2.2 Порядок оформления инвентаризации наличных денег и денежных документов, хранящихся в кассе, и отражения ее результатов в бухгалтерском учете

При проведении инвентаризации денежных средств, денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (обычно начиная с купюр высшего и заканчивая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. Так как наличных денег в кассе предприятия на момент инвентаризации обнаружено не было составим примерную таблицу описи купюр в кассе СПК имени Кутузова на примере таблицы 2.

Таблица 2 - Покупюрная опись по кассе СПК имени Кутузова

Денежный знак	Количество листов	Сумма
50000	6	300000
20000	5	100000
10000	20	200000
5000	102	510000
1000	128	128000
500	121	60500
100	59	5900
50	86	4300
ИТОГО		1308700

Если в кассе на момент проверки находится частично оплаченные ведомости, то следует выполнять следующие действия:

- если сроки оплаты платежных ведомостей истек, они закрываются и включаются в последний отчет кассира;

- если срок оплаты не истек платежные ведомости, по которым большая часть суммы выплачена, закрывают и проводят по последнему отчету кассира;

- если платежные ведомости с неистекшим сроком оплаты, не закрываются, а выплаченные по ней суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закрывать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированных сумм. При этом суммы, по которым имеется расписка в получении, подсчитываются по каждой ведомости вначале ревизором и против каждой выплаченной суммой делается пометка «учтено» или «выдано до инвентаризации». [8]

В конце ведомости делается подпись «до инвентаризации по настоящей ведомости выплачено» и указывается сумма. Вторым также ведомости считает кассир.

В ходе проверки в СПК имени Кутузова денежные средства в кассе отсутствовали, а, следовательно, излишков и недостач выявлено не было (это обусловлено со сравнительно небольшим объемом наличного оборота на предприятии: большинство расчетов производится в безналичной форме). Был составлен акт инвентаризации (приложение №6).

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. При установлении излишков или недостач денег и других ценностей в кассе, а также при наличии временных расписок о заимствовании денег из кассы ревизор обязан потребовать от кассира письменное объяснение о причинах недостачи и излишка.

Находящиеся в кассе почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории, билеты лотереи принимаются к учету как денежные документы и также как денежные средства подлежат инвентаризации, при их пересчете составляются специальные описи, в которых указывается их наименование, серии, номера, сроки действия и другие специфические признаки, а также номинальная стоимость. Отдельно при пересчете составляется опись по бланкам строгой отчетности, в которой указываются виды бланков, номера, количество по каждому виду.

Если в кассе имеются чековые книжки, то при инвентаризации составляется отдельная опись с указанием даты их получения в банке, номеров использования и оставшихся чеков. По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира. Обращается внимание на наличие в чековой книжке подписанных незаполненных чеков руководителем предприятия и главным бухгалтером.

Фактический остаток денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности, установленный при инвентаризации, сопоставляется с остатком по данным бухгалтерского учета по счету 50 «касса» соответствующей машинограммой, отчетом кассира и забалансовым счетом в бланке строгой отчетности. [11]

Если в кассе установлена недостача или излишек, ревизор, с участием работника бухгалтерии и кассира, должен проверить правильность итогов по всем кассовым отчетам за период со дня предыдущей инвентаризации до настоящей, выяснить не допущены ли в них арифметические ошибки. При отсутствии таких ошибок установленная недостача считается реальной и подлежит немедленному погашению, а излишек - оприходованию. При выявлении недостачи или излишка от кассира берется письменное объяснение. Результат инвентаризации кассы оформляется актом, который подписывается ревизором, главным бухгалтером и кассиром. На выявленный излишек в кассе составляется приходный кассовый ордер, а на сумму недостачи составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет. Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Одновременно устанавливаются причины возникновения излишков и недостач в кассе. [4]

Для обобщения результатов комплексной ревизии организации составляется акт, в котором отражаются выявленные по результатам ревизии недостатки в работе и нарушения. Акт является юридическим документом, форма содержания его регулируется ведомственными документами. Однако, как правило, общими для всех актов ревизии является следующие особенности: обычно акт состоит из вводной и описательной частей, а при необходимости дополняется специализированными предложениями к акту. Результаты ревизии, в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляется справкой. Составив акт ревизии, руководитель ревизионной группы передает его на подпись руководителю и главному бухгалтеру ревизуемой организации.

Таким образом, результаты проверки записывают в инвентаризационные описи, где указывают полное наименование ценностей, порядковые номера, количество, цену и общую сумму. По данным инвентаризационных описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы. При инвентаризации денежных средств в кассе используется акт инвентаризации наличия денежных (валютных) средств (ф. №Инв-5); инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности (ф. №Инв-8). При недостаче денежных средств в кассе составляются следующие бухгалтерские записи: дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредит счета 50 «Касса» и одновременно дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба») и кредит счета 94. Выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности организации. Это оформляется в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера и отражается записью по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 92 «Внереализационные доходы и расходы». В ходе проверки порядка оформления инвентаризации наличных денег и денежных документов, хранящихся в кассе, при проверке записей по счету 50 «касса» в СПК имени Кутузова нарушений не выявлено, установлено, что бухгалтерские записи, не соответствующие Типовому плану счетов отсутствуют, излишков и недостач не выявлено.