1. Организация и принцип действия электронных таблиц

Введение.Microsoft Excel- это универсальная программа обработки данных, представленных в табличной фор­ме. Такие программы называются электрон­ными таблицами(ЭТ).

Запуск системы Excel. Осуществляется после входа в операционную систему щелчком мыши на значкеПускв левом нижнем углу экрана. В открывшемся главном менюWindowsактивизируется пунктПрограммыи в следующем меню -Microsoft Excel . На экране появляется рабочее окно электронных таблиц, в которое загружается чистаяРабочая книгас новым окном документа, имею­щим временное названиеКнига1.На листах размещают самую различную информацию: таблицы, заголовки, примечания, графику.

Окно Excel . Структура рабочего окна и операции управления окном аналогичны другим приложениямWindows. Строка меню команд представляет собой динамичную структурунаборвкладок, имена которых располагаются под верхней строкой окна наЛентесгруппамикоманд для выполнения операций с данными. Справку о назначении каждого значка можно получить, если на него навести указатель мыши.

Под пиктографическим меню находится строкаформул, в ко­торой слева даны координаты курсора (или имя выделенной области, или процент загруженности таблицы-в зависимости от ситуации), справаформула и вводимая в ячейку информа­ция, а между ними в процессе ввода появляются кнопки со списком имен инте­р­валов, ранее созданных в рабочей книге, кнопки ввода и отме­ны вводимой информации и кнопкаМастер функций (Вставить функцию) .

Большую часть окна занимает Рабочий лист, разделённыйСеткой на ячейки. Управляют работой с сеткой командойВид-Показать или закрыть.

В нижней части окна расположены ярлыки с названиями рабочих листов и статуснаястрока с сообщениями о текущем состоянии системы, подсказками пользователю и др.

Имя каждого листа (Лист1, Лист2..) выведено на ярлычок. Ярлык активного листа выделен. По умолчанию открыты три рабочих листа. Добавление нового листаГлавная-группа Ячейки-Вставка-Вставить лист (перед текущим). Каждому листу можно дать содер­жательное имя, для чегощелчкок мышью на его ярлычке и ввод имени.

Разделители листа – справа от горизонтальной полосы прокрутки| и над вертикальной панелью–– позволяют разделить лист на 2 или 4 части для одновременного просмотра нескольких областей одного большого документа.

Организация таблицы. Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, определяемый именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, В4, С15. Строки нумеруются числами от 1 до 65536, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквамиA, B, C,..Z, AA, AB,..IV. Важнейшим элементом таблицы является курсор - выделенный прямоугольник, отмечающий местоположениеактивной(выделенной, маркированной) ячейки.

Перемещение в таблице выполняется как мышью обычным для окон Windows образом, так и при помощи клавиш и их сочетаний:<Ctrl+Home>, <Ctrl+End>-в начало и в конец;<Ctrl+PgDn>, <Ctrl+PgUp>-постранично вправо, влево,<PgDn>, <PgUp>- вниз/вверх на экран; при этом перемеще­ние осуществляется только в пределах заполненной части таблицы.

Можно работать и с группой(интервалом, блоком) ячеек-копировать/перемещать, удалять.. Такую группу нужно выделить. Проще всего это делает мышь: ее курсор устанавливают в начальную (верхнюю левую) ячейку выделяемой области и при нажатой клавише мыши перемещают в нижнюю правую ячейку или клавишами <Shift-стрелки>. Адрес такой обла­сти записывается как адреса крайних полей, разделенные двоеточием, например, A8:C12. Если выделяется группа несмежных полей, то описанные выше действия выполняют при нажатой клавише<Ctrl>.Эти группы полей дополняются точкой с запятой (A8:C12;D15:E20). Выделение целой строки - щелчок на ее номере, столбца - на его заголовке. Быстрый способ выделения сплошного блока (в пределах экрана) -<Shift>и по щелчку на крайних диагональных точках.

Ввод данных в таблицу. В качестве данных используютконс­танты(числа, текст, даты) ифор­мулы. Для ввода данных с клавиа­туры устанавливают курсор в нуж­ную ячейку, щелчком мыши выделяют ее и начинают ввод. В строке формулы окна при этом отображается адрес ячейки и вводимая строка данных. Завершается ввод нажа­тием клавиши<Enter> или переводом курсора в другую ячейку стрелками на клавиатуре. По умо­л­чанию вводимые в ячейки числа выравниваются по правому краю, а текст -по лево­му. Для ввода отрицательных чисел перед числом вводят знак "минус" или число заключают в круглые скобки.

Ввод десятичной дроби можно начинать с запятой - например, число 0,83 - набрать как ,83 . Простая дробь вводится с обязательной нулевой частью и последующим пробелом:3/4Þ 0_{<пробел>}3/4. Смешанная дробь, например число 2,1875 вводится в исходном виде.

Ввод даты или времени выполняется в одном из предлагаемых форматов (Главная.- Ячейки –Формат Ячейки - Дата/Время). Даты хранятся в памяти как числа, показывающие, сколько дней прошло от "начальной" даты - 1 января 1900 г. Это позволяет выполнять простейшие операции над датами. Даты вводятся в формулы как текст, заключенный в двойные кавычки. Например, формула ="13.08.91"-"01.08.91" возвращает число 12 (в числовом форматеОбщий).

Данные из строки формул можно ввести сразу в несколько полей, для чего-выделить диапа­­зон клеток, в строку формул ввести выражение и-<Ctrl+Enter>.

Автоматическое заполнение клеток при вводе логически связанных данных-названий месяцев, годов, целых чисел, дней недели - можно выполнить при помощи мыши: заполнить две подряд клетки (чтобы показать начальное значение и шаг изменения данных), выде­лить их и растянуть интервал выделения зах­ва­том и перемещением рамки за нижний правый уголок-черный крестик-маркер заполнения. Если интервал не распознан, в клетки запишется одно и то же.

Клеткам и блокамтаблицы можно датьимена, чтобы отразить смысл их содержимого и заменить длинный адрес большого блока коротким именем. Для этого интервал или ячейку выделяют, выполняют командуФормулы-ПрисвоитьИмяи вводят имя.

Формула это сочетание опе­рандов, знаков операций и скобок. Она определяет, какие действия и в каком порядке нужно выполнить. Операндами в формулах могут быть конс­танты (числовые, текстовые, логические, даты) или ссылки на них, т.е. их адреса. Адрес можно набирать в строке формулы (только в латинском алфавите!) или лучше задать его щелч­ком мыши на нужной клетке в процессе набора формулы. Любая формула – простая, сложная, ”мно­гоэтажная“– записывается в одну строку; такие символы как корень квадратный, произ­ве­дение, суммирование, заменяются соответствующими стандартными функциями. С набором стандартных функций, предоставляемыхМастером функций,можно ознакомиться в его окне,которое вызывается кнопкойВставка функции.

Ввод и копирование формул. Ввод любой формулы в ячейке должен начинаться с ввода знака равенства и – в строке формулы отображается формула, а в ячейке после завершения набора и нажатия клавиши<Enter>– результат ее вычисления. При помощи формул можно прис­ва­ивать содержимому выделенной ячейки числовое или тексто­вое значение. Например, формула=" Фамилия" & " " & "Имя" запишет в ячейку "Фамилия Имя", выражение =5+10 вернёт 15. Но 5+10 без знака равенства воспримется системой как текст.

Если одна и та же формула используется для данных в последовательных строках или столб­цах, её набирают один раз (обычно в 1-й строке), а затем копируют при помощи маркера заполне­нияили командамиКопировать, Вставить.По умолчанию при копировании в смежные ячейки адреса в формуле автоматически меня­ются, чтобы одна и та же форму­ла приме­нялась к различным данным. Например, при расчёте подоходного налога в таблице формула =С4*13%, записанная в ячейкуD4, будет изменяться при копировании её в соседние строки-С4 заменится на С5, С6, С7. Такой адрес-ссылка называетсяотносительным (изменяющим­ся при копировании).

Если адрес-ссылка меняться не должен (если 13% поместить в какую-либо отдельную ячейку, например, в С9), то этот адрес появится в аналогичной формуле (вместо константы 13% или 0,13) =С4*С9 и должен быть защищён от изменения. Это достигается вводом знака $ перед нужной коор­динатой, т.е. формула в D4 записывается как =С4*С$9 (такой адрес называетсясмешанным, при его копировании закрепляется только номер строки, а имя столбца не меняется) или =С4*$С$9 (этоабсолютныйадрес-в нём защищены от изменения обе координаты; вставка сразу двух дополнительных символов доллара выполняется клавишей <F4> сразу после набора адреса).

Символы основных операций можно разделить на группы и представить их в следующем виде:

арифметические: +-*/ %^ (cложение, вычитание, умножение, деление, процент и возв.в степень),

сравнения: = < > <= >= <> (не равно),текстовые: & -конкатенация (соединение) символов,

логические:И ИЛИ НЕ-логическое умножение, сложение, отрицание.

При создании формул следует учитывать приоритетыопераций-операции с большим приоритетом выполняются раньше. Среди перечисленных выше операций наибольшим приоритетом обладает возведение в степень, а наименьшим - конкатенация. Если операции имеют одинаковый приоритет ( + и - или * и/ ), они выполняются в порядке записи друг за другом.

Скобки используют для установления нужного порядка действий Приоритет скобок выше приоритета любой операции.

Копирование и перенос данных с одного листа рабочей книги в другой выполняется путем их выделения, копирования в буфер обмена и вставки на другом листе командой Спе­циаль­ная вставка. Эта команда даёт возможность копировать отдельнозначения, формулы, форматыи, кроме того, выполнятькопированиев ячейки,содержащие другие значения, применяя при этом одну из операций:сложение, умножение, вычитание, делениемеждуновыми и иимеющимисяв ячейках значениями. Исполь­зовать при переносе несмежные обла­сти нельзя.

Имя рабочего листа можно использовать в качестве ссылки в формулах, т.е. аргументы, ука­зан­ные в формуле, могут на­хо­дить­ся на разных листах. Правомерна формула = A1*Лист4! С3, вычисляющая произведение двух чисел: из ячейкиA1 текущего листа и изС3 рабочего листа 4.

Excelпозволяет применять формулу кмассивам данных(точнее, к наборам данных одинаковой структуры и однотипной информации). В качестве аргументов можно брать целую строку, стол­бец или блок. Если структура аргументов одинакова, то результатом будет такой же массив, каждый элемент которого-результат применения формулы к каждой паре соответствующих элементов из массивов аргументов. Для реализации такой операции нужно выделить соответст­вующий интервал пустых ячеек, задать формулу, например,=А1:В5 / С1:D5и- <Ctrl-Shift-Enter>(эта комбинация используется для группового ввода данных в ячейки таблицы вместо<Enter>).

Просмотр таблиц.Предварительный просмотр(<Ctrl-F2>) выдает на экран документ, подго­товленный к печати. Выход из этого режима - кнопкаЗакрыть. Команда (Вид-Масштаб) изменяет масштаб таблицы. ИспользуяРазделители рабочего листа, можно установить их так, чтобы они проходили через одну активную клетку, в которой находится курсор (чуть левее и чуть выше). Тогда во всех окнах будет находиться один и тот же рабочий лист с независимым упра­в­ле­нием окнами, что позво­лит просматривать одновременно разные части одного документа, часто удаленные друг от друга. Можно также применять командыВид-Окно-Разделить/Снятьразделение.

При работе с большой таблицей появляется необходимость в закреплении строк заголовковна экране. Для этого нужно устано­вить курсор в такой клетке, чтобы заголовки (горизон­таль­ный и/или вертикальный) попали в отдельные окна при разбиении окна. После разбиения положение окон закрепляется ко­ман­дойВид-Окно-Закрепитьобласти и при движении остальных строк остаётся на месте. Снимается фиксация и разби­ение командойОкно-Снять закрепление областей.

Сохранение табличных данных. Выполняется при помощи командыOff-Сохранить как. При этом в верхнее поле диалогового окна вводится адрес хранения файла (имя диска и имя папки), а в поле имени файла любое имя. Расши­ре­ние .xls добавится автоматически.

Команда Файл-Сохранить как.. может также преобразовать тип файла, если его нужно передать в другую программу и предоставляет пользователю целый список различных типов:

- для работы в этой же системе файл получит расширение - .xlsx или .xlcx (для таблицы или диаграммы);

- для сохранения таблицы в виде шаблона, используемого при создании других таблиц, c расширением.xltx;

- Text или CSV - кодирует файлы в кодах ASCII; в качестве разделителей - табуляторы или запятая;

- DBF - для экспорта данных в системы управления базами данных dBase и др.

Выход из системы Excel реализуется щелчком кнопке в правом верхнем углу окна или двойным щелчком на значке программы в верхнем левом углу окна Excel или клавишами<Alt-F4>.

_________________