2.Процедурная фаза

Во второй фазе переговоров важно упорядочить процедурные вопросы. Она является формальной, но крайне важной для управления последующим переговорным процессом и складывается из шести шагов:

Сводная таблица шагов процедурной фазы переговоров

Шагг	Что надо делать	Для чего это нужно
1.	Представление сторон.	Знакомство. Установление личностного контакта.
2.	Тема и текст речи.	Обозначение темы и цели присутствия на переговорах. Подготовка собеседника к нужному восприятию ваших дальнейших слов.
3.	Временные рамки.	Согласование регламента организует и дисциплинирует участников. Позволяет разумно использовать время.
4.	Полномочия сторон.	Учет полномочий в принятии решений для дальнейшей коррекции тактики ведения переговоров.
5.	Повестка дня.	Переход к существу вопроса. Снижение неопределенности и эмоционального напряжения участников.
б.	Ведение процедуры переговоров.	Контроль над соблюдением процедурных договоренностей.

3. Информационный обмен

Фаза информационного обмена состоит из трех основных шагов:

1. Запрос информации.

2. Обмен видением ситуации.

3. Информирование о своих интересах.

и предназначена, для получения и передачи информации, при этом выстраивается она, исходя из основной задачи, — уменьшение информационных шумов для использования качественной информации.

Существует ряд проблем, которые мешают людям достичь желаемого результата в переговорах:

Люди часто говорят не так, чтобы быть понятыми.

Люди часто не обращают внимания на слова собеседника.

Люди часто понимают не то, что на самом деле было сказано.

Происходит это потому, что процесс передачи и восприятия информации очень сложен и зависит от многих деталей: это и люди, участвующие в информационном обмене, и средства ее передачи, и каналы, по которым она проходит.

Помимо средств и каналов коммуникации велика также роль самих коммуникаторов — людей, непосредственно участвующих в процессе передачи и получения информации. Передающий информацию человек генерирует информационную идею, формулирует ее, кодирует с помощью средств коммуникации и передает по тому или иному каналу в виде информационного блока. Принимающий информацию человек получает ее в зашифрованном виде, декодирует ее, «переводя» на удобный для себя язык, анализирует, принимает решение и возвращает в окружающий мир свою реакцию на полученную информацию. При этом, «приемник» принимает не только переданную ему информацию, но и многочисленные шумы, которыми она обрастает в процессе передачи, иначе говоря, человек принимает не только целевую информацию, но и прочие сведения, поступающие к нему из внешнего мира. Связано это с тем, что при приеме информации «включены» все органы чувств (слух, зрение, обоняние, осязание, вкус). Это означает, что задействованы все каналы коммуникации, а не только тот, через который информация направлена «передатчиком».

Именно для преодоления сложностей, возникающих в момент передачи и приема информации, необходимо грамотное использование фазы информационного обмена. Под грамотным использованием подразумевается и максимальное количество задействованных для задач информационного обмена средств и каналов коммуникации, и специальные речевые техники, призванные повысить точность и чистоту получаемой и передаваемой информации, и визуальное оформление устных презентаций и т.п.