Питання для обговорення

Чим спілкування в аудиторії відрізняється від інших його форм?

Що необхідно знати промовцеві для того, щоб забезпе­чити ефективне спілкування в аудиторії і досягти поставле­ної мети?

У чому полягає ораторське мистецтво промовця?

Які особливості має суперечка в аудиторії?

Які особливості має презентація?

Лекція 7. ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ

План

1. Писемне мовлення.

2. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю.

3. Критерії класифікації документів.

4. Вимоги до оформлення документів.

Література

1. Молдованов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою. – К., 1992.

2. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – К., 1999.

3. Культура фахового мовлення: Навчальний посібник /За ред. Н.Д. Бабич. – Чернівці, 2005.

4. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів: Практичний посібник. –

1. Писемне мовлення

Писемне мовлення є основним для ділових людей, оскільки саме через ділову документацію, листування встановлюються певні ділові контакти. Одиницею писемного мовлення є текст різного характеру. Це може бути: стаття, книжковий чи газетний текст, лист чи будь-який документ.

Писемне мовлення відрізняється від усного мовлення і має такі особливості:

• фіксується графічними знаками. Слід зауважити, що писемне мовлення може передаватися за допомогою як літер, так і малюнків, схем, формул та інших символів;

• завжди спирається на усне мовлення і є вторинним. Писемне мовлення фіксує чиюсь висловлену думку і сприймається органами зору;

• писемна мова має в основному монологічну форму;

• характеризується більшою регламентацією мовних засобів, точнішим добором відповідної лексики;

• переважає особливий стиль, дещо традиційна форма викладу, загальноприйняті структури документів, правила вживання специфічних словосполучень;

• виділяються тексти за сферою спілкування.

2. Документ–основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого використовується.

З латинської documentumозначає “взірець”, “посвідчення”, “доказ”. Енциклопедичний словник трактує документ як:

1. письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

2. офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо);

3. достовірне історичне письмове джерело;

4. матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація (дискета тощо).

Автори “Універсального довідника-практикума з ділових паперів” тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Отже, документ –це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

З прийняттям незалежності України наказами Державного стандарту України були введені в дію нові стандарти з оформлення документів, зокрема 6.38-90 –“Правила оформлення документів”, за якими сьогодні створюється документація управлінської діяльності.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” сказано, що“документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Документ – це закріплена будь-яким способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події. явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини за визначеним стандартом чи формою.

Документ, як правило, створюється за певним зразком-фомуляром. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

Будь-який документ, де б і ким він не укладався, має відповідати таким вимогам:

1. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству й директивним вказівкам керівних органів.

3. Документ має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

4. Документ має бути складений за встановленою формою.

5. Документ має бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому недопустимі юридичні чи граматичні помилки.

У текстах ділових документів використовують тільки офіційно-діловий стиль.

Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднанні, розташуванні; творчість як така – відсутня. Укладач має дотримуватися встановлених правил і не відходити від них, тобто дотримуватися певного регламенту, що в свою чергу забезпечить відповідність стандартизації мови і схеми документів. Ось чому говорять, що документи укладаються, а не пишуться.

Документ складається з елементів, які називаються реквізитами. Саме реквізити надають документові юридичної сили.

У Державному стандарті на терміни і визначення реквізит – це“обов’язковий елемент оформлення офіційного документа”.

Державний стандарт 4163 – 2003 діє з 1 вересня 2003 року і застосовується при оформленні документів у всіх структурах держави. У ньому 31 реквізит:

1 – Державний Герб України;

2 – емблема організації;

3 – зображення нагород;

4 – код організації;

5 – код документа;

6 – назва міністерства чи відомства;

7 – назва підприємства (структури);

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, рахунку в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – відбиток печатки;

27 – позначка про завірення копій;

28 – позначка про виконавця;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 – позначка про надходження.

З 1 січня 2007 р. чинний ДСТУ 4423 : 2005, розроблений на основі ISO 15489 – міжнародного стандарту “Інформація та документація – керування документацій ними процесами”.