2.2 Организация подготовки выставок

Выставка есть среда общения, а для музея еще и главное средство общения с публикой. Чтобы сделать это общение плодотворным, приходится не только мобилизовать все ресурсы самого музея, но и все чаще привлекать дополнительные ресурсы извне. Процесс подготовки выставок объединяет все сложившиеся в музее на данный момент способы координации ресурсов, для того чтобы обеспечить своевременное открытие выставок, выполнение их бюджета и достойный уровень качества.

Выставочный совет. Программа выставок обычно утверждается директором, и все же многие музеи создают выставочные советы, в которые входят хранители и руководители различных служб. Такой совет периодически собирается, чтобы рассмотреть предложения о новых выставках, концепции выставок, определить их программу и бюджет.

Выставочные проектные группы. Каждая выставка - это проект определенной группы, команды, объединяющей таланты многих людей, ответственных за разные аспекты этого проекта. Любая такая команда должна включать представителей следующих служб, входящих в разные музейные подразделения:

• Подразделения коллекций (фондов): хранение; консервация; документация.

• Подразделение программ, адресованных публике: выставки; дизайн; образование; издания; маркетинг.

• Администрация: финансы; развитие; безопасность; обслуживание посетителей.

Смысл проектных команд состоит в их направленности на разработку и воплощение конкретного проекта и отсутствии в них иерархической структуры; отсюда, в частности, следует, что при отборе сотрудников для команды руководители соответствующих подразделений должны принимать во внимание знания и способности сотрудника, а не его должность. Когда для выполнения каких-либо работ привлекают внешние организации, они тоже должны быть представлены в команде, участвовать в ее собраниях.

Окончательный состав проектной команды утверждает директор, он же назначает ее руководителя или координатора. Проектная команда составляет бюджет и график работы, ее руководитель представляет их директору или главе выставочного совета.

В начале работы по проекту группа может встречаться раз в месяц, регулярно заслушивая сообщения всех участников, чтобы, например меры по безопасности не были оставлены на последнюю минуту. Проектная команда - это форум идей и творчества всего персонала музея. Все сотрудники должны чувствовать, что могут вносить предложения по организации выставки. Частота встреч группы растет по мере приближения дня открытия. Хороший способ вдохновить членов команды на выдающиеся свершения - доверить им составление печатных выставочных материалов и пояснительных тестов.

К членам выставочных проектных групп предъявляются, совершено исключительные требования: они должны не просто быть хорошими профессионалами, но уметь квалифицированно работать на протяжении длительного времени и под прессом утвержденного бюджета, постоянно выходя за рамки своей узкой специализации. Координатор должен уметь облегчать принятия коллективных решений и одновременно быть одаренным руководителем проекта. Некоторые музеи, осознав, что сотрудникам нужны особые навыки для организации эффективного взаимодействия в проектных группах, осуществляют специальные образовательные программы.

Чтобы привлечь внешние ресурсы для организации выставки, многие музеи учреждают консультативные выставочные комитеты (Приложение А). Эти комитеты представляют собой группы ученых, коллекционеров и специалистов, чьи знания и связи могут повысить качество выставки и помочь получить на время чужие экспонаты; бывают и комитеты, которые служат представительными органами публики выдвигая ее интересы.