Тэма: Справавыя лісты: моўнае афармленне і рэдагаванне

ПЫТАННІ:

1. Агульная характарыстыка справавых лістоў.

2. Бланкі, рэквізіты, фармуляр.

3. Мова і кампазіцыя справавых лістоў.

1. Агульная характарыстыка справавых лістоў.

Лісты, накіраваныя адной арганізацыяй (асобай) у другую з мэтай высветліць пэўныя пытанні, называюцца справавымі. Яны могуць мець асабісты характар ці службовы. У апошнім разе ліст павінен быць засведчаны пячаткай або мець толькі штамп.

Справавыя лісты звычайна падзяляюць на дзве вялікія групы: 1) лісты – канстатацыя фактаў; 2) лісты – папераджальнікі фактаў.

У сваю чаргу лісты гэтых дзвюх груп дзеляцца:

1) па функцыянальнай прыкмеце – на лісты, якія патрабуюць адказу (ліст-просьба, ліст-зварот, ліст-прапанова), і лісты, якія не патрабуюць адказу (ліст-папярэджанне, ліст-напамін, ліст-запрашэнне);

2) па прыкмеце спецыялізацыі – на суправаджальныя і дагаворныя;

3) па зместу – аднааспектныя і шматаспектныя. Напрыклад, аднааспектны ліст-напамін заключае ў сабе толькі факт напамінання, гарантыйны ліст выражае гарантыі і г.д. Аднак большасць лістоў уключае ў сябе адначасова некалькі аспектаў. Тэксты шматаспектных лістоў пажадана падзяляць на раздзелы, падраздзелы, пункты, падпункты і г.д. у адпаведнасці з ДАСТам;

4) па тэматычнай прыкмеце – на справавыя (афармляюць справавыя, эканамічныя, фінансавыя і пад. адносіны) і камерцыйныя (змяшчаюць пытанні матэрыяльна-тэхнічнага забеспячэння і збыту);

5) па структурных прыкметах – на стандартныя (на пэўны ўзор) і нестандартныя (адступаюць ад стандартаў з прычыны незвычайнасці сітуацыі, якая склалася на прадпрыемстве).

2. Бланкі, рэквізіты, фармуляр.

Справавыя лісты пішуцца на спецыяльных бланках, якія адпавядаюць стандарту і маюць пэўны парадак іх размяшчэння.

Бланкі бываюць двух відаў: агульныя і бланкі для лістоў. Галоўнае адрозненне паміж імі ў тым, што бланкі для лістоў маюць рэквізіт «Індэкс прадпрыемства сувязі, паштовы і тэлеграфны адрас, нумар рахунку ў банку», а таксама трафарэтную частку рэквізіту «Спасылка на індэкс і дату ўваходнага дакумента». На агульных бланках замест іх застаецца пустое месца, куды потым друкуюцца рэквізіты «Назва віду дакумента», «Месца складання ці выдання».

Кожнаму віду дакументаў адпавядае пэўная колькасць неабходных рэквізітаў і пэўны парадак іх размяшчэння.

Рэквізіты – гэта абавязковыя прыкметы, якія ўстаноўлены законам ці распарадчымі пастановамі для асобных відаў дакументаў. Дапускаюцца два варыянты размяшчэння рэквізітаў – вуглавы і падоўжаны.

Для справавых лістоў рэкамендуецца наступны набор рэквізітаў:

1) Дзяржаўны герб;

2) эмблема арганізацыі (таварны знак або знак абслугоўвання); могуць таксама змяшчацца атрыманыя арганізацыяй узнагароды;

3) код арганізацыі па класіфікатару прадпрыемстваў і арганізацый (КПА);

4) код дакумента па класіфікатару кіраўніцкай дакументацыі (ККД);

5) назва міністэрства, структурнага падраздзялення, арганізацыі, установы (поўная і скарочаная);

6) паштовы і тэлеграфны адрас (які адпавядае Паштовым правілам Міністэрства сувязі);

7) нумар тэлефона;

8) нумар тэлефакса;

9) нумар разліковага рахунку ў банку;

10) дата (ставіцца ў левым верхнім вугле). Датай ліста лічыцца дата яго падпісання. Пішацца трыма парамі арабскіх лічбаў, раздзеленых кропкамі. Пасля лічбаў, якія абазначаюць год, кропка не ставіцца. Напрыклад: 05. 11. 03; 11. 01. 03 (трэба помніць, што кожны від лістоў мае свой тэрмін выканання);

11) ) індэкс дакумента (нумар ліста, яго ўмоўнае абазначэнне);

12) спасылка на індэкс і дату ўваходнага дакумента (супастаўленне дат адпраўкі і атрымання ліста дае ўяўленне аб хуткасці работы ўстановы з карэспандэнцыяй). Напрыклад: На № 2312/155 ад 10. 11. 03;

13) адрасат (назва прадпрыемства і адрас атрымальніка ліста). Пішацца ў верхнім правым вугле; назва арганізацыі, прадпрыемства падаецца ў назоўным склоне, а пасада і прозвішча пэўнай асобы – у давальным склоне. Напрыклад: ААТ «Гродзенскі мясакамбінат» галоўнаму інжынеру Іванову 1.1. Знакі прыпынку ў адрасе (у самім пісьме) могуць апускацца. Калі пісьмо адрасуецца кіраўніку прадпрыемства аб’яднання і пад., то спачатку пішацца пасада, затым назва прадпрыемства, прозвішча і ініцыялы кіраўніка, затым адрас прадпрыемства:

Дырэктару

Акцыянернага таварыства

швейна-гандлёвай фірмы «Элад»

Іванову 1.1. ________________

Вул. 1 Мая, д. 7, 230023, г.Гродна.

3 вялікай літары пішуцца ўсе словы ў назвах найвышэйшых дзяржаўных устаноў: Нацыянальны сход Рэспублікі Беларусь, Савет Міністраў; а таксама ў назвах найвышэйшых дзяржаўных пасад: Прэзідэнту.

3 вялікай літары пішацца першае слова ў назвах:

а) дзяржаўных устаноў, прадпрыемстваў, навучальных устаноў, міністэрстваў, упраўленняў, самастойных аддзелаў у складзе міністэрства ці прадпрыемства: Галоўнае ўпраўленне фінансаў; Аддзел працы і заработнай платы;

б) пасад кіраўнікоў дзяржаўных органаў, гаспадарчых, навуковых і грамадскіх арганізацый: Міністру абароны.

• Назвы іншых пасад, а таксама назвы вучоных ступеней, воінскіх і пачэсных званняў пішуцца з малой літары: намесніку міністра замежных спраў Іванову 1.1., акадэміку Пятрову С.С. і інш.;

3 вялікай літары пішуцца скарочаныя назвы трэстаў, камбінатаў, аб’яднанняў, прадпрыемстваў: Гіпрабуддармаш (Гипростройдормаш).

• Калі перад такімі назвамі стаяць словы трэст, фабрыка і пад., то скарачэнні бяруцца ў двукоссе: камбінат «Кузбасвугаль»;

14) загаловак тэксту (не большы, чым на 2-х радках). Загаловак павінен адпавядаць асноўнаму пытанню, якое закранаецца ў лісце. Пачынаецца з чырвонага радка з вялікай літары прыназоўнікам пра: Пра пастаўку нафты па кантракту № 55 – 02 / 672;

15) тэкст (асноўны рэквізіт справавога ліста) – гэта інфармацыя, якая зафіксавана любым тыпам пісьма або любой сістэмай гуказапісу і заключае ў сабе ўсю ці асноўную частку дакумента. Пры складанні справавых лістоў шырока выкарыстоўваюцца тыпавыя тэксты і тэксты-трафарэты;

16) адзнакі пра наяўнасць дадаткаў (у левым ніжнім вугле адразу ад поля пішацца слова «Дадатак». Затым ідуць назвы дакументаў, якія прыкладваюцца, у лічбавым парадку, указваецца іх колькасць і колькасць старонак кожнага дадатковага дакумента. Дадатковыя дакументы павінны мець усе неабходныя рэквізіты). Пад словам «Дадатак» нічога не пішацца. Напрыклад:

Дадатак:

1. Копія кантракту з фірмай «Аска» на ням. мове на 2-х ст. у 1 экз.

2. Заключэнне спецыялістаў ВА «Азот», якія ўдзельнічалі ў перагаворах, на

на 4-х ст. у 1 экз.;

17) подпіс (ставіцца злева пад тэкстам ліста без чырвонага радка). Назва прадпрыемства тут ужо не ўказваецца. Напрыклад: Дырэктар інстытута ... ... ... ... І.І.Іваноў. Калі ліст прысвечаны фінансава-крэдытным пытанням, то патрабуецца подпіс галоўнага бухгалтара прадпрыемства. Напрыклад:

Дырэктар інстытута ... ... (подпіс) ... ... І.І. Іваноў

Галоўны бухгалтар ... ... (подпіс) ... ... С.С. Пятрова

Калі ліст падпісваецца дзвюма асобамі, пасады якіх раўнапраўныя, то подпісы рэкамендуецца размяшчаць на адным узроўні. Напрыклад:

Дырэктар завода Дырэктар фабрыкі

... ... (подпіс) ... ... В.В.Сідараў ... ... (подпіс) ... ... Л.Л. Мікалаева

Ініцыялы ставяцца толькі перад прозвішчам;

18) адзнака аб накіраванні копій на іншыя адрасы (ставіцца ніжэй подпісу або апошняга радка «Дадатка» злева праз 2 – 4 міжрадковыя інтэрвалы. Напрыклад:

Дырэктар інстытута ... ... ... ... ... ... ... ... І.І.Іваноў

Копія : Міністэрства адукацыі Рэспублікі Беларусь;

19) прозвішча, імя, імя па бацьку, тэлефон выканаўцы (змяшчаецца ў левым ніжнім вугле добрага ці адваротнага боку апошняга ліста) і інш. Напрыклад:

Іваноў 77 44 88

Сукупнасць рэквізітаў справавога ліста называецца фармулярам.

На справавых лістах часта ставіцца рэзалюцыя (пісьмовае ўказанне кіраўніка выканаўцу на характар і тэрмін выканання) і віза (подпіс, які пацвярджае факт азнаямлення адказнай асобы з дакументам).