1. Характеристика системы «босс – Референт»

Данная система разработана компанией АйТи (http://www.it.ru). Относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы.

Основное применение - создание корпоративной системы, охватывающей деятельность сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Поддерживает делопроизводство, организационное управление, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической структурой в России. Другая отличительная черта системы «БОСС-Референт»: в ней реализованы функции CRM-системы, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в «БОСС-Референт» интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений.

Система реализована на платформе LotusNotes. Благодаря этому вдобавок к функциям «БОСС-Референт» пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды LotusNotes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т.д. «БОСС-Референт» является наиболее открытой во всех смыслах системой – она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса.

1.1. Назначение системы «босс-Референт»

Система БОСС-Референт разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Ее потребителями являются коммерческие компании, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Главными результатами внедрения системы являются:

- Повышение управляемости организации. Новый уровень исполнительской дисциплины.

- Поддержка регламентов внутрикорпоративного взаимодействия. Повышение скорости принятия решений.

- Создание условий для обмена знаниями и информацией. Совершенствование процессов, продуктов и услуг организации.

Преимущества системы БОСС-Референт

- Средства создания единого информационно-управленческого пространства для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых, функционально-проектных.

- Поддержка сложных маршрутов согласования документов.

- Развиваемость решения. Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых с учетом специфики заказчика.

- Надежная работа, высокие показатели производительности, удобство администрирования и масштабирования, Web-доступ.

- Наличие средств защиты информации. Возможность построения на базе БОСС-Референта системы юридически значимого электронного документооборота.

- Простота освоения пользователями.

- Успешное использование системы ведущими компаниями и организациями России.

Функциональность системы

Система БОСС-Референт обеспечивает автоматизацию процессов:

- документационного обеспечения принятия решений, включая создание проекта документа, его согласование, утверждение и направление в архив;

- контроля исполнительской дисциплины, в том числе процессы формирования поручений и контроля их выполнения;

- работы с входящей и исходящей корреспонденцией.

Названные функции могут быть реализованы в организациях и компаниях, имеющих многоуровневую, территориально-распределенную и функционально-проектную структуру.

Автоматизируемые функции

Документационное обеспечение принятия решений:

- Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями. Регламент - документ, который перечисляет и описывает по порядку этапы (шаги), которые должен предпринимать участник или группа участников для выполнения бизнес-процесса, как правило, с указанием требуемых сроков выполнения этапов (шагов).

- Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.

- Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».

- Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.

- Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.

- Работа с версиями и редакциями документов.

Обработка входящих и исходящих документов:

- Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».

- Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам. Резолюция (лат. resolution — решение, разрешение) - решение, принятое должностным лицом или совещательным органом, международной организацией.

- Поддержка сложных регистрационных номеров.

- Обеспечение работы нескольких канцелярий.

- Контроль исполнительской дисциплины.

- Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.

- Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.

- Контроль сроков и работ по выполнению поручений.

- Мониторинг и статистика выполнения поручений и отработки документов. Мониторинг - процесс наблюдения и регистрации данных о каком либо объекте на неразрывно примыкающих друг к другу интервалах времени, в течение которых значения данных существенно не изменяются.

- Поддержка сложных организационных структур компаний и организаций.

- Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.

- Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.

- Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

Функциональная структура системы БОСС-Референт

Системы сканирования и распознавания текста

Система БОСС-Референт интегрирована с системами сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader (версия 4.0 или SE 7.0) и CuneiForm (версия 10 и выше). FineReader - система оптического распознавания символов, разработанная российской компанией ABBYY. CuneiForm (англ. cuneiform кьюниформ — клинопись), Cognitive OpenOCR - свободно распространяемая открытая система оптического распознавания текстов российской компании Cognitive Technologies. Наличие интеграции позволяет организовать быстрое автоматическое преобразование документов из бумажного в электронный вид и удобный ввод их в систему. Интеграция - восстановление, восполнение, сплочение, объединение политических, экономических, государственных и общественных структур в рамках региона, страны, мира.

БОСС-Референт предлагает три варианта использования средств сканирования в системах электронного документооборота и автоматизации делопроизводства:

- Использование настольного сканера для организации индивидуального сканирования. Рекомендуется использовать в организациях с небольшим объемом входящих документов

- Использование сетевых сканеров для рабочих групп

- Использование потоковой линии сканирования, обеспечивающей быстрое автоматическое преобразование документов в электронный вид в непрерывном потоковом режиме. Такое сканирование выполняется с использованием технологии штрих-кодов и рекомендуется применять в организациях с большим объемом входящей корреспонденции, с территориально-распределенной структурой аппарата управления, в центральных аппаратах министерств и ведомств.