4 Форматирование ячеек. Скрытие и отображение строк и столбцов

Внешнее представление данных в ячейках определяется их форматами. Размер ячеек по горизонтали и вертикали электронной таблицы задается с помощью команд меню Формат -Строка - Высота и Формат - Столбец - Ширина. Команды меню Формат - Столбец - Автоподбор ширины и Формат - Строка - Автоподбор высоты автоматически изменяют размеры ячеек с учетом их содержимого. По умолчанию для ячеек электронной таблицы действует формат Общий, который распознает тип вводимых данных:

• Формула — ввод начинается со знака = (равно).

• Дата/Время — используются стандартные разделители даты/времени или допустимые форматы этих типов.

• Число — первый вводимый символ цифра, запятая или знак (±), а последующие символы только цифры, запятая.

• Текст — вводимое значение содержит буквы или специальные символы.

Для ячеек можно выбрать формат представления, размер и цветовое оформление шрифта, рамки, закраску фона, содержимое ячеек защитить от внесения изменений и просмотра формул.

Форматирование ячеек выполняется с помощью команды меню Формат - Ячейки. Выводится диалоговое окно Формат ячеек, содержащее ряд вкладок: для задания составляющих формата ячеек,. С помощью этой команды меню можно скрывать и отображать столюци и строки.

4.1 Скрытие и отображение строки или столбца

1. Для того чтобы скрыть части таблицы:

- выделите строки или столбцы, которые нужно скрыть, и выполните команду меню [Формат-Строка ► Скрыть] или [Формат-Столбец ► Скрыть];

– выделите целиком скрываемый столбец и вызовите контекстное меню (щелчок правой клавишей мыши по заголовку столбца), выберите команду Скрыть.

2. Для отображения скрытых столбцов выполните команду [Формат-Строка - Показать] или [Формат-Столбец ► Показать].

4.2 Использование имен ячеек

1. Для присвоения имени ячейке:

• выделите ячейку;

• выполните команду [Вставка-Имя ► Присвоить...]; в появившемся диалоговом окне введите имя ячейки, нажмите Ok , в Поле имени вместо адреса ячейки появится имя. Другой способ:

■ выделите ячейку, щелкните левой клавишей мыши в Поле имени строки формул и введите имя выделенной ячейки, нажмите Enter.

2. Для использования в формуле вместо адреса ячейки ее имени выполните команду [Вставка-Имя-Вставить... ], выберите из списка данное имя и нажмите Ok|.

3. Для поиска ячейки с известным вам именем выберите это имя из списка в Поле имени.

4 Рекомендации по присвоению имен ячейкам, формулам и константам в Microsoft Excel следующие. Первый символ в имени должен быть буквой или символом подчеркивания. Остальные символы имени могут быть: буквами, числами, точками и симво­лами подчеркивания. Имена не должны иметь сходства со ссылками. Использование пробела запрещено

5. Контроль ввода данных

Контроль данных при вводе в ячейки может выполняться Microsoft Excel программным способом. Доступны следующие методы контроля вводимой информации.

1. контроль формата вводимых данных: целые, действительные числа, дата/время, текст;

2. контроль диапазона значений вводимых данных числового типа, даты/времени;

3. контроль длины вводимого текста;

4. контроль по списку значений различных типов данных;

5. логический контроль вводимых данных.

Условия проверки вводимых данных можно задавать в виде формул логического типа, в которых используются ссылки на ячейки.

Для организации проверки вводимых данных первоначально выделяется диапазон ячеек, а затем выполняется команда меню Данные - Проверка. Команда вызывает диалоговое окно Проверка вводимых значений, содержащее вкладки Параметры, Сообщения для ввода, Сообщения об ошибке.

На вкладке Параметры указывается контроль формата и значений вводимых данных:

• Любое значение — нет проверки.

• Целое число — контроль ввода положительных и отрицательных целых чисел, а также нуля.

• Действительное число — контроль ввода положительных и отрицательных» чисел, содержащих целую и дробную части, а также нуля.

• Список — контроль принадлежности вводимых данных указанному списку^ элементов.

• Дата/Время — контроль формата даты или времени.

• Длина текста — ограничение на длину вводимых текстовых строк.

Другой — ввод формулы проверки вводимых данных.