал организации также рассматривается как своего рода система, а поэтому обладает системными свойствами.
Функции управления персоналом организации разбиваются на:
управление повседневной деловой жизнью персонала, включающее мониторинг структуры организации, оформление движения персонала; управление стимулированием, нормирование труда, управление количественным составом персонала и др.;
управление социальной поддержкой персонала: государственное и негосударственное пенсионное обеспечение, медицинское страхование, поддержка ветеранов и пенсионеров и др.;
управление развитием персонала, включающее в себя функции выработки и реализации кадровой политики, повышения профессионального образования персонала, управления карьерой персонала и др.
Свои функции СУП реализует через так называемые процедуры взаимодействия персонала с получаемой информацией и ее переработкой. Такой подход к описанию функционирования системы часто называется процессным. Процессное (процедурное) описание принятой модели системы управления персоналом авторы представляют следующим образом.
Каждому процессу (процедуре) соответствует набор характеристик:
исполнитель (группа исполнителей) – физическое лицо (либо группа лиц), выполняющее данный процесс;
входные данные – бланки, документы, информационные поля и другие ресурсы, изменяемые в результате выполнения данного процесса;
выходные данные – документы, информационные поля и другие ресурсы, являющиеся результатом выполнения данного процесса;
управляющие данные – документы (утвержденные инструкции, приказы и т. д.), информационные поля и другие ресурсы, на основании которых выполняется данный процесс.
Все эти задачи воплощены в автоматизированной информационной системе управления персоналом БОСС-Кадровик, разработанная и успешно продвигаемая компанией АйТи.
Это полнофункциональная система управления персоналом, которая позволяет организовать на предприятии полноценное HR-управление и HR-консалтинг, вывести процесс управления персоналом на качественно новый уровень. Это подтверждают внедрения комплекса БОСС-Кадровик для предприятий различных отраслей1.
БОСС-Кадровик позволяет на базе стандартного функционала реализовать любые задачи управления персоналом – на оперативном, тактическом и стратегическом уровнях.
Комплекс БОСС-Кадровик включает в себя:
1. Учетно-вычислительный контур поддерживает оперативный уровень управления и включает в себя две составляющие:
Штатно-кадровый контур (ШКК);
Табельно-зарплатный контур (ТЗК).
Рис. 2. Структурно-функциональная схема Штатно-кадрового и Табельно-зарплатного контуров.
2. Контур управления кадровыми процессами (HRM) поддерживает тактический уровень управления.
Внедряется только после Штатно-кадрового контура.
3. Контур анализа кадровых процессов поддерживает стратегический (ресурсный) уровень управления:
моделирование и анализ процессов,
оценка состояния человеческих ресурсов,
поддержка принятия управленческих решений.
4. Контур анализа кадровых процессов поддерживает стратегический (ресурсный) уровень управления:
моделирование и анализ процессов,
оценка состояния человеческих ресурсов,
поддержка принятия управленческих решений.
Контур анализа кадровых процессов внедряется только после Штатно-кадрового контура и Контура управления кадровыми процессами.
Рис. 3. Структурно-функциональная схема Контура управления кадровыми процессами.
БОСС-Кадровик объединяет все перечисленные процессы в едином информационном пространстве, что исключает повторный ввод данных, снижает возможности возникновения ошибок, повышает оперативность получения любых отчетов.
Надежная защита данных от несанкционированного доступа на уровне приложений, серверной защиты, настраиваемых ролей пользователей. В зависимости от решаемых задач и служебных полномочий каждый из пользователей имеет свои права доступа к данным и справочникам.
БОСС-Кадровик позволяет в единой базе управлять информацией о десятках тысяч сотрудников и работать с неограниченным количеством юридических лиц. Обладает высокой масштабируемостью и обеспечивает поддержку работы в крупных распределенных структурах – предприятиях со сложной, сетевой, холдинговой структурой - даже при отсутствии линий связи.
В тиражном функционале БОСС-Кадровика уже есть все возможности для управления кадровыми процессами и массового использования процедур подбора персонала, обучения, аттестации, оценки, сравнения, мотивации, управления мероприятиями, формирования кадрового резерва, управления по целям и пр. Преимущество БОСС-Кадровика в том, что все эти возможности уже есть в тиражном продукте, тогда как в других предлагаемых на рынке HR-системах функционал управления кадровыми процессами нужно дописывать.
БОСС-Кадровик поддерживает технологии корпоративного управления персоналом, например:
корпоративные методики анализа состояния человеческих ресурсов по ключевым показателям KPI (профилирование сотрудников, должностей, введение шкал оценок),
управление кадровыми процессами «по отклонениям»,
управление по целям,
поддержку управленческих решений по нормализации процессов и др.
Рис. 4. Пример отчета БОСС-Кадровик.
БОСС-Кадровик легко настраивается и адаптируется к сложившейся на предприятии модели кадрового менеджмента, предоставляет возможности для доработки и расширения в соответствии с потребностями предприятия. Язык программирования и бизнес-логика БОСС-Кадровика являются принципиально открытыми для Заказчика, что дает возможность адаптировать систему к специфике бизнеса и самостоятельно развивать ее, не прибегая к услугам сторонних разработчиков.
БОСС-Кадровик интегрируется с любыми приложениями, которые вы используете в своей работе: офисными программами (Microsoft), системами бухгалтерского учета (1С, зарубежными решениями), ERP-системами (Microsoft Dynamics AX и др.), системами финансового управления и др.
Удобство использования: возможность быстрого доступа к системе: ввод дополнительных произвольных атрибутов предприятия, структурных единиц, позиций штатного расписания, назначений сотрудников, персональных данных и пр., возможность электронного архивирования документации в любых форматах, быстрое автоформирование сколь угодно сложных запросов, инициируемых пользователем (без программирования);
поддержка множественных иерархических структур, объединяющих персонал (организационных, функциональных, проектных, бюджетных и пр.);
поддержка массовых изменений структур, штатных расписаний, назначений сотрудников, параметров назначений сотрудников и т.п.
Система предоставляет возможность выбора одной из двух наиболее распространенных промышленных баз данных: Oracle Server или Microsoft SQL Server.
БОСС-Кадровик учитывает всю специфику российского законодательства и регулярно обновляется – 10-12 раз в год. Обновления предоставляются разработчиком платформы и включают в себя новые функциональные возможности, необходимые исправления и новые стандарты данных в соответствии с изменениями в кадровом законодательстве РФ. При обновлении в HR-системе сохраняются все внесенные ранее индивидуальные пользовательские настройки.
Процесс внедрения автоматизированной системы управления персоналом БОСС-Кадровик в аптечную сеть «ИП Якупова Е.К.» можно разделить на несколько этапов.
Этап 1. Обследование существующей системы управления персоналом на предприятии. Это необходимо для выявления уже выполняемых функций кадровой службой и – самое важное – для уяснения методов их выполнения, которые в большой мере зависят от используемых информационных технологий и автоматизированных средств.
Этап 2. Определение границ внедряемой системы управления персоналом. Выбираются те функции, внедрение которых, необходимы для успешной работы предприятия, а также отвечают возможностям организации.
Этап 3. Адаптация (подстройка) разработанной процессной модели СУП под существующую систему управления персоналом на предприятии. По результатам первых двух этапов принимает решение о внедрении необходимого объема функций из числа имеющихся в разработанной модели СУП.
Таким образом, по окончании второго этапа в процессной модели остаются только выбранные функции, а также функции, уже выполняемые на предприятии.
Этап 4. Формирование кадровых документов перспективной системы управления персоналом. Формируются проекты кадровых документов: должностные инструкции сотрудников кадровой службы, положение о системе управления персоналом и т. п.
Этап 5. Обеспечение мониторинга внедренной модели СУП предприятия. В организации внедряется необходимое программное обеспечение. Проводятся тренинги по его освоению, по внесению изменений в процессное описание модели и формированию отчетов и кадровых документов.
1 Говядкин И.Е. Информационные технологии в управлении персоналом // Управление персоналом. – 2008. – № 1. – С. 60.
2 Глинских А. Современные автоматизированные системы управления персоналом. Часть 1 // Компьютер-Информ. – 2010. – №11. – С. 4.
3 Управление персоналом организации: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2010. – С. 165.
1 Глинских А. Современные автоматизированные системы управления персоналом. Часть 1 // Компьютер-Информ. – 2010. – №11. – С. 4.
2 Говядкин И.Е. Информационные технологии в управлении персоналом // Управление персоналом. – 2008. – № 1. – С. 61.
1 Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении. Учебное пособие. – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2009. – С. 15.
2 Информационные технологии управления: Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2009. - С. 20.
1Информационные технологии управления: Учебное пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2009. - С. 20-22.
1 Абалкин Л.И. Динамика и противоречия экономического роста // Экономист. - 2009. - №12. - С.4.
2 Глинских А. Современные автоматизированные системы управления персоналом. Часть 1 // Компьютер-Информ. – 2010. – №11. – С. 5.
1Кантор В.Е., Антонов В.Н., Иванов В.Г., Горяинова Т.П., Информационные технологии управления / Под ред. В.Е. Кантора. – СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2008. – с. 39 - 40.
1 Сергеев А.Г. Информационные технологии в управлении персоналом // Управление персоналом. – 2010. – № 12. – С. 32-33.
2Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник. – М.: Юнити, 2008. – С. 168.
1 Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: Учебник. – М.: Юнити-Дана, 2008. – С. 184.
1 Глинских А. Современные автоматизированные системы управления персоналом. Часть 1 // Компьютер-Информ. – 2010. – №11. – С. 6.
1 Заставский Н.Е. БОСС-Кадровик решение для крупных ФПГ, холдингов и государственных структур в области управления персоналом // Компьютер-Информ. – 2011. – №5. – С. 13.
1Глинских А. Современные автоматизированные системы управления персоналом. Часть 1 // Компьютер-Информ. – 2010. – №11. – С. 7.
1 Система ALFA / Управление персоналом (ALFA - HRMS) [Электронный ресурс] / Компания «Информконтакт». – Режим доступа: // http://www.alfahrms.ru/o_sisteme_ upravleniya.
1 Гаспарян К.Л., Леготина Л.С., Вукович Г.Г., Сулименко Е.А. Автоматизированные системы управления в современном бизнесе // Современные наукоемкие технологии. – 2008. – № 6 – С. 99.
1Шмелева Ю. Я. Система управления персоналом организации // Управление персоналом. – 2011. – №11. – С. 52.
1 Богатова Т. П. Управление ИТ - персоналом в современных условиях. Мнения экспертов // Информационные технологии. – 2011. – № 9. – С. 56.
1 Иванцевич Д. М., Лобанов А. А. Человеческие ресурсы управления. - М.: Дело, 2008. – с. 208.
1 Говядкин И. Е. Информационные технологии в управлении персоналом // Управление персоналом. – 2008. – №1. – С. 8.
1 Александров Г. А. Современные автоматизированные системы управления персоналом // Компьютер-Информ. – 2010. – №10. – С. 4.
2 13.Соломатин Н.А. Дудорин В.И. Ларионов А.И. и др. Автоматизированные системы управления предприятиями и объединениями. - М: Экономика. 2010. – С152.
3 Винокуров М.А., Гутгарц Р.Д., Пархомов В.А.. Компьютерные технологии в кадровых службах / Информационные технологии. – 2011. – №19. – С. 17.
1 БОСС-Кадровик: Основные преимущества [Электронный ресурс] // BSC. – Режим доступа: http://www.bsc-consulting.ru/advantages/hrms_boss_ kadrovik.
1 Жилкина Н.Л. Территория "СИБУР": кадры под контролем // CIO. – 2009. – №1. – С. 36.
1 Школин А.В. Персонал под колпаком // Финанс. – 2011. – №25. – С. 22.
2Кучкаров З.А., Шаляпина С.К., Левенец В.В. Автоматизированное проектирование системы управления персоналом // ВКК-Национальный союз кадровиков. – 2010. – №1. – С. 26.
1 Внедрение и сопровождение системы БОСС-Кадровик с 1996 года [Электронный ресурс] // Омега - Плюс. – Режим доступа: http://www.omegaplus.ru/products/boss-hr.