23

Тема 2. «учёт денежных средств»

1. УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ.

2. УЧЁТ ОПЕРАЦИЙ НА РАСЧЕТНЫХ СЧЕТАХ В БАНКАХ.

3. УЧЁТ НА ВАЛЮТНЫХ СЧЕТАХ.

4. УЧЕТ НА ПРОЧИХ СЧЕТАХ В БАНКАХ.

1.

Для работы с наличными деньгами организация должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Ответственность за сохранность денег и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. В небольших организациях его функции может выполнять главный бухгалтер.

Принимая кассира на работу, руководитель организации должен ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций и заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Если обязанности кассира выполняет главный бухгалтер, то договор заключают с ним. Договор должен предусматривать ответственность кассира за сохранность ценностей в кассе организации и за правильное оформление кассовых документов.

После подписания договора о полной индивидуальной материальной ответственности, сумму недостачи наличных денег в кассе можно взыскать с кассира (главный бухгалтер) в полном объеме.

Договор составляют в двух экземплярах:

- один экземпляр остается у кассира;

- второй экземпляр передают в кадровую службу или бухгалтерию.

Со стороны предприятия договор подписывает руководитель или другой уполномоченный им работник.

Сумма наличных денег, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня, ограничена.Это ограничение называется лимитом остатка наличных денег в кассе или просто лимитом остатка кассы.

Размер лимита устанавливает банк, который обслуживает организацию. Лимит зависит от потребности организации в наличных деньгах и при необходимости может быть пересмотрен.

Сверх лимита можно хранить в кассе наличные деньги только в дни выплаты заработной платы и пособий - не болеетрех рабочих дней(включая день получения денег в банке). Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера, -не более пятидней.

Организация имеет право открывать несколько расчетных счетов в разных банках. Однако расчет на определение лимита остатка кассы составляется с любым из них. После того как лимит будет установлен, письменно уведомляются об этом другие банки. Если организация не согласовала с банком сумму лимита остатка кассы, он считается равным нулю. В этом случае она обязана сдавать в банк всю денежную наличность.

Порядок ведения кассовых операций запрещает использовать наличную выручку без согласования с банком. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе, в банк предоставляется специальный расчет - «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступившей в его кассу (форма N 0408020). Бланк расчета можно получить в обслуживающем банке. Расчет оформляют в 2 экземплярах, которые передают в банк. После того как лимит будет установлен, оба экземпляра расчета подписывает представитель обслуживающего банка. Один экземпляр расчета остается в банке; второй (с отметками банка) возвращают организации. Все показатели в расчете указывают в тысячах рублей.

Сумма выручки за : Число рабочих дней в = Среднедневная

последние 3 месяца этом периоде выручка

Поступление наличных денег в кассу оформляют приходным кассовым ордером (форма N КО-1). Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Ордер выписывают в одном экземпляре в бухгалтерии предприятия и регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3). Его подписывают кассир и главный бухгалтер. Отрывную квитанцию заполняют точно так как и сам ордер, ее заверяют печатью организации и передают человеку, сдавшему деньги в кассу. Если наличные деньги (например, на выдачу зарплаты) были получены в банке, то квитанцию подшивают к банковским документам.

Деньги выдают из кассы расходным кассовым ордером (форма N КО-2).

Сумма наличных расчетов с физическими лицами (индивидуальными предпринимателями) ограничений не имеет. При расчетах наличными деньгами между юридическими организациями имеются ограничения - 100 000 рублей по одному договору (сумма устанавливается законодательно).

Ордер выписывают в одном экземпляре в бухгалтерии и регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3). Ордер подписывают кассир, главный бухгалтер и руководитель организации (или уполномоченный им работник). Однако если на документах, на основании которых выдаются деньги из кассы (например, на заявлении о выплате материальной помощи), стоит подпись руководителя, то расходный ордер он может уже не подписывать. Ордер также должен подписать человек, получивший наличные деньги. Кассир должен записать в соответствующей графе его паспортные данные.

Все выписанные приходные и расходные кассовые ордера ре­гистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассо­вых ордеров, нумеруют отдельно и последовательно с начала до конца года. С нового отчетного года начинается новый журнал или продолжается старый, но нумерация начинается с начала, т.е. 1,2,3….

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только послесоставления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим ­деньги.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности кассир выдает по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то перед распиской о получении денег в ведомости кассир указывает: «По доверенности», прикрепляет ее к ведомости. По истечении выдачи денег (три дня) в ведомости напротив фамилии лиц, не получивших причитающуюся им сумму, кассир ставит «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм.

После завершения операций кассир обязан подписанные расходные и приходные кассовые ордера и приложенные к ним документы погасить штампом или надписью от руки: приходные документы – «Получено», расходные - «Оплачено» с указанием даты.

Учет движения наличных денег кассир ведет в кассовой книге (ф. № КО-4). Каждая организация может иметь только одну кассовую книгу. Ли­сты в книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются. Ко­личество листов в кассовой книге заверяют своими подписями руководитель организации и главный бух­галтер.Записи в кассовой книге ведут в двух экземплярах через копи­ровальную бумагу. Вторые экземпляры листов — отрывные и слу­жат отчетами кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получе­ния или выдачи денег. Ежедневно по окончании рабочего дня кас­сир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и в тот же день сдает в бухгалтерше отчет вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовых документах запрещаются. В кассовой книге исправления допускаются, однако они заверяются подписями кассира и главного бухгалтера. Если у организации несколько касс, то сумму наличных денег, выданную кассирам или раздатчикам, фиксируют в специальной книге (форма № КО-5).

Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

50-1 "Касса организации"-для учета денежных средств в организации;

50-2 "Операционная касса"-открывается в организациях транспорта, связи при необходимости;

50-3 "Денежные документы"- учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

В кассовой книге движение иностранной валюты отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов. При этом согласно ПБУ 3/2007 иностранная валюта, находящаяся в кассе, подлежит пересчету в рубли по официальному курсу ЦБ РФ.

Для отражения движения иностранной валюты в кассе к счету 50 открывают субсчет 4 «Касса в иностранной валюте»

Дт 50/4 Кт 52/ «Специальный транзитный валютный счет» - получены деньги в иностранной валюте на командировочные расходы;

Дт 71 Кт 50/4 –выданы деньги в подотчет

Дт 50/4 Кт 71 –возврат неиспользованной подотчетной суммы.

В результате изменения курса иностранных валют по отношению к рублю за период нахождения валюты в кассе возникают курсовые разницы.

Если имеют место положительные их значения, то оформляется бухгалтерская запись: Дт 50/,субсчет «Касса в иностранной валюте Кт 91/1

При отрицательном значении курсовых разниц:

Дт 91/2 Кт 50 субсчет «Касса в иностранной валюте».

В целях контроля за использованием иностранной валюты в кассе организации ведется аналитический учет по каждому ее виду в карточках, ведомостях и др.

ККТ

В соответствии с Федеральным законом РФ «О применении кон­трольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расче­тов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22 мая 2003 г. необходимо при наличных расчетах использовать ККТ. Регулирование таких расчетов осуществляется также с учетом следующих нормативных документов:

О применении контрольно – кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением. Письмо Федеральной налоговой службы РФ от 19.04.2005 г. № 22-3-11/611@/.

О регистрации ККТ. Письмо Федеральной налоговой службы РФ от 17.01.2006 г. N 06-9-09/16@.

В соответствии с ФЗ (далее Законом) контрольно-кассовая техника (далее - ККТ) -это контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в том числе персональные, про­граммно-технические комплексы.

Перечень контрольно-кассовой техники, приобретаемой организа­циями и индивидуальными предпринимателями и допускаемой к исполь­зованию ими, определяется Государственной межведомственной эксперт­ной комиссией по контрольно-кассовой технике и включается в Государственный реестр контрольно-кассовой техники, используемой на террито­рии РФ. Необходимую информацию о ККТ организации могут получить из средств массовой информации, от налоговой службы или в центрах техни­ческого обслуживания и ремонта ККТ.

При приобретении конкретной модели ККТ необходимо воспользо­ваться квалифицированными консультациями продавцов, а также центров технического обслуживания ККТ.

В бухгалтерском учете приобретение ККТ отражается следующими записями:

Отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с приобретением контрольно-кассовой техники

Содержание операции	Дебет	Кредит
1. Поступление ККТ от поставщика	08	60
2. Отражен НДС	19	60
3. Приняты услуги центра технического обслуживания (ЦТО) по установке и вводу в эксплуатацию ККТ	08	76
4. Отражен НДС по услугам ЦТО	19	76
5 . Оприходована ККТ (введена в эксплуатацию)	01	08
6. Оплачена стоимость ККТ поставщику	60	51
7. Оплачены услуги ЦТО	76	51
8. Зачтен НДС по принятой и оприходованной ККТ	68	19

В соответствии с законодательством ККТ подлежит регистрации в налоговых органах по месту нахождения предприятия-владельца аппара­тов независимо от места установки ККТ. Под местом нахождения налого­плательщика понимается адрес, указанный в учредительных документах (устав, договор) предприятия, а налогоплательщика - физического лица адрес места жительства. Регистрации подлежат как приобретенные, так и арендованные аппараты. При этом организации подают заявление по месту регистрации контрольно-кассовой техники по установленной форме

Налоговый орган регистрирует ККТ после проверки достоверности данных, указанных в заявлении налогоплательщика, не позднее пяти дней с момента подачи заявления. Одновременно с регистрацией налоговый ор­ган выдает налогоплательщику карточку регистрации контрольно-кассовой техники в налоговом органе, а также возвращает паспорта на регистрируемые КК аппараты.

Во всех случаях, когда кассовый аппарат выбывает из обращения данной организации, он подлежит снятию с учета. При этом организация подает заявление в налоговый орган о снятии ККТ с учета. Налоговый орган, получив такое заявление, снимает ККТ с учета, о чем делает отметку в карточке регистрации кассового аппарата, которая заверяется подписью ответственного за регистрацию должностного лица и скрепляется печатью. Карточка регистрации ККТ хранится в организации по месту установления машины в течение всего срока ее эксплуатации и предъявляется по требованию представителей налогового органа и других организаций, осуществляющих контроль за применением ККТ, и возвращается налоговому органу при снятии ККТ с регистрации.

Если ККТ арендуется организацией, то арендатор обязан согласно установленному порядку, зарегистрировать контрольно-кассовый аппарат в налоговом органе и нести ответственность за соблюдение требований законодательства по ее применению.

В силу различных причин контрольно-кассовые аппараты могут выбывать из эксплуатации. Если возникает необходимость замены действующих кассовых аппаратов другими либо установки дополнительных машин, организация должна до ввода их в эксплуатацию подать в налоговый орган заявление о регистрации новых машин и о снятии с учета зарегистрированных ранее. Налоговый орган, получивший заявление организации о замене ККТ, в пятидневный срок регистрирует новые и снимает с учета изымаемые из эксплуатации в данной организации машины, и выдает организации карточки на вновь зарегистрированные аппараты.

Каждый налогоплательщик обязан вести книгу кассира - операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера предприятия и печатью. Допускается ведение общей книги на машины, применяемые организацией. В таком случае записи должны производиться в порядке нумерации всех касс с указанием заводского номера кассовой машины. Записи в книге производятся в хронологическом порядке. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера.

Организация, осуществляющая расчеты с покупателями с использованием ККТ, обязаны выдавать им чек, напечатанный ККТ. На чеке должны присутствовать следующие реквизиты:

1) наименование организации;

2) ИНН организации-налогоплательщика;

3) заводской номер ККТ;

4) порядковый номер чека;

5) дата и время покупки (оказания услуги);

6) стоимость покупки (услуги);

7. признак фискального режима.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штам­пов или путем надрыва в установленных местах. Чеки ККТ действительны только в день их выдачи покупателю.

При работе на всех кассовых аппаратах в обязательном порядке применяется контрольно-кассовая лента. Она оформляема на начало и ко­ней дня. при этом на ней проставляется число, время начала работы, номер ККТ. сумма выручки за день. Заверяется она подписями кассира и пред­ставителя администрации торговой организации. Если в процессе работы произошел обрыв контрольной ленты, то проставляется время обрыва и указанные выше реквизиты и подписи.

Расход материалов (контрольная чековая лента, краски) в процессе эксплуатации кассового аппарата отражается в учете следующим образом:

Отражение на бухгалтерских счетах операций, связанных с эксплуатацией ККТ

1. Оприходованы на склад полученные от поставщика израсходные материалы Дт10 Кт60

2. Начислен НДС по приобретенным материалам Дт19 Кт60

3. Оплачены полученные материалы поставщику Дт60 Кт51

4. Зачтен НДС по оприходованным и оплаченным ма­териалам Дт68 Кт19

5.Списаны на расходы по продаже израсходованные ||на ККТ материалы Дт44 Кт10

К работе на контрольно-кассовых аппаратах допускаются лица, ос­воившие правила эксплуатации ККТ в объеме технического минимума. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной от­ветственности. Если в работе ККТ обнаружены неисправности, кассир-операнионист должен выполнить следующие действия:

1) выключить кассовую машину;

2) вызнать с помощью установленной в кабине сигнализации представите­ля администрации;

3) совместно с представителем администрации определить характер неис­правности;

4) в случае неясного печатания реквизитов на чеке, невыхода чека или об­рыва контрольной ленты совместно с представителем администрации проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек, указав па обороте правильную сумму и после проверки отсутствия пропусков ну­мерации подписать места обрыва контрольной ленты;

5) в случае невозможности дальнейшей работы из-за неисправности кас­сового аппарата кассир совместно с представителем администрации оформляет окончание работы на данной машине так же, как и при окон­чании смены. В «Книге кассира-операциониста» на данную кассовую машину делается отметка о времени и причинах окончания работы.

Ремонт ККТ может осуществляться организациями, зарегистриро­ванными в качестве ЦТО ККТ и имеющими лицензию на проведение их ремонта. В бухгалтерском учете затраты по техническому обслуживанию и ремонту ККТ отражаются следующим образом:

Отражение на бухгалтерских счетах операций, связанных с техниче­ским обслуживанием и ремонтом контрольно-кассовой техники

Содержание операции	Дебет	Кредит
1 . Произведена предоплата согласно договору с Цен­тром технического обслуживания	76	51
2. Списаны на расходы на продажу затраты на услуги по обслуживанию ККТ согласно заключенному договору	44	76
3. Начислен НДС на стоимость оказанных услуг 4. Зачтен НДС по оказанным и оплаченным услугам	19 68	76 19

2

Денежные средства организации, используемые для безналичных расчетов с другими юридическими лицами, обязательно должны храниться в банках. Банк открывает счета налогоплательщикам только при предъявлении ими документа, подтверждающего постановку на учёт в налоговой инспекции – карточка постановки на учёт. Расчетные счета в банках открываются на основании документов, перечень которых установлен действующим законодательством. Это:

• заявление на открытие счета;

• карточка с образцами подписей руководителя, главного бухгалтера (их заместителей) и оттиском печати в двух экземплярах. Руководитель и его заместитель имеют право первой подписи, а гл. бухгалтер и его зам право второй подписи. Крестьянские хозяйства, индивидуальные арендаторы представляют карточки с одной подписью, которые заверяются нотариально;

• копию учредительного документа, заверенного нотариально;

• свидетельство о регистрации предприятия;

• свидетельство о постановки организации на учет организации в налоговой инспекции, а также в Пенсионном фонде и других внебюджетных фондах;

- копию справки Госкомстата Р. о присвоении организации статистических кодов;

• протокол собрания об избрании руководителя предприятия и приказ о назначении главного бухгалтера (копии в одном экземпляре).

После проверки всех документов банк открывает организации расчетный счёт и присваивает ему номер. Расчетный счет является копией лицевого счета предприятия. В пятидневный срок банк дает информацию об открытии счета в налоговую инспекцию, где зарегистрировано предприятие.

Между банком и клиентом заключается договор на банковское обслуживание. Затраты на банковское обслуживание в соответствии ПБУ 10/99 «Расходы организации» называют прочими расходами (дебет 91/2 кредит 76 – начислена задолженность банку за услуги; дебет76 кредит 51- погашена задолженность перед банком). Договором банковского счета может быть предусмотрено вознаграждение за использование денежных средств, которые остаются на расчетных счетах организации (дебет 51 кредит 91/1 – на сумму начисленного процента).

Распорядителями денег, находящихся на расчетных счетах являются руководитель и гл. бухгалтер. Они подписывают все документы, согласно которым происходит списание денег со счетов. При наличии на счете денежных средств, сумма которых достаточна для удовлетворения всех платежей, списание средств происходит в порядке поступления распоряжения клиента. При недостаточности денежных средств на расчетном счете они списываются в очередности установленной статьей 855 части 2 Гражданского кодекса.

В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи невнесенные в срок в государственный бюджет, фонды социального назначения, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам

Процедуры открытия расчетных счетов, его переоформление и закрытие регламентируются Законом о банковской деятельности.

Операции по расчетным счетам оформляются в соответствии с Положением ЦБ РФ «О безналичных расчетах в РФ» от 12. 04.01 г. №2-П.

Поступление и расход денежных средств на расчетном счете оформляют первичной документацией, форма которой зависит от формы расчетов. При наличной форме расчетов используют:

-объявление на взнос наличными – взнос наличных на расчетный счет. Для объявления на взнос наличными предусмотрен типовой бланк. Бланк состоит из трех отрывных частей: собственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера. Объявление на взнос наличными заполняют в одном экземпляре. Одновременно с объявлением должен быть оформлен расходный кассовый ордер, так как наличные деньги выбывают из кассы организации.

Работник банка должен подписать квитанцию, поставить на ней печать и вернуть кассиру. Эта квитанция подшивается к расходному кассовому ордеру, которым оформлялось выбытие денег из кассы. Заполненный ордер со своими отметками банк передает организации вместе с банковской выпиской;

• чековая книжка (денежный чек) – получение с расчетного счета.

Для снятия наличных денег с расчетного счета организация получает в банке на основании заявления установленного образца книжку с денежными чеками (чековую книжку). Денежный чек состоит из двух частей: отрывного листа и корешка чека. На отрывном листе указывают цель получения денежных средств, сумму, которая снимается с расчетного счета, а также паспортные данные лица, получающего деньги.

Денежные средства, полученные по чеку, должны расходоваться только на те цели, которые в нем указаны. Отрывной лист денежного чека передается сотруднику банка, который выдает наличные деньги. Корешок остается в чековой книжке и должен храниться в организации 5 лет. Чек действителен в течение 10 дней. Если этот срок истек, банк чек не примет. Наличные деньги, полученные по чеку, должны быть оприходованы в кассе организации. Следует оформить приходный кассовый ордер.

При безналичной форме расчетов используют: платежные поручения; платежные требования, расчетные чеки, инкассовые поручения.

В договоре с покупателем (заказчиком) товаров (работ, услуг) организация может предусмотреть, что оплата их задолженности будет производиться по платежным требованиям. На основании платежного требования банк покупателя (заказчика) спишет денежные средства с его расчетного счета и зачислит расчетный счет организации.

Для платежного требования предусмотрен типовой бланк. Как правило, платежное требование составляется в 4 экземплярах: первый экземпляр банк возвращает организации;

второй экземпляр остается в банке, в котором открыт расчетный счет организации; третий и четвертый экземпляры направляются в банк, в котором открыт счет плательщика (то есть покупателя или заказчика).

Банк списывает деньги с расчетного счета по распоряжению организации. Такое распоряжение оформляют платежным поручением (например, оплатить товары (работы, услуги), перечислить налоги в бюджет или осуществить другой платеж). Как правило, платежное поручение составляется в 4 экземплярах:- первый экземпляр банк возвращает организации; - второй экземпляр остается в банке, в котором открыт расчетный счет организации; - третий и четвертый экземпляры направляются в банк, в котором открыт счет получателя денег. Если перечисляются денежные средства организации, которая имеет расчетный счет в том же банке достаточно оформить 3 экземпляра платежного поручения.

Сведения о движении денежных средств на расчетном счете содержатся в выписке с расчетного счета, которая представляет собой копию лицевого счета конкретной организации. Она ежедневно (если количество операций незначительно, то может быть реже) представляется клиенту. В выписке банка отражается: дата, номер документа, код операции, денежные суммы по дебету и кредиту, а также остатки на начало и конец дня. При обработки документа необходимо помнить, что списание или выдача денег с расчетного счета отражается по дебету, а поступление и остатки – по кредиту, то есть данный счет для банка пассивный. Вместе с выпиской в организацию поступает и первичная документация, исходя из записи, которых и производили списание или зачисление денег.

Учёт денежных средств на расчетных счетах ведется на активном счете 51 «Расчетные счета», по дебету счетов отражается остаток денег по счетам, поступление, а по кредиту – списание. На предприятии к счету могут открывать субсчета по названию банка с которым ведут расчет.