1.1. Запуск системы Excel

Осуществляется после входа в операционную систему щелчком мыши на пиктограмме Пуск (Start) в левом нижнем углу экрана. Появляется главное меню Windows 95. В нем активизируется пункт Программы и в следующем меню - Microsoft Excel1) . На экране появляется рабочее окно электронных таблиц, в которое загружается чистая рабочая книга с новым окном документа, имеющим временное название Книга 1 (Book1).

Вся рабочая книга является одним файлом.

Книга содержит 16 пустых таблиц-листов (от Лист1 - Sheet1 до Лист16), хотя их число может быть увеличено. Их используют для размещения связанных каким-то образом данных.

Например, на первом листе выполняются вычисления по расходным статьям некоторого предприятия, на втором - отражаются данные по прибыли, третий лист может содержать диаграмму или итоговую таблицу. Это могут быть также данные одного типа по нескольким магазинам одной фирмы или бухгалтерские ведомости для разных отделов одного предприятия.

Заполнение таблиц и их обработка в этом случае упрощается, т.к. в пределах одной книги легко переносить и копировать с листа на лист не только данные, но и форматы (с помощью мыши или буфера обмена).

1.2. Окно Excel

Структура рабочего окна и операции управления окном аналогичны другим приложениям Windows.

Строка главного меню команд содержит имена основных групп команд для выполнения операций с файлами, редактирования, установки форматов данных. Эти команды будут рассматриваться ниже по ходу изложения.

Под главным меню располагается стандартное пиктографическое меню (панель инструментов). В нем расположены кнопки-пиктограммы доступа к важнейшим функциям. Справку о назначении каждой кнопки можно получить, если на нее навести указатель мыши.

Другие пиктографические меню обслуживают частные задачи - форматирование ячеек таблицы, создание диаграмм, рисование элементов иллюстраций и др.

По умолчанию в окне Excel представлена также и панель инструментов форматирования.

Под пиктографическим меню находится строка формулы, в которой слева даны координаты курсора или величина выделенной области или процент загруженности таблицы (в зависимости от ситуации), справа - вводимая в ячейку информация, а в центре в процессе ввода появляются кнопки со списком имен интервалов, ранее созданных в рабочей книге, кнопки ввода и отмены вводимой информации и кнопка Мастер функций (Function Wizard).

В нижней части окна расположена статусная строка с сообщениями о текущем состоянии системы и подсказками пользователю; там же имеется указатель активной таблицы.

Имя каждого листа (Лист1, Лист2... ) выведено на ярлычок. Ярлычок активного листа выделен. Выбор другого ярлычка открывает другой лист таблицы. Каждому листу можно дать другое содержательное имя, для чего необходимо:

- открыть новый лист щелчком мыши на его ярлычке,

- выполнить команду Формат-Лист-Переименовать и ввести содержательное имя нового листа.

2. Создание и редактирование таблиц

2.1. Организация таблицы

Каждая ячейка таблицы имеет свой адрес, определяемый именем столбца (Column) и номером строки (Row), на пересечении которых она находится - В4, С15.

Строки нумеруются числами от 1 до 16384, а столбцы (их не более 256) обозначаются одной или двумя латинскими буквами A, B, C,..Z, AA, AB,...

Важнейшим элементом таблицы является курсор - выделенный прямоугольник, отмечающий местоположение активной ячейки. Такая ячейка считается выделенной (маркированной).

Перемещение в таблице выполняется как мышью обычным для окон Windows образом, так и при помощи клавиш и их сочетаний: <Ctrl+Home>, <Ctrl+End> - в начало таблицы, в конец;

<Ctrl+PgDn>, <Ctrl+PgUp> - постранично вправо, влево,

<PgDn>, <PgUp> - вниз и вверх на экран.

Следует помнить, что перемещение любым способом осуществляется только в пределах з а п о л н е н н о й части таблицы.

Можно работать и с группой (интервалом, блоком) ячеек -копировать их, перемещать, удалять, оформлять. Такую группу нужно выделить (маркировать). Проще всего это делается мышью: ее курсор устанавливают в начальную (верхнюю левую) ячейку выделяемой области и при нажатой клавише мыши протягивают в последнюю (нижнюю правую) ячейку. Эту же операцию удобно выполнять клавишами <Ctrl-Shift-стрелки>.

Адрес такой области таблицы записывается как адреса крайних полей, разделенные двоеточием, например, A8:C12.

Если необходимо выделить группу несмежных полей, то описанные выше действия выполняют при нажатой клавише <Ctrl>. Эти группы полей адресуются с применением еще и точки с запятой (A8:C12; D15:E20).

Выделение целой строки - щелчок на ее номере, столбца - на его заголовке.

Быстрый способ выделения сплошного блока (в пределах экрана) - <Shift> и по щелчку на крайних диагональных точках.

Для больших таблиц применяют команду Правка-Перейти :

- курсор устанавливают на первую клетку выделенного блока и - <F8> (чтобы его зафиксировать),

- Правка-Перейти или <F5> (чтобы открыть диалоговое окно и ввести в него адрес последней клетки) и - OK.