Понятие о бухгалтерской документации, хро­нологической и систематической записях.

На каждую хозяйственную операцию в момент ее совершения составляется документ, который представляет собой специальный бланк или лист бумаги, в ко­тором отражена сущность совершенной хозяйственной операции и имеются под­писи должностных лиц, отвечающих за совершение хозяйственной операции.

Например:

- приходные и расходные кассовые ордера;

- расчетные и платежные ведомости по заработной плате;

- акты, квитанции;

- приказы и распоряжения.

Подавляющее большинство документов составляется на изготовленных ти­пографским способом бланках. В исключительных случаях допускается составле­ние документа произвольной формы, где должны соблюдаться требования, предъ­являемые к документу. К исполнению принимаются только правильно оформлен­ные документы. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующим документом.

Бухгалтерский документ - это способ оформления первичного учета и контроля хозяйственных операций, а также это основа двойной записи по счетам.

Оформление хозяйственных операций документами, называется документа­цией.

Назначение документации состоит в непрерывности и сплошном охвате хо­зяйственных операций.

Записи хозяйственных операций в текущем учете по способу расположения данных в учетных таблицах осуществляются неодинаково. Одни из них произво­дятся в хронологическом порядке, а другие в систематическом порядке.

Хронологические записи служат средством контроля за сохранностью до­кументов и полноты записей по счетам. Такие записи производятся в Журнале ре­гистрации хозяйственных операций с указанием номера, даты и наименования опе­рации, корреспонденции счетов и суммы.

Журнал регистрации хозяйственной операции

№№ опе­ра­ции	Документ, дата и содержа­ние операции	Сумма, руб.		Корреспонденция счетов
		частная	общая
				Д	К

Систематические записи позволяют контролировать состояние и изменения в составе средств и источников их формирования и хозяйственных процессов на любой момент. Эти записи хозяйственных операций производятся на счетах бух­галтерского учета.

Тема № 6. Техника и формы бухгалтерского учета. Значение документов, их классификация и формы. Требования к документам. Документооборот.

Документы – письменное свидетельство о фактическом свершении или о праве на совершение хозяйственной операции. Документ должен отражать все сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенной хозяйственной операции. К содержанию и оформлению документов предъявляются соответствующие требования:

1. документ должен содержать все необходимые реквизиты

2. данные документов должны быть достоверными и правильными

3. документ должен составляться на бланке установленной формы

4. записи документов должны производиться чернилами, на п.м. или на компьютере

5. писать следует четко, ясно, без помарок и подчисток, свободные строки и графы необходимо прочеркивать

6. в денежных документах сумму требуется указывать цифрами и прописью (первое слово – с заглавной буквы)

7. при составлении документов могут быть допущены ошибки, которые подлежат исправлению по определенным правилам. В кассовых и банковских документах исправления ошибок не допускаются.

В некоторых документах ошибки исправляются корректурным способом. Сущность этого способа – неправильная запись зачеркивается тонкой чертой и над ней надписывается правильный текст или сумма. Делается запись: исправленному верить. Ошибки в многозначных числах исправляются зачеркиванием всего числа и записывают правильно.

Бухгалтерские документы от момента их составления или получения до передачи в архив проходят множество этапов. Это – документооборот. Разработать документооборот – значит составить график движения документов, в котором необходимо указать, через какие рабочие места, в какие сроки и в какой последовательности проходит каждый первичный документ. Документооборот разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем.