LAB2014 (1)

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Географический факультет

Лабораторная работа №1 «Создание и заполнение таблиц»

МИНСК 2014

	Содержание
Содержание..................................................................................................................................................		2
1 Краткий справочный материал ...............................................................................................................		3
1.1	Поля и записи ................................................................................................................................	3
1.2	Типы полей ....................................................................................................................................	3
1.2.1 Свойства полей.......................................................................................................................		5
1.2.2 Подстановка............................................................................................................................		7
2 Создание новой базы данных .................................................................................................................		8
2.1	Создание таблицы в режиме конструктора ................................................................................	9
2.1.1 Задание простых условий на значение для полей...............................................................		9
2.1.2 Задание маски ввода ...........................................................................................................		10
2.1.3 Создание первичного ключа ...............................................................................................		10
2.1.4 Сохранение созданной пустой таблицы ..........................................................................		11
2.1.5 Заполнение таблицы данными............................................................................................		11
2.2	Изменение свойств данных ........................................................................................................	11
3. Практическое задание...........................................................................................................................		11
3.1	Концептуальная схема базы данных .........................................................................................	11
3.2	Задание 1 ......................................................................................................................................	12
3.3	Задание 2 ......................................................................................................................................	12
3.4	Задание 3 ......................................................................................................................................	13
3.5	Задание 4 ......................................................................................................................................	17
3.6	Задание 5 ......................................................................................................................................	18

1 Краткий справочный материал

1.1 Поля и записи

Таблицы являются основными объектами в структуре базы данных и предназначены для их хранения. Столбцы в таблице называются полями или атрибутами, а строки записями. Каждое поле имеет имя, значения, тип и свойства.

Имя поля – это произвольный набор символов. Желательно с именем поля связать семантику данных предметной области. Например: Фамилия, FIO, Код товара, КТ. В имени допускаются пробелы (я это делать не рекомендую). Например, вместо Код товара рекомендую написать -Код_товара), В имени поля запрещены: точка, запятая, точка с запятой, восклицательный знак и некоторые другие специальные символы.

Значения поля – это данные, расположенные в столбце таблицы.

Ключевое поле – это одно или несколько полей (в этом случае говорят составное ключевое поле), комбинация значений, которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для связи, навигации и быстрого поиска данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

1.2 Типы полей

СУБД Microsoft Access поддерживает следующие типы полей записи таблиц базы данных. Типы полей представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 – Поле со списком типов полей записи в MS Access

Текстовый – используется для хранения текстовой информации. Это могут быть любые символы, количеством не более 255.

Тип MEMO – предназначен для данных объемом до 64 тыс. символов. Это может быть текст или комбинация текста и чисел.

Числовой – предназначен для данных, которые могут использоваться в математических расчетах.

Дата/время значения вводятся в поля в стандартном формате, например, 20.01.2009 или 12:15. Однако пользователь может создать и собственный формат.

Денежный – предназначен для хранения точного значения очень больших чисел (15 знаков слева от запятой и 4 справа). Система поддерживает шесть стандартных форматов для отображения, например, основной 3456,789; фиксированный – 514,75; денежный – 2500р., но пользователь может также создать собственный формат.

Счетчик – при использовании этого типа полю автоматически присваивается числовое значение. Это могут быть последовательные числа, начиная с 1, или случайные числа. Значения полей этого типа изменить нельзя.

Логический – поле может принимать только два значения: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл /Выкл.

Поле объекта OLE. Этот тип поля предназначен для хранения объектов, созданных в других приложениях Windows (документов, таблиц, графиков, рисунков, звуковой информации и др.).

Замечание

Эту информацию Вы можете легко найти в справке (Help). Ниже на рисунке 2 приведен фрагмент справки.

Рисунок 2 – Фрагмент справки по типам данных, поддерживаемых СУБД MS Access

1.2.1 Свойства полей

На рисунке 3 приведен пример фрагмент определения в структуре таблицы базы данных атрибута Name_Река. Во вкладке Общие вы видите, где располагаются и как задаются значения многих свойств выше указанного атрибута.

Рисунок 3 - Фрагмент создания поля Name_Река. Вкладка Общие

Размер поля – система допускает для текстового поля максимальное число символов – 255. По умолчанию устанавливается 50. Для числового поля по умолчанию устанавливается размер до 15 десятичных знаков.

Формат поля определяет, в каком виде число, набираемое на клавиатуре, выводится на экран. Система поддерживает шесть форматов. Например, денежный формат выводит на экран вслед за значением символ «р.» денежной единицы.

Маска ввода используется в том случае, если все значения поля должны иметь один формат. Например, номер телефона, дата, почтовый индекс и т.п.

Маска может состоять из трех частей, разделенных точками с запятой.

Например, (99) 000000; 0; _ _

Первая часть (до первого символа ; ) – это собственно маска ввода. Вторая часть (здесь 0) указывает на режим автоматического занесения постоянных символов. По умолчанию или при значении 1 в поле заносятся только набираемые пользователем символы. Третья часть (здесь _ _ ) показывает символы, которые используются для отображения пустых позиций в маске ввода на экране. По умолчанию для этой цели используется символ подчеркивания.

Для написания масок ввода зарезервированы определенные символы, которые жестко задают правило ввода значений полей:

0		допускается только цифра от 0 до 9. Обязательный символ;
9		цифра или пробел;

#цифра, пробел, + или – (минус);

L

только буква. Обязательный символ;

?буква или пробел;

Аобязательно буква или цифра;

a

буква, цифра, пробел;

&должен быть любой символ или пробел;

C		произвольный символ;
.., : ; /		разделители;

<Преобразование символа в нижний регистр;

>Преобразование символа в верхний регистр;

!маска должна заполняться справа налево;

\ввод следующего за обратной чертой символа как символьной константы.

Всписке стандартных масок есть маска Пароль. При ее выборе вводимые с клавиатуры символы не отображаются на экране.

Подпись – это второй идентификатор поля. Первый – имя поля. Подпись используется для заголовка столбца в таблице. Ее делают более информативной, чем имя поля. Например, имя поля

– КР, а подпись – Код реки.

Значение по умолчанию – значение поля, автоматически вводимое в таблицу при добавлении записи. Значение устанавливается пользователем.

Условие на значение – это свойство служит для автоматического контроля значения поля, вводимого в таблицу, оно должно удовлетворять условию, заданному пользователем. Например, выражение >2005 And <2008 допускает ввод численных значений 2005 и 2008. Если условие не соблюдается, на экран выводится сообщение об ошибке и допустимые значения ноля. Условие на значение – это один из подходов задания статических ограничений целостности (домен).

Сообщение об ошибке – дополняет предыдущее свойство. Пользователь может сформулировать свой текст сообщения об ошибке. Например, Год рождения указан не верно. В этом случае допустимые значения поля на экран не выводятся.

Обязательное поле – это логическое свойство, которое может принимать значения Да и Нет (True и False). При значении Да в поле обязательно должны быть введены данные. В числовых полях допустимым является значение 0.

Пустые строки – это также логическое свойство. Оно указывает, что в поле можно вводить значение нулевой длины, которое обозначается как две кавычки, то есть пустая строка. Вместе со свойством Обязательное поле данное свойство позволяет различать несуществующие данные и данные, которые существуют, но не известны.

Индексированное поле используется для ускорения поиска и сортировки записей в таблице по одному полю. Рекомендуется устанавливать для тех полей таблицы, по которым наиболее часто выполняется поиск записей. Может принимать значение: Да (Совпадения допускаются),

Да (Совпадения не допускаются) и Нет

Число десятичных знаков – это свойство определяет число десятичных знаков справа от запятой, которые будут отображаться на экране при наборе чисел. Данное свойство необходимо устанавливать одновременно со свойством Формат поля. При этом следуют правилам:

значение Авто – значение по умолчанию. Числа отображаются в соответствии со значением свойства Формат поля;

значение от 0 до 15 – справа от запятой выводится указанное число знаков. Цифры слева от запятой изображаются согласно свойству Формат поля; данное свойство не учитывается, если для свойства Формат поля выбрано значение Основной;

установленное число десятичных знаков не ограничивает формат их ввода и сохранения, а влияет только на форму вывода на экран. Изменить число разрядов в сохраняемом значении позволяет свойство Размер поля;

для отображения десятичных знаков числа в свойстве Размер поля необходимо устанавливать значение С плавающей точкой (8 байт). В этом случае сохраняются числа до 10 знаков от -1.797 10308 до -1.797 10308 .

1.2.2 Подстановка

На рисунке 4 приведен пример фрагмент определения в структуре таблицы базы данных атрибута Код_Район. Во вкладке 1 Подстановка вы видите, где располагаются и как задаются значения многих свойств выше указанного поля.

Тип элемента управления – определяет вид поля: обычное поле, список или поле со списком.

Тип источника строк – может принимать три значения: Таблица или запрос, Список значений и Список полей. В нашем случае это запрос.

Рисунок 4 - Фрагмент создания поля Код_Район таблицы базы данных РЕКА. Вкладка Подстановка

Источник строк – определяет источник данных, в данном случае представляет собой инструкцию языка SQL

SELECT РАЙОН.Код_Район, РАЙОН.Name_Район FROM РАЙОН

которая выбирает записи из таблицы РАЙОН.

Присоединенный столбец – определяет номер столбца в раскрывающемся списке, значение из которого должно записываться в поле подставки.

Число столбцов – определяет число выводимых столбцов в раскрывающемся списке.

Заглавия столбцов – определяет, будут ли выводиться заголовки столбцов.

1 При первом прочтение материала лабораторной работы этот подраздел можно опустить.

Ширина столбцов – определяет ширину столбцов списка. Для первого столбца указана ширина 0 – поэтому он не отображается, а для второго 30.

Число строк списка – определяет максимальное число строк в списке. Если кол-во элементов списка превысит указанное число строк, то в списке появится полоса прокрутки.

Ширина списка – определяет ширину раскрывающегося списка.

Ограничится списком – определяет, могут ли вводиться в поле значения, не являющиеся элементами списка.

2 Создание новой базы данных

Для выполнения цикла лабораторных работ Вы должны создать папку, в которой будете сохранять свои файлы и результаты выполненных работ. Администраторы сети рекомендуют хранить файлы временно на локальном компьютере и в конце каждого занятия перемещать их на флешку. Папка каждого студента должна иметь следующий вид:

2курс_Nгруппа_Фамилиястудента

После первого запуска MS Access вы увидите окно диалога, которое позволяет создать пустую базу данных. Обращаю ваше внимание, что на текущий момент имеет место хождение различных версий СУБД MS Access. Например, MS Access 97, MS Access 2000, MS Access 2003 и MS Access 2007. Естественно ожидать, что могут возникнуть разночтения в тех или иных разделах описания СУБД. Однако в линейке СУБД MS Access реализована поддержка версий БД снизу вверх.

Если вы раньше уже открывали какие-то БД (базы данных), то вы увидите список последних использовавшихся баз данных. Создать новую БД можно выбрав команду Файл Создать либо нажав кнопку Создать базу данных. После задания вами имени файла новой базы данных, Access создает системные таблицы, в которых будет храниться вся информация о таблицах, запросах, формах, отчетах, страницах, макросах и модулях базы данных. Затем на экране монитора появится окно БД, представленне на рисунке 5.

Рисунок 5 – Окно пустой базы данных

2.1Создание таблицы в режиме конструктора

ВMS Access существует несколько способов создания таблиц. Например, создание таблицы, которая напоминает обычную электронную таблицу или создание таблицы с помощью мастера.

Но гораздо полезнее изучить технологию построения таблиц с нуля, а именно познакомиться с режимом конструктора и создать таблицы в этом режиме. Конструктор таблиц

– это более универсальное средство для постройки таблиц. Оно предоставляет самые широкие возможности для создания таблиц.

Активизируйте окно базы данных. Перейдите на кнопку СОЗДАНИЕ, а затем выберете

Конструктор Таблиц.

Access выведет на экран окно пустой таблицы в режиме конструктора, показанное на рисунке 6.

Рисунок 6 – Окно пустой таблицы в режиме конструктора

В верхней части окна таблицы в режиме конструктора расположены столбцы, предназначенные для ввода имени, типа данных и краткого описания полей. После задания идентификатора (имени) и выбора типа вы можете задать свойства текущего поля в левой нижней части окна таблицы. В правой нижней секции окна выводится краткая информация о полях или свойствах, которая меняется в зависимости от положения курсора в окне таблицы.

Определение полей, задание типов данных и свойств полей вы можете посмотреть в первом разделе на рисунках 1 и 3.

2.1.1 Задание простых условий на значение для полей

Чтобы задать простое условие на значение, введите выражение в строке свойства Условие на значение (Validation Rule) для этого поля (рисунок 8). Заданное условие всегда будет проверяться при вводе или изменении значения поля в таблице, форме или запросе. Условие на значение задается выражением, которое в общем случае состоит из операторов сравнения и значений. Допускается использование нескольких сравнений, связанных логическими операторами OR (ИЛИ), AND (И) и NOT (отрицание). Для удобства можно воспользоваться построителем выражения (для вызова построителя выражения кликните справа кнопку с тремя точками). Например, на рисунке 7 для поля Температура_Июль задано условие, что среднеиюльская температура не может быть меньше 0 градусов и больше 50. Кстати это условие можно записать и по-другому Between 0 And 50.

Рисунок 7 – Пример задания условий на значение для поля Температура_Июль

Запомните, что текстовые значения в выражениях всегда должны заключаться в кавычки.

Например, задание множественного сравнения с помощью оператора IN - IN (“Минск”, “Пинск”, “Гродно”). То есть, соответствующее поле может принимать только одно из трех, перечисленных в списке значений.

Если в качестве операнда используется дата, она должна быть заключена в символы #,

например #05.03.2009# (заметим, что разделителем цифр даты может быть и символ /. Этот факт объясняется тем, как была сконфигурировано соответствующее программное обеспечение.

2.1.2 Задание маски ввода

Чтобы облегчить ввод форматированных данных и избежать многих ошибок, при вводе данных, рекомендую задать маску ввода. Символы, используемые для задания маски ввода, приведены в таблице первого раздела. На первых порах проще всего научиться работать с маской ввода с помощью мастера по созданию масок ввода. Для вызова мастера нажмите справа небольшую кнопку с тремя точками (рисунок 8).

Рисунок 8 – Кнопка построителя для свойства Маска Ввода

Замечание.

Access позволяет задать маску ввода для поля с любым типом данных, кроме Поле МЕМО

(MEMO), Счетчик (AutoNumber), Гиперссылка (HyperLink), Логический (Yes / No) и Поле объекта OLE (OLE Object).

2.1.3 Создание первичного ключа

Каждая таблица в реляционной БД должна иметь первичный ключ. Создать первичный ключ очень просто. Создайте ключевое поле. Я рекомендую выбрать тип поля счетчик. Щелкните слева от имени того поля, которое вы хотите использовать в качестве ключа, и вызовите контекстовое меню, а затем выберете Ключевое поле (Primery Key).