1.2. Сутність і значення документних потоків та масивів

Рух документів у процесі їх виробництва, розповсюдження та використання у суспільстві створює документний потік. За І.М. Савчуком документний потік – це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які рухаються по комунікаційних каналах від створювачів та виробників до користувачів [21, с. 58]. Канал – це абстрактний шлях, по якому рухаються документи. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам. Наприклад, канали доступу до опублікованих документів – це документоторгівельні установи, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації тощо. Окремий канал може деякий час не діяти, однак документний потік рухається постійно.

Найфундаментальнішим формулюванням документного потоку належить А. Соляник, який визначає документний потік як вибіркове відображення у формі документів результатів соціальної діяльності членів суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно – художня та інші види діяльності.

Термін «документний потік» мав декілька етапів становлення. На початку ХХ століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, М.А. Рубакін увів до наукового обігу поняття книжковий потік. Зворот з терміном документний вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів [15, с. 65]. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни інформаційний потік, документальний потік, документально-інформаційний потік. У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення значення поняття документ призвели до введення у науковий обіг терміну документний потік у широкому його значенні.

Терміни «документний» та «документальний» мають різне змістове навантаження. За Ю.М. Столяровим, документний – складається з документів, або має безпосереднє відношення до документа як до фізичного об’єкта, а документальний означає підтверджений документом, достовірний [25, с. 18].

Проходячи через названі документні системи, документний потік створює там постійні або тимчасові сукупності документів. Тимчасові слабострукторовані сукупності документів, що підлягають подальшому трансформуванню (відбиранню, перерозподілу та транспортуванню) – це документні масиви. Стаціонарні систематизовані, споряджені довідково-пошуковим апаратом сукупності документів, що комплектуються відповідно до завдань документної системи по обслуговуванню користувачів документованою інформацією – це документні фонди. Таким чином, документні масиви створюються, як правило, в генералізаційних та транзитних документних системах, а документні фонди в термінальних документних системах.

Донедавна поняття потік та масив документів вивчалися головним чином у конспекті інформатики та бібліографознавства. Потік визначався як найрухоміша частина інформаційних ресурсів суспільства. Потік та масив відрізняли переважно за формою їх існування: потоку притаманна динаміка, масиву відносна статика. Поняття масив та фонд документів використовувалися як синоніми.

Масивам документів притаманна така властивість, як пристосованість для вводу та виводу окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження. Структура документного потоку у процесі його розповсюдження по різних соціальних інститутах, що відповідальні за кумуляцію та збереження документів, перебудовується відповідно до вимог профілювання, раціональності розміщення, оптимальності використання тощо. Документний потік осідає у фондах, які обмежені простором, що займають. Ця обставина змушує проводити якісний відбір, профілювання, переведення фізично та морально застарілих видань до фондів допоміжного зберігання.

Документні потоки, масиви та фонди утворюють документні ресурси – сукупність документів, підготовлених для ефективного їх використання членами суспільства [11, с. 34]. Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюдженню документів. Крім зовнішнього існують внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними.

Документні потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви – це складові єдиної системи, утворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних, мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

1) множинність документів, з яких складаються документні потоки та масиви;

2) доцільність функціонування документних потоків та масивів, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи документних ресурсів;

3) постійне відтворення документних потоків та масивів у процесі соціально-комунікативної діяльності [25, с. 44].

Відмінними рисами потоку, що відрізняють його від масиву, є:

1) динамічність як спосіб існування потоку, який постійно переміщує документи від створювачів документованої інформації до її споживачів;

2) невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналах і за станом своєї організації, зазвичай, не пристосований для безпосереднього використання в ньому інформаційної складової документів споживачами [25, с. 45].

Так, зокрема, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних документних систем, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам. Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву.

Савчук І.М. розрізняє атрибутивні та прагматичні властивості документних потоків та масивів. Атрибутивні – це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні – це властивості, які виявляються в процесі використання документних потоків та масивів [21; 29].

До атрибутивних властивостей, загальних для документних потоків та масивів належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність. Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв’язків між документами потоку та масиву. Всі документи пов’язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками: тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації тощо. Внутрішня єдність елементів системи документної комунікації, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання значущості документних потоків та масивів у суспільстві. Система зберігає свою цілісність, поки є мета її функціонування і елементи, що входять у систему, взаємодоповнюють один одного. Таким чином, цілісність документних потоків та масивів як системи забезпечується наявністю тісних взаємозв’язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети – поки у суспільстві буде потреба у комунікації на основі документованої інформації, будуть функціонувати документні потоки і масиви. Дискретність виявляється в тому, що документні потоки та масиви складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі і часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об’єкт. Для доведення до користувача нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документні потоки установ, а через них – масиви.

Континуальність виявляється в постійному продукуванні суспільством нових документів та накопичуванні документованою пам’яттю людства відомостей про його досягнення. Інформативність полягає в тому, що документні потоки і масиви містять відомості з усіх сфер людської діяльності на всій території планети у всі часи. Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і документним потокам, і масивам, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінність між ними. Так, зовнішні документні потоки – це джерело поповнення та оновлення документних масивів установ, які в свою чергу призначені для акумулювання документів, їх упорядкування, розповсюдження та організації користування ними.

Документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

1) транзитивність – проходження через проміжні документні системи;

2)нескінченність – постійне продукування суспільством нових документів та їх рух у часі й просторі;

3) нестабільність – постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик документованого потоку [25, с. 41].

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

1) термінальність – призначена для відбору та акумулювання профільних видів документів з метою організації їх функціонування в каналах документованої комунікації;

2) скінченність – обмеженість функціональним призначенням та іншими ознаками;

3)стабільність – пристосованість для виведення окремих видів документів з метою їх упорядкування та організації розповсюдження [25, с. 42].

Прагматичні властивості документних потоків та масивів – це стохастичність, керованість, відкритість, організованість і синергечність. Стохастичність (ймовірність) формування документних потоків та масивів виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, передбачити ступінь цінності та використання документів. Це зумовлює необхідність широкого впровадження різноманітних методів вивчення документних потоків та масивів, прогнозування їх розвитку у суспільстві.

Керованість як властивість документних потоків та масивів розкривається у двох аспектах: у здатності потоків і масивів бути керованими, у спроможності управляти суспільною діяльністю. Обсяг, склад, структура документних потоків та масивів змінюється під впливом зовнішнього та внутрішнього середовища і, в свою чергу, впливають на нього через задоволення та формування інформаційних потреб користувачів.

Відкритість документних потоків та масивів проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності відносно інформаційної та матеріальної складової документів, їх форм, носіїв та засобів документування. Сьогодні в суспільстві використовують найрізноманітніші види документів: рукописні і електронні, опубліковані та ті, що не публікуються, паперові, плівкові тощо, які охоплюють за змістом увесь спектр знань людства. Системним об’єктам притаманна організованість, наявність ієрархічної структури, співвідношення окремих елементів, розташованість їх один до одного згідно із заданими параметрами або схемою упорядкування. Наприклад, за рівнями функціонування розрізняють міжнародні, міжгалузеві, міжособисті документні потоки, за напрямом – вхідні, вихідні, внутрішні тощо.

Синергетичність документних потоків та масивів виявляється в тому, що збільшення загальної ефективності системи досягається злагодженим функціонуванням окремих її елементів. Так, сформувати якісний документний масив, неможливо без систематичного поповнення його новими документами, що постійно виникають у документному потоці. Необхідність підвищення ефективності функціонування документних комунікацій як на локальному, так і на загальнодержавному рівнях, потребує організаційно-технічної консолідації спеціалізованих документних установ, що зайняті створенням, розповсюдженням, акумулюванням документів.

Основні параметри документних потоків та масивів:

1) зміст та функціональна належність – відповідають цільовому призначенню документів установи, що складають потік або масив;

2) структура, що має ознаки, відповідно з якими може здійснюватися класифікація документів;

3) режим функціонування – визначається змінами, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні документних потоків та масивів [25, с. 42].

До факторів, що характеризують режим руху документів в потоці чи масиві, належать: обсяг документних потоків та масивів у фізичних величинах (кількість документів або інформації, що в них міститься), пропускна спроможність каналів зв’язку, створення та тиражування документів, допустиме навантаження співробітників, що обробляють документи та попит користувачів на документовану інформацію. При цьому семантична насиченість документних потоків та масивів визначається кількістю назв документів, а фізична насиченість – кількістю їх екземплярів.

Основна функція документного потоку – комунікативна – забезпечення руху та обміну інформацією в соціальному середовищі, налагодження стійкого міжсуб’єктного зв’язку між створювачами та користувачами документованої інформації, реалізація глобальної мережі контактів у суспільстві. Основна функція документного масиву – кумулятивна – забезпечення зосередження документів, їх упорядкування з метою організації розповсюдження та використання членами суспільства. Перелічені функції зумовлюють суспільну необхідність існування документних потоків та масивів, викликані потребами суспільства, тому належать до зовнішніх функцій. Внутрішні функції відображають завдання документних потоків та масивів відносно тих підсистем документної комунікації, з якими безпосередньо пов’язані, тобто виробників, розповсюджувачів та користувачів документів.

РОЗДІЛ 2. СПЕЦИФІКА КНИГИ ЯК ВИДА ДОКУМЕНТА