4.4. Поиск данных
По правилам хорошего тона операции поиска данных должны производиться в том же окне, в котором находится основная база данных. Но для этого требуются некоторые навыки программирования, чего нельзя требовать от студентов экономических специальностей.
В меру же их возможностей проще всего организовать поиск на новом (отдельном) листе. Для этого правда требуется внести изменения в проект системы – т.е. добавить новый лист, дать ему имя «Поиск» и создать кнопку «Поиск» в главном меню.
На рис. 6. приведен возможный вариант интерфейса для организации поиска.
Поиск производится следующим образом:
- в группе полей «Критерии поиска» вводятся нужные значения;
- щелкается кнопка «Найти».
Кнопка «Очистить» предназначена для очистки результатов поиска.
Технология создания элементов интерфейса аналогична предыдущему разделу – т.е. сначала пишутся макросы, выполняющие нужные операции, а затем создаются кнопки, связанные с этими макросами.
Рис. 6. Пример интерфейса для организации поиска
Итак, поэтапно.
Макрос для кнопки «Найти»
Выполним команды Сервис > Макрос > Начать запись > На запрос об имени макроса напечатать имя «Найти» > Установить курсор в B8 > Данные > Фильтр > Расширенный фильтр > В окне «Расширенный фильтр» в поле «Исходный диапазон» указать адрес основной базы> В поле «Диапазон условий» указать $С$10:$H$11 > Установить переключатель в опции «Скопировать результат в другое место» > В поле «Поместить результат в диапазон» указать $C$17:$H$17 > Ok > Сервис > Макрос > Остановить запись.
В результате должен получиться следующий макрос:
Sub Найти()
Sheets("Продажи").Range("Данные_продаж").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, _
CriteriaRange:=Range("C10:H11"), CopyToRange:=Range("C17:H17"), _
Unique:= False
End Sub
Макрос для кнопки «Очистить»
Выполним команды Сервис > Макрос > Начать запись > На запрос об имени макроса напечатать имя «Очистить» > Выделить мышью ячейки C18:H32 > Нажать клавишу «Delete» > Установить курсор в C17 > Сервис > Макрос > Остановить запись.
В результате должен получиться следующий макрос:
Sub Очистить()
Range("C18:H61").Select
Selection.ClearContents
Range("C17").Select
End Sub
Нарисуйте кнопки «Найти» и «Очистить» назначив им соответствующие макросы.
Проверьте действие кнопок, задавая различные критерии поиска.
V. Отчеты
Отчеты представляют собой некоторую выходную информацию, полученную в результате обработке имеющихся в системе данных.
В этом смысле отчетами являются ведомости заработной платы, квитанции об оплате, приходные и расходные накладные, налоговые декларации и т.д.
В данном разделе покажем, как можно формировать итоговую отчетную информацию.
5.1. Использование функций
Предположим, что периодически нам необходимы данные о выручке от продаж за определенный период времени.
Интерфейс расчетов может выглядеть следующим образом:
|
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
Отчетный период |
|
| |
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
Начало периода |
10.11.2009 |
|
|
|
7 |
|
|
Конец периода |
20.11.2009 |
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
|
|
|
11 |
|
|
Выручка |
55 |
|
|
|
12 |
|
|
|
|
|
|
|
13 |
|
|
|
|
|
|
Вычисления производятся следующим образом:
- в D5 и D6 вводятся даты начала и конца отчетного периода, а ячейке D8 отражается результат вычислений.
Для организации вычислений:
- на этом же листе за пределами экрана создаем шаблон критерия отбора;
|
|
|
O |
P |
Q |
R |
S |
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
Дата продажи |
Дата продажи |
|
|
8 |
|
|
|
>=01.01.13 |
<=30.03.13 |
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
- в Q8 вводим формулу =">="&D6;
- в R8 вводим формулу ="<="&D7;
- в D11 вводим формулу:
=БДСУММ(Данные_продаж;Продажи!H11;Q7:R8).