2.3 Організація роботи облікового апарату

Бухгалтерія – це самостійний структурний підрозділ апарату управління, який здійснює бухгалтерський облік господарської діяльності підприємства. Вона тісно пов’язана зі всіма службами, відділами і виробничими підрозділами підприємства, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію та надає їм економічну інформацію.

Організація роботи облікового апарату передбачає визначення прав та обов’язків головного бухгалтера, визначає побудову бухгалтерської служби на підприємстві, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами підприємства. Організація бухгалтерської служби залежить від структури управління, розмірів діяльності підприємства.

Бухгалтерський облік здійснюється за допомогою бухгалтерії на чолі з головним бухгалтером. Організація структури бухгалтерії лінійна, тобто всі працівники бухгалтерії підпорядковуються безпосередньо головному бухгалтеру. В СК „Радянська Земля” застосовується журнально – ордерна форма ведення обліку.

Штат бухгалтерії складається з 7-х бухгалтерів: 4-х бухгалтерів центральної бухгалтерії і 3-х бухгалтерів відділків (рис. 2.1).

Головний бухгалтер

Центральна бухгалтерія

Матеріальний відділ Розрахунковий відділ Каса

Бухгалтер Бухгалтер Бухгалтер

Рис. 2.1 - Структура облікового апарату

Функціональні обов`язки :

Головний бухгалтер, Школьна Єва Іванівна – облік розрахунків з банком; складає фінансову звітність підприємства.

Замісник головного бухгалтера, Комягіна Олена Семенівна – здійснює облік виробничих процесів по тваринництву і рослинництву; облік реалізації продукції; облік майнових паїв; облік основних засобів.

Бухгалтер розрахункового відділку – здійснює облік нарахувань і виплати заробітної плати; облік розрахунків з підзвітними особами; облік земельних паїв.

Бухгалтер матеріального відділку – здійснює облік готової продукції; облік МШМ; облік матеріалів і сировини; облік розрахунків за зобов`язаннями.

Коло обов`язків головного бухгалтера визначається Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні”. Законом передбачено, що головний бухгалтер підприємства:

• забезпечує дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності;

• організовує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

• бере участь в оформленні матеріалів щодо нестачі та відшкодування втрат від нестач, крадіжки і псування активів підприємства;

• забезпечує перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях, інших відокремлених підрозділах підприємства.

Головний бухгалтер призначається або звільняється з посади керівником і підлеглий безпосередньо йому. Він несе відповідальність за дотримання загальних методологічних принципів бухгалтерського обліку, забезпечення контролю і відображення на рахунках бухгалтерського обліку усіх фактів господарського життя, надання оперативної інформації, складання у встановлені терміни бухгалтерської звітності, проведення спільно з іншими службами економічного аналізу фінансово-господарської діяльності з метою виявлення внутрішньогосподарських резервів.

Функції бухгалтерії регламентуються посадовими інструкціями, які розробляються головним бухгалтером та призначені для конкретних виконавців. Вона розроблена у господарстві для кожної конкретної штатної посади.

Посадові інструкції працівників дають змогу встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій; визначити та закріпити обов’язки особи, а також його права та персональну відповідальність; контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

Основними вимогами, яким повинна відповідати побудова бухгалтерського апарату, та завдяки яким підвищується ефективність роботи облікового апарату наступні: узгодженість між відділами та виконавцями; зв’язок між бухгалтерією та іншими структурними підрозділами підприємства, а також із зовнішнім середовищем; оперативність керівництва та швидкість виконання; високоякісне обслуговування підприємства, його кореспондентів та відвідувачів; доведення кількості операцій до необхідного мінімуму та ліквідація паралелізму; економія на штатах.

По закінченні звітного періоду (місяць, квартал, рік), бухгалтерією, на чолі з головним бухгалтером, складається бухгалтерська фінансова звітність після чого вона передається до відповідних органів, користувачів інформації:

• до податкової інспекції;

• до органів статистичного управління;

• до позабюджетних фондів (Пенсійний фонд, фонд соціального страхування, фонд зайнятості);

• до управління сільського господарства.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе головний бухгалтер і директор.

Головний бухгалтер підписує з керівником підприємства документи, які є підставою для приймання і видачі цінностей, грошових коштів, розрахункових, кредитних, фінансових зобов’язань. Він не приймає до виконання і оформлення документи по операціях, які суперечать законодавству і порушують фінансову та договірну дисципліну. Також головний бухгалтер забезпечує зберігання бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх в встановлений термін до архіву, з ним узгоджуються призначення, звільнення і переміщення матеріально-відповідальних осіб.

Розподіл облікової роботи між окремими виконавцями вимагає від головного бухгалтера уважного підходу, врахування індивідуальних особливостей та рівня знань виконавця. Робота облікового апарату регламентується Положенням про бухгалтерську службу підприємства, яке розроблене на підставі Закону України “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” та інших нормативних актів і кваліфікаційних характеристик.

Для упорядкованості руху та забезпечення своєчасного отримання первинних бухгалтерських документів наказом керівника підприємства встановлений графік документообігу, в якому вказано дати створення або одержання від інших підрозділів та підприємств, прийняття їх до обліку, передання в обробку та до архіву. Графік оформлений як перелік робіт з формування, перевірки та обробки документів, які заповнюються кожним структурним підрозділом, а також конкретними виконавцями, із зазначенням їх взаємозв’язку і строків виконання робіт.

У СК “Радянська земля»” організація бухгалтерського обліку включає такі елементи:

- положення про бухгалтерську службу;

- положення про головного бухгалтера;

- графіки документообігу;

- посадові інструкції виконавцям;

- організаційне, правове та методологічне забезпечення бухгалтерської служби;

- інші види робіт з організації обліку.