Причины дефицита времени

К колоссальным потерям времени могут привести различные факторы. Многие из них являются последствием действий некомпетентного руководителя, половина происходит независимо от него, однако, другая часть неразрывно связана с самим руководителем. На многие факторы руководитель в силах повлиять или помочь снизить потери времени, которые могут произойти из-за воздействия этих самых факторов. Давайте проанализируем эти группы факторов.

Причины, являющиеся следствием неграмотных действий руководителя:

• Бесплановость рабочего процесса. Данный фактор следствие не только образа жизни самого руководителя, но и общего образа жизни всей организации. Бесплановость работы отражается в постоянных уточнениях, разъяснениях, необходимых для продолжения работы в различных отделах, подразделениях и отдельных работников организации. Как следствие - отвлечение от рабочего процесса и начальников и подчиненных;

• Неотработанный процесс обмена информацией в организации. В процессе коммуникации человек полностью уверен, что получатель информации отчетливо понимает и осознает смысл услышанных фраз, но, к сожалению, это не всегда так. У каждого человека в индивидуальном порядке развиты свои рамки восприятия, которые могут искажать смысл полученной информации. К сожалению, не многие современные руководители решили эту задачу для себя и своих подчиненных и ввели в организациях унифицированную систему приема и передачи информации. Как пример неправильной коммуникации между отделами: обмен информацией происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Еще одним примером отсутствия стандартов передачи информации служит отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может»;

• Отсутствие распределения работ по степени их важности. Данный фактор приводит к тому, что руководитель организации в первую очередь делает дела, которые в своей сути имеют небольшое значение для компании. При этом на эту работу тратится большое количество рабочего времени, которое можно было бы потратить на решение по-настоящему важных задач;

• Выполнение руководителем задач, с которыми могут справиться подчиненные. В большинстве случаев, такое происходит, если руководитель не в полной мере доверяет своим подчиненным, думая, что они не в состоянии решить данную задачу также хорошо, как и он сам. То есть, начальник не уверен в высокой квалификации сотрудников организации. Как пример можно привести работу с клиентами главным менеджером, а не наделение такими полномочиями своего сотрудника;

• Низкая степень мотивации труда. Суть мотивации труда состоит в стремлении работника к удовлетворению собственных потребностей (получение различных благ) при помощи труда. Мотив включает в себя, во-первых, потребность, которую желает удовлетворить работник, во-вторых, некое благо, которое способно дать удовлетворение потребности, в-третьих, действие, направленное на получение этого блага и, в-четвертых, материальные и моральные издержки как следствие осуществления трудовой деятельности (цена). Таким образом, низкая мотивация труда может привести к падению производства.

Грамотный руководитель должен выявить эти факторы и сделать все возможное, чтобы устранить их каким-либо образом.

Причины, которые не зависят от руководителя:

Ко второй группе относятся те факторы, которые не зависят от поведения руководителя. Это работа с почтой, часто срочные рутинные дела, которые занимают много рабочего времени, а также причины потери времени.

Рассмотрим подробней эти факторы:

1. Работа с корреспонденцией. Статистика показывает, что примерно четверть рабочего времени руководитель уделяет на работу с письмами, просматривая в день около ста пакетов с документами, из которых лишь треть по-настоящему важны. Факт, что в деловой переписке объем неполезной информации доходит до 20%.

2. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить решение таких задач, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость в личном контроле различных параметров деятельности организации, часто это связано с непрофессионализмом сотрудников или отсутствие желания подчиненных брать на себя ответственность.

3. Причины потери времени. К ним относятся срочные неожиданные дела, многие из которых нуждаются в немедленном решении и не могут быть поручены подчиненным. Все эти мелкие дела отвлекают от по-настоящему важных задач, и задействуют много рабочего времени.

К причинам потери времени можно отнести:

• Телефонные звонки;

• Приходящие в кабинет люди;

• Технические проблемы с компьютерами;

• Изменение очередности работ, навязываемое коллегами;

• Неправильное организационное планирование;

• Неумение и нежелание слушать других людей;

• Плохая организационная структура;

• Исправление ошибок некачественно выполненной работы;

• Неуверенность в себе, как в специалисте;

• Неорганизованные планерки и деловые собрания;

• Отвлекающие факторы на рабочем месте;

• Бесполезные споры по рабочим вопросам.

Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя:

К третьей группе относятся факторы, зависящие от личности руководителя. К ним можно отнести постоянную спешку, доработку дома, суетливость. Чтобы уменьшить влияние таких факторов на рабочий процесс руководитель должен изменить свое поведение, в противном случае, эти факторы не дадут возможности рационально использовать руководителю свое рабочее время. Таким образом, эту группу факторов можно считать самой серьезной, так как она требует качественного изменения поведения самого руководителя. Ему необходимо научиться эффективно управлять своим мнением, а для этого нужно в первую очередь изменить себя - это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы подробнее:

• Постоянная спешка. Все время торопясь руководитель не способен сосредоточится на одной конкретной задаче. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

• Привычка брать работу на дом. Такая привычка образует замкнутый круг, по причине высокой загруженности человек не выполняет всю намеченную на день работу, берет оставшийся объем дел на дом, в ущерб своему отдыху и личной жизни. Таким образом, человек упускает возможность нормально жить и отдыхать, и, как следствие, понижение работоспособности, что приводит к очередным недоработкам и к новому объему домашней работы. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.

• Суетливость. Это следствие плохой организации рабочего распорядка и зависит от импульсивности и индивидуальных особенностей человека. Такому человеку сложно сделать выбор, за какое дело взяться в первую очередь, он «мечется» между делами, такими одинаковыми и срочными в решении. В связи с такими «метаниями» происходит трата рабочего времени.