4. Обоснование необходимости использования вычислительной техники и создания программного обеспечения для решения комплекса задач инвертаризации

Процесс накопления, обработки и использования информации постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость использования вычислительной техники, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В фотосалоне постоянно растет количество приходных и расходных накладных, результатов проведения инвентаризации и других сопутствующих документов. Многие из них не упорядочены, что в значительной мере затрудняет процесс поиска и обработки данных, а задачи распределения товаров и проведения инвентаризаций отнимают значительную часть рабочего времени у сотрудников, так как товар приходит часто, и каждый раз возникает проблема высвобождения рабочего времени на его проверку и распределение.

Автоматизация процесса проведения инвентаризации позволит устранить такие недостатки как:

невозможность расчета показателей из-за сложности вычислений и большого объема информации;

большая трудоемкость обработки информации, так как при ручной работе, связанной с распределением товаров и их проверкой на точках, сотрудник фотосалона тратит на это иногда несколько дней, что отвлекает его от основной работы;

низкая оперативность, снижающая качество решения данных задач;

недостаточная достоверность результатов инвентаризаций;

несовершенство организации сбора и регистрации первичной информации;

несовершенство процессов сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

Автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о распределении товаров и результатах инвентаризаций.

Пока эта работа не будет автоматизирована, фотосалон будет терять часть своих доходов из-за большой потери времени, которое можно было бы использовать для выполнения срочной работы.

Автоматизация всего лишь двух процессов - распределения товаров и проведения инвентаризации позволит повысить оперативность и эффективность этой работы, а, следовательно, высвободить рабочее время сотрудников для более важных дел.

Наиболее распространенное решение автоматизации учета товарных операций – АРМ’ы собственной разработки, постепенно уступающие место промышленным продуктам, в основном вариантам применения продуктов 1С. Эта система, по сути, является стандартом де-факто и удовлетворяет потребностям чуть ли не десятка тысяч фирм. Но при этом создание собственного АРМ’а для фотосалона позволит учесть все особенности работы предприятия и значительно сэкономить на приобретении большого промышленного продукта.

Главное назначение разрабатываемого АРМ’а - повысить эффективность выполнения основных функций сотрудника, занятого учетом товаров и их распределением, улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Таким образом, использование вычислительной техники и создание программного обеспечения для решения поставленных задач вполне обосновано и выгодно для фотосалона и позволит значительно увеличить эффективность его работы.

Очень важным является решение такого вопроса, как обоснование выбора конкретного компьютера и определение его характеристик. Это довольно трудная задача, поскольку современные вычислительные машины являются сложными системами. Оценка эффективности используемой модели компьютера связана с получением некоторого полезного результата - эффекта, часто называемого выигрыша. Однако этот выигрыш достигается ценой затрат определенных ресурсов. Поэтому эффективность компьютера рассматривается в виде соотношения между выигрышем и затратами. Это отношение определяет конкретные количественные характеристики ее эффективности. Они должны выбираться исходя из назначения компьютера.

В нашем случае приобретение компьютера не требуется, поскольку фотосалон оборудован тремя компьютерами, которые объединены в локальную вычислительную сеть. В изменении или модификации они не нуждаются, поскольку используются для работы с графическими программами и большим объемом графической информации, поэтому такие технические характеристики как производительность процессора, емкость оперативной памяти, емкость и быстродействие внешней памяти находятся на довольно высоком уровне. В частности используется процессор Intel Core 2, высокопроизводительная видеокарта, емкость оперативной памяти составляет 4 Gb, емкость внешней памяти - 200 Gb.

Дизайнер помимо своей основной работы обеспечивает нормальное функционирование вычислительной техники и установленных программ. Если он не может справиться с возникшим нарушением работы компьютера, вызывается специалист. Но это случается крайне редко.

Преобразование информации с целью получения конкретного результата предполагает выполнение определенной совокупности операций. Совокупность этих операций есть технологический процесс обработки данных – взаимосвязанная совокупность технологических операций обработки данных, реализующих цели функционирования ЭИС.

Процессы обработки экономической информации включают в себя следующие операции:

сбор и регистрация;

перенос на машинные носители;

ввод, компоновка и контроль;

сортировка;

обработка;

корректировка;

накопление;

вывод;

реструктуризация.

Сбор и регистрация данных. Сущность этого этапа заключается в определении и регистрации на носителе данных количественных и качественных значений показателей, отражающих состояние объекта управления. При этом также могут выполняться измерение, подсчет, взвешивание. Этап сбора и регистрации информации отличается большой трудоемкостью, требует участия многих специалистов. Операции могут выполняться как вручную, так и с использованием техники. При использовании техники различают автоматизированный и автоматический способы. Автоматизированный способ – ввод связан чаще всего с интерактивным взаимодействием человека и ЭВМ, т.е. через терминал. Автоматический способ позволяет формировать исходные данные без участия человека. Для этого используют различные регистраторы информации, датчики и т.д.

В настоящее время в сбор и регистрация данных происходит неавтоматизированным способом. При этом полученный товар пересчитывается сотрудником.

Ввод данных. Под вводом данных будем понимать совокупность операций, включающих перенос данных на машинный носитель, ввод, компоновку и контроль. При переносе данных на машинный носитель контролируется достоверность информации (методы контроля – это и метод контрольных сумм, и контроль по модулю, двойная верификация, и т.д.). При вводе данных обязателен программный контроль:

логический контроль (это – диапазоны изменений значений реквизитов);

структуры информационного образования;

по каталогу (полная номенклатура);

логических ограничений и соотношений;

по типу данных.

До автоматизации данные переносились на машинный носитель частично. При переносе данных применялся логический контроль. Автоматизация позволит более полно контролировать ввод данных путем использования вышеперечисленных средств программного контроля.

Обработка данных. Операции внутримашинной обработки данных – сортировка, корректировка, накопление и собственно обработка – являются основными в процессе функционирования системы. Различают следующие виды сортировки: упорядочение; распределение – процесс разнесения записей сортируемого файла по группам; объединение (слияние).

Корректировка – процесс, позволяющий поддерживать файлы данных в актуальном состоянии. При корректировке могут выполняться следующие действия: добавление, исключение, изменение. Защита информации от несанкционированного доступа производится путем введения системы паролей и ключей защиты.

Собственно обработка информации – выполнение арифметических операций. При обработке экономической информации наибольший удельный вес имеет получение итогов.

На данный момент основная информация в части учета товаров (накладные) сортируется только по дате накладной. Автоматизация позволит сортировать информацию не только по дате составления накладной, но и по конкретным рабочим местам, по группам оборудования и т.д.

Корректировка данных в расходных накладных фотосалона происходит по мере выявления ошибок в распределении товаров. Информация никак не защищена от несанкционированного использования. Автоматизация позволит легко вносить изменения в справочники, в накладные, а также защитит информацию.

Выполнение арифметических операций, подведение итогов сводится только к общему количеству товаров в накладной и расчету суммы как произведение цены товара на его количество. Применение АРМ позволит создавать необходимые отчеты по распределению, делать группировки.

Вывод информации. Вывод результатов обработки на печать производится в форме отчета и представляет собой комплекс процедур по формированию выходного документа, его редактированию и печати. По способу отображения информации различают: вывод данных на бумагу, машинные носители и вывод на видеотерминалы.

На данный момент распечатываются расходные накладные и форма инвентаризации. Насть накладных сохраняется на машинном носителе, часть нет. Автоматизация позволит обращаться ко всем ранее созданным документам

В результате автоматизации процессов распределения товаров и проведения инвентаризации пользователь сможет пользоваться справочниками групп оборудования, которые заполняются один раз в начале эксплуатации БД. Справочник товаров будет пополняться по мере появления в продаже новых товаров. При вводе данных в справочники и основные формы будет выполняться визуальный контроль вводимой информации, логический контроль, контроль на формат вводимых данных и т.п.

Все результаты обработки первичной информации отражаются на экране монитора, их можно при необходимости откорректировать.

Результирующая информация выдается: на экран дисплея, на бумагу в виде отчетных документов, записывается в файлы. Все выходные документы выдаются на текущую дату или за указанный период.