Тема 1. Теоретические основы Microsoft Office Excel

Табличный процессор Excel представляет собой прикладное программное обеспечение, предназначенное для работы с электронными таблицами и обработки данных, включающее:

• выполнение различных вычислений с использованием функций и формул;

• исследование влияния различных факторов на данные;

• решение задач оптимизации;

• получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

• упорядочивание данных;

• графическое представление данных (построение графиков и диаграмм);

• статистический анализ данных.

Рабочее пространство MS Excel 2010 показано на рисунке 1 [6].

2

1

3

4

5

Рис. 1. Рабочее пространство MS Excel 2010:

1– Лента; 2 – Панель быстрого доступа; 3 – Строка формул;

4 – Рабочая книга; 5 – Группы, набор родственных команд

На Ленте расположены вкладки: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. На вкладке Файл доступен интерфейс пользователя Microsoft Office Backstage. Представление Backstage реализует различный доступ к основным операциям с документом, позволяет открывать, сохранять, выводить на печать файлы Excel, управлять ими и настраивать параметры. Для выхода из Представления Backstage необходимо открыть любую вкладку на Ленте или нажать клавишу ESC. Каждая группа имеет дополнительные параметры, которые запускаются с помощью диалоговых окон (рис. 2). Для скрытия и освобождения места на экране монитора, можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL+F1 или использовать кнопку (7) на рисунке 3, повторное нажатие отобразит Ленту.

6

7

Рис. 2. Дополнительные параметры Группы, Рис. 3. Скрытие/ отображение Ленты

6 – запуск диалоговых окон

Таблица 1

Задачи и команды

Задача	Вкладка	Расположение команд
Создание, открытие, сохранение, печать, предварительный просмотр, защита, отправка и преобразование файлов	ФАЙЛ
Вставка, удаление, форматирование и поиск данных в ячейках, столбцах и строках	ГЛАВНАЯ	Группы Число, Стили, Ячейки и Редактирование на Ленте
Добавление сводных таблиц, таблиц Excel (списки), диаграмм, гиперссылок, верхних и нижних колонтитулов	ВСТАВКА	Группы Таблицы, Диаграммы, Ссылки и Текст на Ленте
Установка полей и разрывов страниц, выбор области печати и настройка повторения строк	РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ	Группы Параметры страницы и Вписать на Ленте
Поиск функций, определение имен и устранение ошибок в формулах	ФОРМУЛЫ	Группа Библиотека функций, Определенные имена и Зависимости формул, Вычисления на Ленте
Импорт данных, подключение к источнику данных, сортировка, фильтрация, проверка данных, выполнение анализа «что если»	ДАННЫЕ	Группы Получение внешних данных, Подключения, Сортировка и фильтр, Работа с данными на Ленте
Проверка орфографии, просмотр, исправления и защита книги	РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ	Группы Правописание, Примечания и Изменения на Ленте
Изменение режима просмотра книги, выбор активной книги, упорядочение окон, закрепле-ние областей и запись макросов	ВИД	Группы Режимы просмотра книги, Окно и Макросы на Ленте

Для того чтобы изменить начальные установки программы, такие как количество пустых листов, создаваемых в новой книге, шрифт и его размер по умолчанию, необходимо открыть вкладку Файл и выбрать команду Параметры Excel (Общие). Рабочая книга в MS Excel позволяет сохранить разнообразную взаимосвязанную информацию в одном файле на нескольких листах. Для сохранения файла необходимо перейти на вкладку Файл (Excel 2010) и выбрать необходимый формат сохранения документа, задать имя и указать путь.

При добавлении/исключении команд на Панель быстрого доступа нужно выделить команду с помощью курсора и нажать правую клавишу мыши, в появившемся контекстном меню выбрать Добавить … или Удалить …

Набор команд на Ленте настраивается в открытом диалоговом окне Файл→Параметры Excel→Настройка Ленты. Команды добавляются в любую группу, для этого щелкните по выбранной группе на Ленте правой клавишей мыши и выберите команду Настройка Ленты.

Рабочий лист MS Excel представляет собой таблицу и состоит из столбцов и строк.

Столбцы располагаются вертикально, каждый столбец имеет заголовок с уникальной буквой латинского алфавита.

Строки располагаются горизонтально, заголовок строки состоят из уникальной цифры.

Ячейка – пересечение столбца и строки (A1, B4….). После выделения ячейка становится активной, и ее ссылочный адрес отображается в строке формул слева. Можно выделить группу ячеек или область (диапазон ячеек). Для этого, не отпуская левой клавиши мыши, необходимо перетащить мышь до следующей ячейки (например, выделяем А4 и протягиваем до Е8, выделилось 25 ячеек). Теперь можно нажать клавишу CTRL, отпустить левую клавишу мыши, выделить другую ячейку, например В11, а затем перетащить мышь до ячейки D1. Будут выделены две прямоугольные области ячеек.

В ячейку можно вводить информацию в различных форматах (выделить ячейку, нажать правую клавишу мыши, Формат ячеек, выбираем формат вводимой информации) и формулы. При вводе числовой информации происходит автоматическое выравнивание по правому краю. Ввод формулы начинается со знака «=». Формула вводится самостоятельно в строке формул или используется Мастер функций f_x. Для ввода даты, дней недели, месяцев и т.д. используется функция Автозаполнение. Необходимо ввести информацию в две соседние ячейки (например, А2 – 9.30, А3 – 10.15), выделить ячейки, а затем поместить указатель мыши на нижний правый угол второй ячейки (А3). Указатель примет вид небольшого черного знака «+». Теперь нажмите и, удерживая левую клавишу мыши, перетащите указатель до необходимой ячейки, отпустите кнопку мыши.

Для объединения ячеек используется вкладка Главная/Выравнивание/Объединить и поместить в центре.

Для профессионального оформления документов используется форматирование ячеек, создание рамок, штриховка и цвет.

При наборе текста из нескольких строк в одной ячейке используется при переходе к следующей строке сочетание клавиш Alt+Enter.

В Excel различают три вида адресации:

• относительная, например А1, D5

• абсолютная, например $C$7, $F$3

• смешанная, например $B2, K$6

Относительная ссылка – это изменяющийся адрес ячейки при копировании и перемещении формулы.

Абсолютная ссылка всегда указывает на фиксированный адрес ячейки и не изменяется при переносе или копировании формулы, в название столбца и строки добавляется знак «$».

Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.

Если Рабочая книга содержит несколько Листов, то им можно дать информативные имена нажав правую клавишу мыши и выбрав Переименование. Данные из электронных таблиц можно импортировать в СУБД MS Access.