Методичні рекомендації

Етап перший – закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань:

1. Прочитайте конспект лекцій.

2. Уважно прочитайте параграфи 1 – 4 (глава IV) і параграфи 1 – 4 (глава V) (дивись Делопроизводство: Справочное пособие / А.Б. Фельзер, М.А. Миссерман. – К.: Вища школа, 1987, с. 111-136).

3. Уважно прочитайте текст по частинам, виділіть головне.

4. Зверніть увагу на особливості реєстрації документів у журналах та картках.

5. Розгляньте форми реєстрації організаційно-розпорядчих документів (дивись наочний альбом-посібник з дисципліни “Основи діловодства” стор. 53 - 55).

Етап другий – засвоєння і розуміння основних визначень і термінів:

1. Використовуючи підручник, конспект лекцій, словник, опануйте нові терміни і поняття.

2. Запишіть важливі визначення і терміни.

Етап третій – відповіді на питання до самоконтролю:

1. Суть поняття “реєстрація документів”?

2. Назвіть загальні правила реєстрації документів.

3. Які документи підлягають і які не підлягають реєстрації?

4. Який порядок індексації документів?

5. З яких елементів складається реєстраційний індекс:

• вхідних документів;

• внутрішніх документів;

• вихідних документів.

6. Які форми реєстрації документів Ви знаєте?

7. Як заповнюються журнали реєстрації:

• вхідних документів;

• внутрішніх документів;

• вихідних документів.

8. Як заповнюються картки реєстрації:

• вхідних документів;

• внутрішніх документів;

• вихідних документів.

9. Цілі й задачі контролю за виконанням документів.

10. Техніка контролю за виконанням документів.

11. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

12. Виконання яких документів підлягає обов’язковому контролю?

13. Строки виконання документів.

14. Як будується і ведеться контрольна картотека?

15. Правила заповнення контрольних карток.

Бібліографічний список /5/, /7/

Змістовий модуль 3. Складання номенклатури справ, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Тема 4. Складання номенклатур, формування справ, підготовка документів до наступного зберігання та використання

Мета самостійної роботи

• Закріплення, поглиблення, розширення і систематизація знань, які були отримані на лекції, по складанню номенклатур, формуванню справ, підготовці документів до наступного зберігання та використання

• Формування вмінь та навичок із складання номенклатур, формування справ, підготовки документів до наступного зберігання та використання

• Розвиток самостійного мислення

План вивчення теми

1. Поняття і призначення номенклатури справ. Принципи побудови номенклатури справ. Класифікація номенклатур справ (типові, зразкові, індивідуальні). Порядок розробки, складання і оформлення номенклатури справ.

2. Поняття про формування справ. Загальні правила формування справ. Принципи формування справ (у порядку вирішення питань, хронології, алфавіту, індексації та ін.).

3. Підготовка документів до наступного зберігання та використання, її етапи.

4. Поняття експертизи наукової та практичної цінності документів. Експертна комісія (ЕК) установи, організації, підприємства; її функції, організація роботи. Порядок складання, оформлення та затвердження актів про призначення до знищення документів та справ.

5. Загальні правила оформлення справ.

6. Опис документів постійного та тимчасового строків зберігання (понад 10 років).

7. Забезпечення збереження документів.

8. Порядок передачі справ до архіву установи, організації, підприємства.