Модель оптимизированных бизнес-процессов деятельности материально-ответственного сотрудника в отделе асу мбуз гб г. Армавира
Для реализации проекта по инвентаризации, необходимо было изменить бизнес-процесс по всему учету мебели и компьютерной техники на рабочих местах. Разработанный бизнес-процесс показан на рисунке 2.3 и рисунке 2.4
Рисунок 2.3 – Измененный бизнес-процесс инвентаризации (базовый уровень)
Рисунок 2.4 – Измененный бизнес-процесс инвентаризации (детализация)
При поступлении новой мебели или компьютерной техники, поступившая единица должна проходить через тот отдел, который ответственный за ее поставки. Это условие обязательное и необходимо для того, чтобы ей наклеили этикетку со штрихкодом, для последующей инвентаризации. Штрихкод будет присваиваться на основании инвентарного номера, который создается в 1С при поступлении. Напрямую поступление мебели или компьютерной техники на рабочее место, без участия отдела, ответственного за его поставки, будет запрещено.
Существенным отличием измененного бизнес-процесса от существующего является то, что последовательность действий (от этапа согласования до этапа поступления единицы на рабочее место) четко определена и за нарушение этой последовательности вводится система штрафов. Измененный бизнес-процесс позволяет вести наиболее прозрачный и оперативный инвентаризация на рабочих местах организации.
Проектирование информационной системы инвентаризационного учета оборудования, программного обеспечения и комплектующих в отделе асу мбуз гб г. Армавира
Требования к информационной системе
Требование к модулю автоматизации инвентаризации с использованием терминала сбора данных:
работа с терминалом сбора данных CipherLab 8300;
печать штрихкодов учитываемой номенклатуры;
загрузка данных в ТСД;
выгрузка данных из ТСД с результатами инвентаризации;
обработка загруженных данных (получение результата инвентаризации);
автоматическое создание инвентаризационных документов;
автоматическая печать формы ИНВ-3;
автоматическая печать формы ИНВ-19.
Анализ существующих решений
Проведем анализ существующих программных продуктов, позволяющих проводить процедуру инвентаризации.
«Парус». В рамках программы «Парус» разработан программно-технический комплекс «Скан-Парус». Комплекс «Скан Парус» интегрируется в программу «Парус-7». С его помощью можно распечатать штрих-кодовые этикетки, промаркировать ими инвентарные объекты, провести инвентаризацию. Программная часть состоит из серверной и терминальной частей. Серверная часть интегрируется в программу «Парус-Бухгалтерия» на рабочем месте бухгалтера. Терминальная часть устанавливается на терминал сбора данных. [4]
Краткое описание процесса инвентаризации в программе:
данные раздела учета основных средств из программы «ПАРУС-Бухгалтерия» выгружаются в специальный терминал сбора данных;
далее инвентаризация имущества осуществляется путем сканирования этикеток на дверях помещений и на инвентарных объектах. При этом, в терминале накапливается информация о том, какие объекты в каких помещениях были обнаружены;
затем, накопленные таким образом данные вновь загружаются в программу «ПАРУС-Бухгалтерия»;
по результатам инвентаризации можно сформировать инвентаризационную ведомость с реальными данными о фактическом наличии и местонахождении объектов и ряд других документов;
при необходимости, можно автоматически внести изменения в инвентарные карточки о фактическом местоположении инвентарных объектов.
Недостатки:
не интегрируется с 1С;
требует обучения персонала новой рабочей среде;
не поддерживает работу с указанным ТСД.
«HardwareInspector» – комплекс программ для автоматизированного учета компьютеров и программного обеспечения в организациях. В «HardwareInspector» реализован механизм строгого контроля реального наличия на рабочих местах приписанного к ним оборудования с использованием штрих-кода. [5]
Недостатки:
не интегрируется с 1С;
требует обучения персонала новой рабочей среде.
В рамках Системы Галактика ERP разработан модуль «Мобильное штрих-кодирование. Учет оборудования, программного обеспечения и комплектующих» – специализированное решение для торгово-производственных предприятий, обеспечивающее реализацию на складах адресного хранения оборудования, программного обеспечения и комплектующих с использованием технологии штрихкодов. [6]
Решение «Мобильное штрих-кодирование. Учет оборудования, программного обеспечения и комплектующих» обеспечивает автоматизацию следующих складских операций:
приемка оборудования, программного обеспечения и комплектующих на склад;
размещение оборудования, программного обеспечения и комплектующих по ячейкам хранения;
отгрузка оборудования, программного обеспечения и комплектующих контрагентам;
отпуск оборудования, программного обеспечения и комплектующих в подразделение по требованию;
инвентаризация оборудования, программного обеспечения и комплектующих на соответствующих складских помещениях;
выдача спецодежды по требованию в подразделения;
перемещение оборудования, программного обеспечения и комплектующих между различными складскими помещениями. Недостатки:
не интегрируется с 1С;
требует обучения персонала новой рабочей среде;
не поддерживает работу с указанным ТСД.
Программная система «Инвентаризация Имущества» – программная система, позволяющая организовать учет любого имущества компании. [7] Основные функции программной системы:
возможность маркировки и учета позиций на базе RFID технологии;
ведение учета для нескольких юридических лиц одновременно;
контроль перемещения инвентарных позиций между МОЛ-ами;
контроль перемещения инвентарных объектов как между территориально распределенными офисами, так и между помещениями в пределах одного здания;
построение отчетов о текущем состоянии и перемещениях объектов учета;
возможность выгрузки документов и отчетов в Microsoft Excel по стандартным или собственным шаблонам.
Недостатки:
не интегрируется с 1С;
требует обучения персонала новой рабочей среде;
не поддерживает работу с указанным ТСД.
Программно-аппаратный комплекс «KEEPCOUNT Основные средства». [8]
Функциональные возможности:
инвентаризация основных средств (инвентаризация ос);
ведение основных справочников;
идентификация единиц имущества, ресторанов, сотрудников;
ввод данных о поступлении, отпуске или перемещении имущества;
проведение инвентаризации, оценки имущества и других операций;
формирование типовых или индивидуальных шаблонов по выполненным операциям;
формирование документов «инвентаризационная опись» и «сличительная ведомость»;
печать этикеток, как для нескольких единиц имущества, так и отдельно по каждой.
Недостатки:
не интегрируется с 1С;
требует обучения персонала новой рабочей среде.
Встроенный механизм работы с ТСД в модуле «Инвентаризация»
Основные функции:
импорт/экспорт остатков по выбранным рабочим местам;
подсчет фактического количества по штрихкодам;
сбор данных по новому оборудованию;
поддерживается работа с терминалами под управлением ОС Windows CE 5.0;
печать этикеток;
автоматический поиск при сканировании;
привязка к существующему штрихкоду.
Недостатки:
Не поддерживает работу с указанным ТСД.