14.1 Использование возможностей базы данных

1. Для использования возможностей баз данных Excel при заполнении таблицы:

• выделите таблицу с одной строкой заголовков столбцов;

• выберите команду [Данные-Форма...];

• заполните таблицу, вводя данные в бланк базы данных.

14.2 Отбор записей с использованием автофильтра

Для отбора записей, удовлетворяющих некоторому условию, проделайте следующее:

• выделите таблицу со строкой заголовков столбцов (как при создании формы данных);

• выберите команду меню [Данные-Фильтр ► Автофильтр];

• снимите выделение с таблицы и, пользуясь кнопкой в правом нижнем углу каждой ячейки заголовков столбцов, задайте критерии фильтра для столбцов;

• отмените фильтрацию, отключив опцию меню [Данные-Фильтр-Автофильтр].

15. Консолидация данных. Сводные таблицы

Консолидация данных позволяет создать таблицу-сводку по одной или нескольким категориям данных, используя один или несколько блоков исходных данных. При выполнении консолидации пользова­тель должен задать также тип функции, по которой будут вычисляться итоговые значения.

Перед выполнением консолидации необходимо определить, в каких исходных областях данных располагаются интересующие вас сведе­ния. Данные в этих областях должны быть единообразно организованы, области данных должны представлять собой блоки строк или столбцов с заголовками.

Сводная таблица - это таблица, предназначенная для интерактив­ной работы, обобщающая и анализирующая данные из существующих списков и таблиц. С помощью мастера сводной таблицы необходимо указать список или таблицу и затем указать способ расположения дан­ных в сводной таблице. После создания сводной таблицы ее структуру можно изменить путем изменения расположения полей. Структура сводной таблицы определяется указанием полей исходного списка, помещаемых в определенные области сводной таблицы. Назначение областей сводной таблицы следующее.

По полю исходного списка или таблицы, помещенному в область Страница, можно осуществить подведение итогов в сводной таблице. При указании другого элемента поля страницы происходит пересчет сводной таблицы для отображения итогов, связанных с этим элемен­том. Элементы комбинированного списка поля страницы объединяют записи или значения поля или столбца исходного списка (таблицы).

Область Данные - это поле исходного списка или таблицы, содержащее данные. В поле данных обычно подводятся итоги группы чисел (например, статистика или количество сбыта), хотя текущие данные могут быть и текстовыми. По умолчанию в сводной таблице подведе­ние итогов текстовых данных производится с помощью итоговой функции "Кол-во значений", а числовых данных - с помощью итого­вой функции "Сумма".

Область Строка должна содержать поле, данные которого служат заголовками столбцов.

Область Столбец должна содержать поля, данные которых служат заголовками строк. При создании сводной таблицы на основе данных, находящихся в списке или базе данных Microsoft Excel, в сводную таблицу включаются все данные списка. Фильтры списка, созданные командой Фильтр в меню Данные, при создании сводной таблицы игнорируются. В сводной таблице автоматически создаются общие и промежуточные итоги. Если исходный список содержит общие и промежуточные итоги, их, возможно, потребуется удалить перед созданием сводной таблицы. Исходный список или база данных должны иметь заголовки столбцов, так как содержимое ячеек первой строки списка будет использоваться в качестве имен полей.